条目写作涉及选题选材标准、内容要素规范、记述基本要求、文体文风选择、语言文字规范等各个方面，重点包括条目写作的基本要求、文体选择和标题制作三个方面的内容。
一、条目写作的基本要求
（一）据实而录，寓理于事
尊重客观事实是条目写作的灵魂。据实而录，要求无论是基础信息，还是大事要闻，都要有根有据、有情况有数据，将事实发生、发展的来龙去脉表述完整、清楚。文字表达宜采用纪实手法，开门见山，直陈其事，免除一切穿靴戴帽式的套话，杜绝任何废话、空话和假话，完全让事实说话，使读者从中获得信息，得出结论。条目内容一般不包含作者的主观评述，也不对未来做预测、展望。夹叙夹议、推论考据、虚拟臆测等，都不是条目的记述手法。
（二）规范记述，突出重点
条目写作要规范内容要素和记述程序。综合性条目，要有宏观意识和全局观念，从总体上、本质上和发展趋势上记述某项工作、某个领域或学科的发展变化情况，防止出现堆砌过程、记流水账式的弊端。内容要有基本情况、主要成绩、重要举措、发展特点等记述层次，并有稳定的指标数据。单一性条目，应包括何人、何时、何地、何事、何因、何果等要素，向读者交代完整的事实。记述事实的重点是起因和结果，特别是结果，为了突出重点，其中的过程可以略写。
（三）文字精练，结构严谨
为了密集信息、增加条目的信息量，要在准确表述内容的前提下，用最精练的文字陈述事实，删繁就简，精于实用，做到文约事丰，力戒繁复啰唆，力争做到无一句多余的话、无一个多余的字。不用宣传说教之言，不用溢美过誉之辞，不说绝对化的过头话。条目的结构要严谨，尽量去掉那些无实际内容的前言后语，或铺垫过渡和起承转合一类的语句。条目的文字以准确、简洁、质朴为特征。准确无误的文字才能保证条目内容的准确性。如无简洁有力之笔，叙事拖泥带水，就会导致地方综合年鉴体量臃肿膨胀。
二、条目文体的选择
（一）说明体
说明体是以说明为主要表现形式的文章体裁。所谓说明，即运用定义、诠释、分类、分解、比较和图表等方法，介绍情况，解说事物，阐明事理。综合条目多以概说事物、人物，简介部门、行业和单位的基本情况为主要内容，所以大量采用说明体。其特点是，在对事物认识理解的基础上，对事物“是什么”做说明解释。
在地方综合年鉴中，说明体是主要的表达方式。常见于：
介绍基本情况，如地方、部门、行业的概况，将精选的材料逐次展开，做客观陈述，逐一说明。
综述主要业绩，如常见的综合记事条目，选择若干有意义的信息点做分类说明，理出若干方面或层次，介绍事物全貌。有时为了说明得更加清楚，还要另外增加一些背景材料。
解说事物，如介绍事物的知识主题条目，省略叙述其发生发展的情节，借用定义和诠释的方法，着重说明其本质特征及价值。
简介人物，如介绍新闻人物或模范人物的条目，选择简历、主要事迹、获得的荣誉称号，摘其精要，简约概括说明，不描写人物的具体外貌、动作、心理活动，也不去记叙人物的具体活动。
（二）记叙体
记叙体是以记叙为主要表现形式的文章体裁。所谓叙述，即把事情的前后经过铺陈述说，记载下来，多用于记人、记事、记物，其方法顺叙、直叙、补叙、略叙兼而有之。其特点是出于对事物客观反映的需要，实事求是地回答事物“怎么样”。
在地方综合年鉴中，记叙体也是常见的表达方式。常见于：
记述行业业绩，如介绍一个行业发展过程的条目，采用录实的手法，突出重点，详略交替，实事求是地记录。
记述单一事件，见于数量众多的单一事件条目，对事件发生的时间、地点、事主、原因、经过、结果逐一记述，交代清楚，一个条目就是一篇简明的记叙文。
记述会议或活动，如常见的单一性会议条目或重大活动条目，交代主办单位、时间、地点、参加人数，以及会议或活动的主题、安排、成果等。
记叙人物。人物条目一般对传主的经历和业绩进行高度概括，采用说明体，但某些因突发事件而知名的新闻人物，也有用记叙体写作的。其手法是通过对事件的记述带出人物，起到以人述事、以事托人的效果。
三、条目标题的制作
条目的标题是条目的“眼睛”，既是条目内容的聚焦点，也是读者检索资料、获取信息的“窗口”。条目标题精确与否，对于能否正确引导读者查阅信息资料是非常重要的。
（一）准确概括内容主题
标题是对条目记述的基本事实的高度概括与浓缩，必须紧紧抓住条目内容的主线，提炼条目主题。主题概括要准确，标题的内涵要适度。在实践中，容易出现标题大、内容小，或标题小、内容大的问题。如标题为“‘三打两建’活动全面展开”的条目，内容却仅记述某质量技术监督管理局春节前夕打击伪劣化妆品生产的一次专项行动。单一的事实无法体现“三打两建”活动全而展开的内容。又如题目为“某某银行公积金存款达某某亿元”的条目，而内容却包括了该银行的存款、贷款、储蓄余额，以及一年中的其他经营服务情况，标题不能涵盖全部内容。容易出现的还有标题虚泛、用动员部署或工作总结式口号标引的问题。如某年鉴的物资商业分目，下设条目标题拟为“突破传统思维，开辟新的领域”“提高组织程度，扩大市场份额”“注重企业后劲，增强企业实力”“发挥主导作用，促进市场建设”“推进对外开放，参与国际交换”等，显得很不务实。
（二）中心词鲜明突出
中心词又称主题词，是条目标题中关键性或具有标志意义的词语。中心词准确，才能揭示主题、涵盖内容。鲜明，即分明而确定，一点也不含糊。如“广西民航连续实现28个安全年”“温饱工程使全省600万农民脱贫”“残障儿童入学率达98%”等条目标题，这些标题均揭示了条目的本质内容，具有确定性。不确定性标题的词语常见如“有新进展”“得到提高”“进一步加快”“上新台阶”等，定性含糊而带有主观性。中心词突出，除了能吸引读者注意之外，还能达到方便检索的目的。在制作标题时，中心词要尽可能前置，如“成立某某区民营经济发展服务局”“大力改造中低产田”的条目标题，修改为“某某区民营经济发展服务局成立”“中低产田改造”，则中心词前置，使主题更突出。
（三）使用规范和通识度高的词语
尽量使用规范和通识度高的词语来制作标题，能使读者望题生义，不容易产生歧义。同时，也是方便检索的需要，但如“‘外延式’试点推行”“‘两整顿’行动开展”“打造‘点亮教育’特色品牌”等条目标题，一般人难明其义。还有一些行业、专业的缩略语、简称语，都可能给读者查阅和理解带来困难，应当慎用。
词典、百科全书等工具书条目，以词、词组或知识主题作为条目标题。已编纂出版的地方综合年鉴的条目标题，构成比较复杂，从标引方式及词语构成看，从词、词组、复杂词组到句子，各种形式都有。综合性条目和稳定性较强的条目的标题多用名词性词组或动宾词组，单一性条目的标题多用完整的句子。
地方综合年鉴条目标题简练的原则，一是应力求短小精悍，宜简不宜繁，宜短不宜长。在确立标题时，要“心中有数”订立条目字数的上限，在目标管理下删繁就简。标题用一个短句完成，不用并列复句或因果关系、谓补关系的复句。尽量去掉句子中的多余成分和非必需的文字，从而使条目标题繁简有序、文字精练。二是标题简练不能影响对条目内容的理解。如果条目标题看似精练，但通过标题无法正确把握条目的内容，标题不能精确反映条目内容的主旨，则文字简练就变成了形式主义。只讲形式上的简练，不顾及内容的正确表达，是在条目标题制作中经常出现的一种错误现象。
