一 志书的出版
《地方志书质量规定》对志书的出版、印制、编辑校对、电子出版物等方面提出了具体要求，这些要求均为我国出版行业对正式出版物的基本要求。由于新编地方志具有政府组织编纂的特殊性，其出版过程中的部分环节与其他正式出版物常规出版的操作方式有所不同，加之编修单位在出版环节上缺乏专业知识和科学的管理方法，因而难于切实有效地把握志书的出版质量。为提高志书的整体质量，使志书在科学管理的出版环节中得到质量保障，各编修单位应首先了解专业出版单位（出版社）的常规出版工作操作流程。这些流程，是出版行业长时期经验总结的结晶，是规避图书出版在各个操作环节中发生质量事故的有效方法。地方志书的出版工作，可根据这些流程结合实际工作，建立科学、完善的志书出版工作方案，切实抓好对方案中每一个环节的管理，避免因流程上的不健全和管理上的缺失而造成志书在最终的出版环节中出现质量问题。
（一）专业出版单位的常规操作流程
正式出版物是指将作品经过编辑加工，采用某种载体形式正式出版的、可供传播的产品，其大类包括书籍、杂志、报纸、音像制品、电子出版物等。出版社出版的常规操作流程，如下图：
出版社的常规操作流程
当然，各专业出版单位的常规出版工作操作流程在具体方法上会略有差异，但其基本原则是一致的。这些基本环节的管理方式，是出版行业在长时期总结、积累经验的基础上建立的运作规范，是保证图书出版质量的基本条件。实践证明，在图书出版过程中缺少其中的任何一个环节都有可能出现质量问题。
（二）志书的出版流程
志书的编纂出版工作，具有由国家设置的专门工作机构组织编纂、实施编审、落实出版的特点。早在1986年，新闻出版总署在全国范围内整顿出版社协作出版、代印代发问题时，即对地方志的出版工作留有余地，是在充分考虑地方志编纂工作特点的基础上，对地方志出版工作的认可。随着改革开放的深入发展、科技文化手段的不断进步，志书出版由专业出版单位严格执行三审制度，设专人监督，同时为充分利用各地特色资源、节省印制和发行运输成本，在编纂单位当地印制的工作模式已初步形成。但由于各出版单位执行行业制度的程度和专业能力的差异，加之对志书出版环节把关的力度不同，使得部分志书的出版质量水平不高。综观总体情况，主要问题是出在缺漏部分出版环节的非专业性操作上。因此，认真参照正式出版物操作流程，严格把握志书出版工作中的重要环节，对有效保证志书质量是至关重要的。应重点注意以下环节：
1．志书出版的前期准备
根据《地方志工作条例》，三级志书按照各省的规定，在正式出版之前，应取得审查验收合格文件。在上级审查验收后，做好志稿交付出版单位正式出版的准备工作，是确保志书按期出版、保证志书整体质量的关键步骤。出版单位的编辑审核工作有基本的行业规范，其论证工作、三审工作、书号及CIP数据的编制工作均需要一定的周期，地方志工作机构应提前了解出版社的操作周期，做好交稿准备，以免延误志书的出版。准备工作包括：根据志书出版计划，与出版单位签订出版合同，提前计划有关经费、发行量（印数）、缴送样书、出版时间等合同内容；确保交付书稿的齐清定。
2．操作流程
长期以来，地方志的出版工作大多采取编修地方志工作机构与各地方出版单位合作出版的方式，其操作流程为：
（1）地方志编修单位向出版单位申报志书选题，出版单位组织论证后通知编修单位是否录用或立项（如需修改，可退回修改）。
（2）向出版单位提交齐清定的书稿（省市县三级志书同时还需提交各省规定的最终审查验收机构的审查验收通过的文件）。
（3）出版单位初步审核后，向作者发出专用定向出版合同草案，就审稿周期、作者署名方式（著作权人）、有关经费、印数、缴送样书、版本形式（开本、使用材料）等问题进行约定后，双方签订正式合同文本。
（4）出版单位实施三审工作流程并由编修单位按要求修改完成后，正式发稿（配发书号、条码、版权页、CIP数据）。
（5）出版单位派专人（或由编修单位按委托书代理）监印。
（6）送缴样书，开始发行。
3．出版过程中的必要环节
（1）除严格执行《地方志工作条例》中规定的对三级志书的审查验收程序外，在进入公开出版阶段的编辑过程中，出版单位有关编辑阶段的流程环节不能缺略（即上述正式出版物操作流程中的初审、复审、终审等环节不可省略），它是规避编校工作发生质量事故的重要条件。验收稿件中齐清定（封面、扉页、前言或序言、后记或跋、目录、凡例、完整正文、附录、彩色插页或所有图片的定稿）的要求、发稿中需要准备的相关材料（如电子出版物的报批材料）、整理发制作稿件中的基本要素（如书号及条码的完备及摆放位置、CIP数据及发布方式、定价、作者署名方式、出版者署名位置）等需要逐一落实。
（2）编修单位对出版单位提出的审读意见及修改建议应逐一核实、确认、修改。出版单位对书稿提出的修改意见，是从出版政策、出版技术规范、文字编校规范等专业角度出发的，是我国新闻出版政策对正式出版物的最基本要求，不可忽视。
①地方志具有全面、客观、系统地记载一地历史与现状的资料性文献的特性，内容涉及方方面面。因此，在志书的出版工作中，更应注重新闻出版的政策要求。如：关于重大选题的报备案制度，应积极协助出版单位认真履行；关于涉密的内容（如：军事、公安、监狱、人民防空等），应严格按照出版单位的要求进行删节修改；关于涉及民族宗教、政党、统战、侨台事务等问题的内容，应按规定进行严格的审查。
②正式出版物对著作权人的署名方式、出版者署名位置、国际标准书号、条码及定价的摆放位置、CIP数据的发布方式、版权页所包含的内容等，均有具体的要求，应严格按照出版单位的要求一一落实，规避因不规范的操作使志书成为形同非法出版物的残品（如：封面不登载出版者名称、封底规定位置不印条码或位置错误等）的危险。
③出版物的文字编辑工作，应注重中国出版者工作协会制订的《图书编校质量差错认定细则》所提出的问题，行文规范应按照《中华人民共和国标点符号及其用法》、《出版物上数字用法的规定》、《出版物汉字使用规定》、《中华人民共和国国家通用语言文字法》等法规执行。
4．印制过程中必须对各个环节进行检查
为降低印制和发行成本，目前各级地方志工作机构多采取在当地印制志书的办法。但根据新闻出版的有关政策规定，出版者应设专人监印，对印制过程中的重要环节进行严格检查。例如：正式出版物出版流程中的校对、通读、核红等环节是保证编校质量的重要环节，不可省略；再如：核对封面、版权页、扉页有关作者署名方式是否统一，检查出版者署名的位置以及书号、条码的位置是否符合规定，核对封四及版权页上的定价是否一致，是出版物规范与否的显著要素。
总之，在参考出版单位的出版流程的基础上开展志书的出版工作，将会有效地避免一些意想不到的质量问题的发生。
（三）出版工作中需要注意的问题
1．涉密和政策问题
志书内容中的涉密部分，一定要按照国家有关法律法规进行认真核查并向有关部门履行报批手续；凡涉及出版物重大选题备案的内容，也应履行好相关备案报批手续。
2．内容的侵权问题
书稿所收文字及图片内容，均涉及著作权问题。对职务作品以外的稿件，需得到著作权人的使用授权；在互联网上下载的文字及图片，更应注重著作权的问题，避免发生版权纠纷。
3．地图的使用问题
志书中使用的地方政区图或地形图，除涉及著作权问题外，还要注重所使用的图稿的正确与否，一定要经过当地政府测绘部门的审核。
4．封面、插页的制作规范问题
志书若由编修单位自行设计、制作封面和插页，要杜绝使用盗版软件制作，因为一旦使用盗版软件制作的封面、插页正式出版销售，即构成侵权。目前，我国对此类侵权行为的查处已进入实质性阶段，应严肃对待。
（四）电子出版物的出版流程
《地方志书质量规定》明确指出，出版制作以电子为介质的志书，应符合国家关于电子出版物管理的规定。一般电子出版物的出版流程，均是在常规出版物的操作流程上有所延伸，其主要内容应借鉴正式出版物的常规出版操作流程。
在电子出版物的出版权限上，分电子出版物专有出版权的出版单位和需要专项报批的出版单位。具备专有出版权的单位，其流程包含常规出版物有关社内选题论证、审批、立项、编辑加工、制作等环节，在具体操作中可参考上述常规出版物的操作流程；需要专项报批的出版单位的操作流程还应加上向新闻出版主管单位报批的程序，需提交原稿和三审报告，而且有一定的审批时间周期。因此，志书编修单位应与出版单位做好报批的配合工作，提前计划专项报批工作。
在志书的数字化开发和利用上，地方志系统要更新观念，适应时代发展的需要。在出版纸质志书的同时，将志书制成存储量大、方便检索、方便携带的电子志书（以磁、光、电为介质），是地方志适应数字化时代的要求和趋势。
二 志书的发行
根据《出版管理条例》、《关于修改〈出版物市场管理规定〉的决定》以及中宣部、新闻出版总署、国家工商局、监察部、财政部和国家税务局联合下发的《关于严禁非图书经营单位发行图书的通知》等有关规定和精神，从严格的意义上讲，国家实行出版物发行许可制度，未经许可，任何单位和个人不得从事出版物发行活动。图书发行的经营活动，应由具备专业经营资质的营销机构从事。作为正式出版物的志书，其发行工作也应遵循以上规定。
出版物的发行方式大致分为出版者自办发行和委托发行；不允许公开销售的图书可通过出版审核、编辑加工，作为正式出版物内部发行，但不能进入流通市场。
（一）自办发行
随着我国改革开放的深入，市场经济的不断发展，出版单位自办发行已成为目前图书发行行业的主要经营方式，其销售渠道包含了以新华书店为主体，以非国有民营书店为补充，以及部分定向销售的专业发行渠道（如综合性图书馆配送系统、图书进出口公司等）。由于市场经济的特性，此类发行工作一般是由双方签订长年各类品种经销包退的销售合同。具体流程为：
1．出版者进行前期宣传、推荐、媒体介绍等活动。
2．出版者根据专业所属的客户数据库，制订销售计划（户头、数量、批次）。
3．物流部门实现发货。
4．销售信息反馈，制订补货计划（少量多次，避免发生退货）。
5．补货或品种调剂。
6．回收货款（有一定周期）并结转销售。
出版单位自办发行，是需要依靠供销双方多年的合作，总结出最佳的合作方式，是以多条流通渠道，多种经营形式，环节少、灵活多样的销售活动。发行工作应具有及时沟通市场信息、调整供货方案；及时调配图书品种，销售量稳定并逐步提高；保障货款回收的特点。但是，除现款交易外，一般的图书经销都有货款回收周期较长的不足。
（二）委托发行
出版单位委托出版物总发行单位发行出版物，应使用统一的《出版物发行委托书》；不得向无出版物总发行权的单位转让或者变相转让出版物总发行权，不得委托无出版物批发权的单位批发出版物或者代理出版物批发业务，不得委托非出版物发行单位发行出版物。
委托发行是由出版单位将某一品种的出版物委托给具有发行经营资质并具有一级批发权的机构发行的一种代理发行的方法。细分有包销和订数销售等方式，均由供销双方签订包含规定销售数量、销售折扣、约定回款等条款的合同。具体流程为：
1．核查代理发行单位的经营资质。
2．签订发行工作合同，出版单位开具《出版物发行委托书》。
3．出版者向代理机构发货。
4．按约定周期及折扣回收货款。
委托专业发行机构代理发行的工作，具有单品种图书投放市场准确、迅速，发行货款回收相对快捷，能够保证一定的发行量，可以减少市场风险的特点。但是，此种合作方式的利润率相对较低。因此，对代理发行的合作者的发行能力、商业信誉和资质的考察以及合同签订的有效性等问题，应作为发行工作的重点。
（三）内部发行
内部发行的政策定义为：内部数据性出版物须在本系统、本行业或者本单位内部免费分发。任何组织和个人不得发行、公开宣传、陈列、销售规定应由内部发行的出版物。
内部发行工作可分为非正式出版物的分发和正式出版物内部发行两种情况。
1．非正式出版物
对一些作为内部资料供系统使用的资料性图书，可以不通过使用国际标准书号的正式出版流程，但需要取得当地新闻出版管理部门的准许印制的批准后方可印制和在系统内分发，此种图书为非正式出版物。非正式出版物不能流入图书市场，不得在书店上架销售，销售行为不得带有商业色彩。必要时，可收取工本费。
2．内部发行的正式出版物
由于关系到涉密、仍在讨论中的未定稿等问题，根据政策规定，有部分图书可以正式出版，可以在规定的市场内流通、发行、实现销售，但不得在书店公开上架陈列，不得在社会性质范围内进行宣传和推荐，不得出口和销售给国外消费者。但是，根据各书特定的内部发行的级次定位，可以由专业的图书发行单位对定向的经济客户进行宣传、推荐并实现销售，发行人员可以到相应的用书单位、图书馆、资料室进行上门销售服务。
