行文规则是文字工作必须遵循的基本准则。没有规矩不成方圆，任何一部图书都有其行文规则，方志也不例外。方志的行文规则是关于正确有效传递信息的规定，是编纂方志的指导依据，是方志编纂者在编纂志书时需要共同遵守的制度和原则，也是抑制无价值志书内容产生的保证。
就行文规则而言，各类图书有其必须共同遵守的规则和学科方面的特殊规则。行文应当遵循普遍适用的基本规则，也就是说构成图书行文的基本要素，即字、词、句、标点符号、数字、量和单位等，都必须规范地加以应用。这就需要方志的编纂者全面、及时、准确地掌握国家有关图书行文方面最新的法律、法规、标准及规定。就目前已出版的志书情况而言，主要存在两大问题：一个是未遵守国家有关行文的规定；一个是未及时掌握国家有关行文的最新规定，有的甚至还在参照使用已废止的规定。
一 文字规则
文字是记录和传达语言的书写符号，是语言的书面形式。使用字、词、词组、熟语、成语、缩略语（简称）等，必须要遵循汉语使用规范。不但语言学家对文字的使用十分重视，史志学家同样重视志书中的文字问题。志书与其他汉语文出版物一样，其行文必须符合国家通用语言文字的规范和标准，具体说，志书的内文（包括正文、内容提要、目录以及版权记录页等辅文）及封面（包括封一、封四、书脊等），必须使用规范汉字，禁止使用不规范汉字。
（一）规范汉字的定义
规范汉字是指经过整理简化并由国家以字表形式正式公布的简化字和未被整理简化的传承字。规范汉字主要包括两大类：
1．简化字
《简化字总表》所收录的2244个简化字[1]。
2．现代汉语通用字
《现代汉语通用字表》中收录的7000个汉字[2]。另外，大量未经简化的、不属于非规范字范畴的历史传承字，《现代汉语词典》进行了收录，可以使用。
（二）不规范汉字的定义
行文中是禁止使用不规范汉字的。不规范汉字主要是指国家明文规定已被简化的繁体字、已经被废除的异体字、已经被废弃的二简字，以及乱造的不规范的简体字和错别字。主要包括6大类：
1．繁体字。《简化字总表》中被简化的2244个简化字的繁体字。
2．二简字。1986年国家宣布废止的《第二次汉字简化方案（草案）》中的简化字。
3．异体字。异体字是指与规定的正体字同音同义而写法不同的字。如“隄”是“堤”的异体字。就是在1955年发表的《第一批异体字整理表》中淘汰的异体字（其中1986年收入《简化字总表》中的11个类推简化字和1988年收入《现代汉语通用字表》中15个不作为淘汰的异体字）。
4．旧译名用字。1977年被淘汰的计量单位旧译名用字。
5．自造简体字。社会上出现的自造简体字。
6．淘汰的旧字形。1965年发布的《印刷通用汉字字形表》中被淘汰的旧字形。
（三）准许保留或使用繁体字和异体字的特例（仅就志书而言）
1．整理、出版的古代志书。
2．图书（包括志书，下同）中使用的书法艺术作品文字及图片。
3．引用的古代历史文化学术研究著述和语文工具书中必须使用繁体字、异体字的部分。
4．图书正文或图片使用的题词和招牌的手书字。
5．图书正文或图片使用的文物古迹碑文、牌匾、楹联。
6．经国务院有关部门批准的特殊情况。
（四）规范用字正误的判别依据
1．法律
我国第一部关于规范使用语言文字的法律是《中华人民共和国国家通用语言文字法》[3]。
2．规章
国务院有关部门对规范的文字使用问题的规章比较具体且数量多，这些规章不是一成不变的，具体文字使用规范要遵循现行的规章。国家有关部门制定的现行有关文字使用的规章主要有：《汉语拼音方案》[4]、《第一批异体字整理表》[5]（少数字后来有调整）、《汉字统一部首表（草案）》[6]、《简化字总表》[7]、《关于地名用字的若干规定》[8]、《现代汉语通用字词表》[9]、《出版物汉字使用管理规定》[10]。
3．国家规范及标准
有关文字方面的国家规范及标准，是由主管部门提出草案，由国务院或其授权机关审批颁布的技术规定。
（1）国家规范（代号为GF）主要有：《第一批异形词整理表》（GF1001-2001）。
（2）推荐性国家标准（代号为GB/T）主要有：《中文书刊名称汉语拼音字母拼写法》（GB/T 3259-1992）、《汉语拼音正词法基本规则》（GB/T 1615-1996）。
（五）语言文字正误的判别参考依据
以最新版本的权威工具书为参考依据。主要包括三种：《辞海》、《现代汉语词典》、《新华字典》。
（六）文字差错种类
1．错别字
错字和别字合称为错别字。错字是指与正字形似，但不是字，规范字典里查不出的字。由于现代排版均为电脑排版，错字的情况基本消灭了。别字是指把甲字写成乙字，或者形似、或者音同、或者文近，似是而非，规范字典里虽然有，但用在此处不当。
2．多字
由于笔误或者排版时排版人员的疏忽造成多用了一个或者若干个字，使字词的原意出现歧义。
3．漏字
由于笔误或者排版时排版人员的疏忽造成漏用了一个或者若干个字，使字词的原意出现歧义。
4．颠倒字
由于笔误或者排版时排版人员的疏忽造成一个或者若干个字的颠倒，使字词的原意出现歧义。
5．使用已明令停止使用的异体字
异体字是指跟规定的正体字同音同义而写法不同的字。如“隄”是“堤”的异体字。按照1986年重新发表的《简化字总表》及前后3次恢复的28个字，停止使用的异体字有1027个。
尚可以使用异体字的例外：①翻印古籍需用原文字的；②停止使用的异体字中，有用作姓氏的。
6．不符合《现代汉语通用字表》字形规定的旧形字
凡是不符合《现代汉语通用字表》规定的汉字字形结构、笔画数和笔顺，统属不规范的旧形字，应当停止使用。
7.不规范的简化字
凡是不符合《简化字总表》规定的简化字，包括《第二次汉字简化方案（草案）》的简化字和社会上流行的各种简体字，统属不规范的简化字，应当停止使用。
8．汉语拼音使用的差错
汉语拼音的拼写以词汇为单位连写。即现代汉语分词连写、成语拼写、外来词拼写、人名地名拼写、标调、移行规则等，都必须符合《现代汉语拼音方案》规定的拼写现代汉语的规则。
9．外文使用的差错
主要指：外文单词拼写差错；外文人名、地名、国家和单位名称等专用名词，词首应该大写却小写的差错；外文转行违反规则。
二 词语规则
词（单词）是语言结构中最小的、可以自由运用的单位。两个或多个词的组合构成词组。
（一）规范词语的定义
单词及固定词组（包括成语、缩略语、惯用语、歇后语、谚语、格言等）总称为词汇。规范词语主要是指符合国家规定的现代汉语规范词汇。
（二）词语误用的种类
词语误用主要指处在不同的语境、表示不同的事物时，误解词义，使用不当的词语。
1．异形词的误用
异形词是伴随着人类历史的发展过程而形成的。异形词也叫异体词，是指现代汉语书面语中并存并用的同音、同义而书写形式不同的词语。例如：纪念一记念、标志一标识等。对于同义异形词，提倡使用《现代汉语词典》首选的词形。
对于不同写法的多字条目，即异形词，《现代汉语词典》区分推荐词形与非推荐词形。在处理上分为两种情况：
（1）已有国家试行标准的，以推荐词形立目并作解释，非推荐词形加括号附列于推荐词形之后；在同一大字头下的非推荐词形不再出（词）条，不在同一大字头下的非推荐词形如果出（词）条，只注明见推荐词形。如【含糊】（含胡），“含胡”不再出（词）条；【嘉宾】（佳宾），【佳宾】虽然出（词）条，但只注为：见【嘉宾】。
（2）国家标准未作规定的，以推荐词形立目并作注解，注解后加“也作某”，如【辞藻】 ……也作词藻；【莫名其妙】……也作莫明其妙。非推荐词形如果出（词）条，只注同推荐词形，如【词藻】 ……同“辞藻”。
无论使用首选词还是参选词都应该看做是正确的，但在行文上还是要避免使用参选词。因为参选词是弱势词，是要逐渐被淘汰的词；而且异形词的大量存在，给现代汉语书面语的使用增加了负担、造成了混乱，对汉语的规范化造成很大不便。
2．成语的误用
成语是指人们长期以来习用的、简洁精辟的词组或短句。成语有其结构的定型性，成语的结构成分和构成方式比较固定，使用时不能随意改动。另外，成语有其意义的完成性，成语的意义不是它的构成成分的简单相加，而是由构成成分的意义经过概括而形成的，带有比喻和形容的性质。对成语的误用主要是破坏了成语结构的定型性和意义的完整性。主要有两大类误用的情形：
（1）比喻和形容不当 例如：“这一次抗洪抢险，解放军又一次首当其冲。”本想形容解放军“冲锋在前”的意思，而“首当其冲”的意思是“处于冲要位置首先被冲击”，词不达意。
（2）任意改变结构而导致使用不当 例如：“他的就职演讲，既不矫揉也不造作。”“矫揉”与“造作”不是并列关系，“矫”和“揉”都是形容“造作”的。把成语结构拆分，破坏了成语意义完整性，造成修辞和形容不当。
3．缩略语的误用
缩略语又称为简称或略语，一般用于名称的简缩，主要是指将较复杂的名称经过简略和压缩后而形成的词和词组。缩略语的使用符合语言交际的快速性和简捷性，语言里存在而且不断创新着缩略语以及如何规范使用缩略语的问题，因此使用缩略语不能造成误解。
行文中使用专名的缩略形式时，应先使用全称词（缩略语的原来形式），如果后文要使用缩略语，须对全称词的缩略语进行注解，方可使用缩略语。带有明显时代特征的政治缩略语，如“三个文明”、“三个代表”、“八荣八耻”等，均应该随文注解。对于那些尚未收录到《辞海》、《大百科全书》、《现代汉语词典》等规范工具书中的专名进行缩略时，必须遵循汉语缩略语的基本规则，即缩略语用字要简洁、要符合汉语使用习惯和汉字表意特点、指代要明确、对缩略语的使用不会引起歧义。缩略语的误用主要有四大类：
（1）随意生造，指代不明确。例如：将“人民医院”不规范地缩略为“人医”、将“核销呆坏账”不规范地缩略为“核呆”等。
（2）盲目求简，造成常识性的错误。例如：将“省人大常委会主任”，不规范地缩略为“省人大主任”。
（3）忽略区别性，引起歧义。例如：“多经”，可以理解为“多种经营”，也可以理解为“多种经济成分”。
（4）误用通名做简称。通名顾名思义就是通用的名称，具体说就是指某些专有名词中反映类别属性的部分（区别于“专名”——特指某些专有名词中反映个体属性的部分）。如“中国地方志协会”与“南京市地方志协会”中的通名是“地方志协会”，如果行文中不加区分，用通名“地方志协会”的简称“地协”作为其中任何一个机构的简称都是不妥的。前者可以使用“中地协”的简称，后者可使用“南京地协”的简称。
4．熟语的误用
熟语主要指固定的词组，只能整个应用，不能随意变动其中成分，并且往往不能按照一般的构词法来分析。熟语包括惯用语、歇后语和谚语。它的误用主要是出现在不该出现的文体里，从而破坏了整个语境和文风的统一性和协调性。志书行文要求秉笔直书，除非是在有关方言的章节中或直接引语中，否则要避免使用熟语。
三 规范使用人名、地名、机构、民族名称
（一）人名使用规范
地方志行文中对于人物名称一律只呼其名，不必加尊称和敬语（引语除外）。如：“同志”、“领导”、“老师”、“先生”、“女士”等。必要的时候可以加职务和职称且一律加在人名之前，如：“安徽省省长XXX”、“高级经济师XXX”。
1．人名种类
志书中涉及的人物姓名主要是两大类：（1）中国人物名，分为汉语姓名和少数民族姓名两种；（2）外国人姓名。
2．人名使用
（1）中国人名使用规范
①中国姓氏中的异体字（举例括号内的为规范字），《第一批异形词整理表》（GF 1001-2001）中原只限于姓氏使用的异体字，按照“名从主人”的原则，用在名字中也不计错。名字中也可以使用异体字“淼（渺）”、“喆（哲）”、“昇（升）”。
②中国人名汉语拼音字母拼写规范，中国人名分汉语姓名和少数民族姓名两类，根据中国文字改革委员会1976年9月修订的《中国人名汉语拼音字母拼写法》规定，用汉语拼音字母拼写姓名时，必须遵守以下原则：第一，汉语姓名必须按照普通话拼写，姓氏和名字分写，如：“孔繁森”，拼写为“Kŏng Fánsen”；“雷锋”，拼写为“Léi Feng”。复姓连写。笔名（化名）当做真姓名拼写。姓名的各个连写部分开头字母都要大写。中文版的志书正文中用汉语拼音拼写的汉语姓名，不要省略调号。此外，海外华侨及外籍华人、华裔的姓名，均以本人惯用拼写法。第二，少数民族语姓名按照民族语拼写，用汉语拼音字母音译转写，分连次序依民族习惯。具体拼写方法可以参照《少数民族地名的汉语拼音字母音译转写法》。
（2）外国人名使用规范
行文中必须保持全书使用的译名统一，即原名、中译名要前后文统一。
①一般外国人名译法，外国人名的译名应该以新华社《译音表》和《外国地名汉字译写导则（英语）》（GB/T 17693.1-1999）中所附的《英汉音译表》、《英语常用人名译写表》为准，可参考《辞海》中的《词目外文索引》。对于有通行译法的人名，可参考《中国大百科全书》各卷所附的《外国人名译名对照表》。
②知名度高的外国人名译法，以新华社译名手册为准，如曾担任国际奥委会主席的Juan Antonio Samaranch，中文的音译名为胡安·安东尼奥·萨马兰奇，不可以随意改变译名中的文字。
③有中文习惯译法者，按“约定俗成”原则，取其习惯译法。
④有沿用已久的汉名者，一律用其汉名。
⑤“名从主人”原则，既没有沿用已久的汉名者，也没有中文习惯译法者，按照“名从主人”原则，据其母语发音音译。
（二）地名使用规范
1．国家名称的使用
以中国地图出版社出版的最新地图为准。
2．行政区划名的使用
国内外行政区划名的使用以中国地图出版社出版的最新行政区划地图为准。某行政区划名在志书中首次出现时，应冠以上一级行政区划直到省的名称。例如，县（区）志书要记述该县隶属哪个市（地级）、哪个省（直辖市、自治区）。
3．地方名的使用
国内地名的写法以中国地图出版社出版的最新地图和地名录为准。当地地名必须以本地地名普查办公室核定的地名为准。行文中小的地名首次使用时，应冠以省、市、地区名称。
外国地名尽量采用定译。不常见的外国地名，在志书中首次出现时须加圆括号注出原文。译述地名，依次以下列各书为准：《外国地名手册》（中国地名委员会）、《世界地名录》（大百科全书出版社）、《世界地图集》（中国地图出版社）。无现成译名可循的地名，可根据注有音标的外国地理辞典或中国地名委员会的《外国地名汉字译写通则》音译。
4．中国地名汉语拼音字母拼写规范
汉语地名按普通话语音拼写。地名中的第一个字母大写，分段书写的，每段第一个字母大写，其余字母小写。特殊情况可以全部大写。地名中的多音字和方言字根据普通话审音委员会审定的读音拼写。例如：十里堡（北京），Shílipù；大黄堡（天津），Dàhuángbao。
5．外国地名汉字译写规范（英文）
（1）地名专名与通名的译法，地名专名一般音译，地名通名一般意译。地名译写采用该国官方出版的地图、地名录、地名词典、地名志等文献中的标准地名。地名译写使用汉字以《外国地名汉字译写导则（英语）》（GB/T 17693.1-1999）中所附的《英语地名常用通名和常用词汇译写表》和《英语地名常用构词成分译写表》中选用的汉字为准。
（2）非常见外国地名，行文中首次出现非常见外国地名时，须加圆括号注出原文。
（三）机构名称的使用
1．机构名称使用规范
（1）使用机构实际名称，我国各级各类机构名称，按引用时的实际名称。外国的机构名称，尽可能用定译，并在所译稿中首次出现时括注原文；名称中有人名、地名的，须按人名、地名的译法确定。
（2）使用机构全称，志书中机构名称首次使用时要用全称。根据需要可以采取注释简称、后文始用简称的方法；或者采取在志书附录中设置一个“机构全称与简称对照表”，行文中可直接使用表中所列机构的简称的方法。小单位名称在志书中首次出现时，应冠以高一级领导单位名称。外国机构译名后要注释原文名称。
（3）机构的简称要注意规范性，国务院机构及其所属部门的简称要遵照《国务院机构简称》（国办秘函〔2003〕38号）中的规定。其他机构的简称必须做到特性突出、指代明确、对简称的使用不会引起歧义。
2.我国各级各类机构类型
（1）中央党政机构，中共中央直属机构及国务院直属机构的名称使用，要按照中共中央办公厅及国务院办公厅所下发的机构名称及其简称的规定，行文中不得自行随意简化，要做到每个字引用的准确性。
（2）地方党政机构名称，与中央党政机构相对应的地方党政机构名称，由通名和专名两部分组成，机构通名使用中央党政机构名称，专名使用地方建制名称。如：中共（通名）＋[北京（地域专名）＋市（行政区划通名）]＋委员会（通名）。
（3）民主党派、工商联及群众团体组织机构名称，行文中常见的一个不规范之处，就是把这类机构中的专名省略。
（4）经济组织机构及教科文卫机构名称，如果行文中出现频率不高的机构名称，应尽量使用其全称。在特定的章节中出现频率较高的机构名称使用简称时须注意两点：
①简称突出特性，力求准确，避免用通名做简称而引起歧义。
例如：“工商行政管理局”，省一级有“河北省工商行政管理局”，市一级有“石家庄市工商行政管理局”，县一级有“井陉县工商行政管理局”。3个级别的机构名称分别由3部分组成：
[地域专名（河北、石家庄、井陉）]＋[行政区划通名（省、市、县）]＋通名（工商行政管理局）
志书里不可用机构的通名——工商行政管理局（或者其通名的简称“工商局”）来指代不同级别的工商行政管理局，通名前必须冠以专名。
②简称前后文要一致，避免用两个不同的简称指代同一个机构的名称。
（四）民族名称
我国民族名的确定可参考《中国大百科全书·民族》。
外国民族名的确定可参考《世界民族译名手册》（商务印书馆）。外国民族名的汉译名在所译稿中首次出现时，须括注原文。
四 标点符号的使用规则
标点符号同文字一样都是书面语的组成部分。1995年12月国家技术监督局发布的国家标准《标点符号用法》（GB/T 15834-1995）是判别标点符号正误的依据，是正确使用标点符号的规范。
《标点符号用法》就标点符号的定义；标点符号的基本规则，包括常用的标点符号有16种（其中点号7种、标号9种）；标点符号的用法说明；标点符号的位置；直行文稿与横行文稿使用标点符号的不同做出规定。
行文中要使用《标点符号用法》规定的16个标点符号以外的标号时，要随文注释（也可采取页下注释的方式）该标号所标明的内容。例如：用标号“△”表明“同日”、“同月”或者“同年”。由于标号“△”没有规定的作用，所以编纂者应该对该标号的标示作用进行说明。
五 序次语及其标号和层次的使用规则
（一）序次语的表示方式
序次语包括表示序次的语词、数字或字母。汉语中表示序次的语词有些现在已经很少用了，例如天干、地支。序次语之后都要有短暂的停顿。
志书中次序的主要表示方式见下表：
（二）序次语的层次
关于序次语的层次尚未形成统一的规范，一般习惯用法：
1．单层次时
可用语词、汉字数字。
2．多层次时
先用汉字数字，后用阿拉伯数字。
例如：一、二、三、……（或：一 二 三 ……）
（一）（二）（三）（四） ……
1．2．3．4．……
（1）（2）（3）（4） ……
①②③④……
1）2）3）4） ……
六 数字的书写规则
数字的表示方式主要有两种，即汉字数字、阿拉伯数字。1995年12月国家技术监督局发布的国家标准《出版物上数字用法的规定》（GB/T 15835-1995）是数字用法的规范标准。该规定对汉字数字和阿拉伯数字这两种数字的书写系统在使用上作了明确的分工，对于出版物表示时间、长度、质量、面积、容量等量值和数字代码数字所使用的汉字数字和阿拉伯数字的体例进行了规定，使中文出版物（文学书刊和重排的古籍除外）上的数字用法趋于统一规范。
数字用法总的原则有四点：处理得体；局部统一；带有计量单位的量值（横排）用阿拉伯数字；一个用阿拉伯数字书写的量值不能断开移行。
（一）数字的用法
1．应该使用阿拉伯数字的情况
统计表中的数值；公历世纪、年代、年、月、日；时、分、秒；物理量量值中的数字；非物理量量词（计量单位）前的数字；约数；代号；序号；引文标注版次、卷次、页码。
由于民国时期的月日使用的是公历，而《出版物上数字用法的规定》对民国纪年用汉字数字表示还是用阿拉伯数字表示未做规定，所以为了体例上的统一，民国纪年用阿拉伯数字表示为妥。例如：民国27年（1938年）7月7日。如果写作“民国二十七年（1938年）7月7日”，容易造成阅读理解上的歧义。
2．必须使用汉字数字的情况
定型的词、词组（一方面）、成语、谚语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的词语汇总作为语素的数字；中国的干支纪年；中国各民族的非公历纪年；中国的夏历月日；中国清代及清代以前的历史纪年；含有月日简称表示事件的词组；含有表示节日的词组；其他意义的词组；相邻的两个数字并列连用表示概数；带有“几”字的数字表示约数；原版古籍引文标注；重排的古籍中的数字。
历史纪年不能与公历年月日混用，而且在历史纪年后须采用阿拉伯数字括注公历。至于括注的公历之后是否加年，只要全书体例一致即可。
3．使用阿拉伯数字和汉字数字均可的情况
非物理量整数；部分表示序列的数字；古籍的引文标注版次、卷次、页码；用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”、“近”等表示的约数（含有“几”字的约数除外）；单位名称中的数字代码。用阿拉伯数值还是汉字数字，应该根据具体语言环境灵活掌握，但要保持局部体例的统一。
（二）数字书写规则
1．汉字数字书写规则
含有月日简称表示的事件、节日和其他意义的词组，如果涉及“一月”、“十一月”、“十二月”，为避免歧义，应该用间隔点“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号。例如：“一二·九”运动（12月9日）。
2．阿拉伯数字书写规则
（1）物理量量值必须使用法定计量单位。志书中的物理量[11]量值的法定计量单位可以用西文符号，也可以使用中文符号。由于志书不属于专业性科技类出版物，所以行文中的法定计量单位应该使用中文符号表示，表格中是使用西文符号还是中文符号可视需要而定。
（2）多位整数的尾数有多个“0”的数值的写法。志书作为非专业科技出版物，其行文中的数值尾数为多个“0”时，可以用“万”、“亿”作单位。例如：1300000000人口，也可以写作13亿人口。
阿拉伯数字除了可以与“亿”、“万”作计量单位的词头连用外，不能与“千”、“百”、“十”作计量单位的词头连用。例如：9600000平方千米，可以写作960万平方千米；不能写作9百6十万平方千米，也不能写作9百60万平方千米。
用于出版物字数统计的“千字”、“千米”、“千克”及用于出版物字数统计的“千字”等作词头的计量单位除外。
（3）用阿拉伯数字书写的数值应避免断开移行。
（4）使用浪纹式连接号表示数值范围。阿拉伯数字书写的数值在使用浪纹式连接号“～”表示数值的范围时，如果数值有计量单位，浪纹前后数值的计量单位均不得省略。如：“1600米～1700米”不能写作“1600～1700米”。
在阅读志书时，由于浪纹式连接号“～”只能读作“至”，而且志书不是专业科技出版物，所以行文中应该避免用标号，还是用汉字“至”为宜。表格中有专门的位置标注计量单位，表示数值范围时前后均要省略计量单位，所以应该使用浪纹式连接号“～”。见下表：
（5）注意数字“0”的用法。汉字数码“○”、英文字母“O”和阿拉伯数字“0”要避免混同。
例如：不能将“三○一医院”（汉字字母）写成“三O一医院”（英文字母）或“三0一医院”（阿拉伯数字）。
七 量和单位的书写规则
我国法定计量单位是以国际单位制（Le Systè me International d'Unités，简称SI）为基础，国际单位制给出的计量单位均为我国法定计量单位。国际单位制以7个基本单位为基础（见下表）。
1993年国家技术监督局发布的国家标准《量和单位》（GB 3100～ 3102-1993），是判别出版物（古籍类和文艺类除外）中使用量和单位的名称、符号、书写是否规范的依据。
（一）量的使用规范
量的使用规范主要包括两方面：量的名称、量的符号。正式印刷的志书（无论是否公开出版）其中对量的名称、量的符号和数字的印刷方面的规则，要执行《有关量、单位和符号的一般原则》（GB 3101-1993）的规定。
（二）单位的书写规范
单位名称书写要规范；单位中文符号的书写和使用要准确；单位国际符号书写和使用要规范。
（三）SI词头符号的书写和使用规范
大小写不能混淆；SI词头符号不能独立使用；SI词头符号不能重叠使用；一些单位不能加SI词头符号。
（四）使用非法定计量单位或已废弃的单位名称
志书行文中此类错误主要表现在以下3个方面：
1．误用市制单位
例如：尺、寸、担、斤、两、钱、亩等市制单位。对资料不翔实无法换算的，仍可沿用当时的计量单位，但在《凡例》或随文注释中要加以说明。此外，在记述曾经使用过的布票、粮票等事项时，可使用当时票证上的计量单位，但需括注法定计量单位，如“3斤（1500克）粮票”。
2．误用早已停止使用的“公字号”单位
除“公斤”、“公里”、“公顷”3个法定计量单位的俗称之外的所有“公字号”单位，都不能使用。
3．误用英制单位
英制单位是必须废弃的，只是当确有必要出现英制时，采用括注的形式方可使用。例如：51cm（20英寸）彩色电视机。
4．误用已废止的单位名称
例如：误将已废止的表示功率的单位名称“马力”替代SI制单位名称“瓦[特]”；误将已废止的表示电力功率的“度”替代SI制单位名称“千瓦小时”。
八 注释及文后参考文献著录规则
（一）注释格式规范
注释是对正文中的引文或引证的观点的出处等所作的说明。当需要解释某些内容，或者引文来自经典著作、领导讲话、文件法规、内部资料、工具辞书以及有关文章，均可作为注释（说明作者、题名和出处）。注释采用顺序编码制，在文中引文出现的地方用阿拉伯数字按序编码予以标明。
1．注释的类型
（1）文内夹注：注释文字不太长时多采用；（2）脚注（页末注）：全书正文中注释较多，但注文不太长时多采用；（3）篇末注：全书各篇正文中注序较多，而且注文较长时多采用；（4）书末注：全书正文中注序不太多，但是注文较长时多采用。无论采用哪种注释方式，必须保持全书统一。
2．注码及各类注释在书中的位置
（1）注码的文中位置
注码排在正文所注文字的右上角。如果同页注释较多，一般应采用加括号或圆圈的数字序号，如[1][2][3]……、①②③……；如果同页只有一个注释或对篇章标题进行注释时，也可用星标“※”等。
（2）注释的文中位置
①文内夹注：紧接注释对象排印于正文中间。②脚注（页末注）：与正文注码对口，即在同一页，排印于书的地脚，与正文之间顶格排一条注线，长度占版面宽度的1/4，脚注文字比正文小一号；如在同一页且紧接同一资料来源的上一注释，可以用“同上”（论文）或“同上书”（著作）代替作者姓名、著作名；当再次引用同一资料来源的资料时，只需注明作者姓名、著作名（副标题可省略）和资料所在页码。③篇末注：排印于全篇末尾，接正文排，不另起页码。④书末注：排印于全书末尾。
3．注释格式
（1）对正文局部内容的解释和交代，直接记述作者本人的解释性文字内容。（2）标注引文出处，对正文中引文所涉及的有关图书资料的出处进行标注。
（二）文后参考文献著录规范
文后参考文献是为纂写志书而引用的有关图书资料。国家标准《文后参考文献著录规则》（GB 7714-1987）是判断文后参考文献著录是否规范的依据，对文后参考文献的著录项目、著录顺序、著录用的符号、各个著录项目的方法以及参考文献标注法等5项进行了明确的规定。
九 科技名词与术语的规则
术语不同于普通词汇，而是专门学科中指称专业概念的词或词组。科技名词术语是科学概念的语言符号，规范的科技名词术语是志书编纂者和读者进行有关科技知识交流的标准话语言。例如，不可将“激光”（规范的科技名词术语）称为“雷射”。全国科学技术名词审定委员会提出的关于我国科技名词术语统一和规范化的9项原则是执行科技名词术语规范化、标准化的标准，目前该委员会已公布的有关天文学、物理学、医学、航天科学技术等67种规范名词，是志书编纂中应该使用的标准的科技名词与术语。
注释：
[1]1986年10月国家语言文字工作委员会重新发表。
[2]1988年3月国家语言文字工作委员会和新闻出版署发布。2009年8月，教育部、国家语言文字工作委员会发布了《通用规范汉字表》征求意见稿，字表收字8300个。该表正式发布后，志书编纂出版必须遵行。
[3]第九次全国人民代表大会常务委员会第十八次会议于2000年10月31日通过，自2001年1月1日开始实施。
[4]1958年2月11日第一届全国人民代表大会第五次会议通过。
[5]1955年文化部和文字改革委员会联合发布。
[6]1983年中国文字改革委员会、国家出版局发布。
[7]1986年国家语言文字工作委员会重新发表。
[8]1987年3月27日国家语言文字工作委员会、中国地名委员会、铁道部、交通部、国家海洋局、国家测绘局发布。
[9]1988年国家语言文字工作委员会和新闻出版署联合发布。
[10]1992年7月7日新闻出版署、国家语言文字工作委员会联合发布。
[11]指用于定量描述物理现象的量，即科学技术领域里使用的表示长度、质量、时间、电流、热力学温度、物质的量和发光强度的量，使用单位应是法定计量单位。
[12]《邯郸县志（1986～2002）》，方志出版社，2003年，第79页。
