地方综合年鉴的专记，是一种以纪事本末体的形式，全面、系统、准确地记述重要事物和重大事件的资料形式。专记作为地方综合年鉴常用的体裁之一，也有集中记述或专门记述的意思。地方综合年鉴部分内容可以通篇阅读，专记便是其中的一种。
一、专记的作用
地方综合年鉴的专记多采用文章体，而且在时限上往往会突破年度的限制，与正文相比有着其特殊的作用。
（一）有利于集中反映重要事物或重大事件
目前地方综合年鉴一般都采用条目体，立目的原则多是一事一条。条目体在反映重要事物或重大事件方面存在诸多缺陷：一是不同栏目分别由不同的职能部门供稿，而重要事物或重大事件往往会涉及多个部门，会由多个部门同时报送相关条目，而这些条目反映的又是同一个重要事物或重大事件，使得年鉴条目之间难免出现交叉重复。二是不同职能部门报送的条目，一般都是站在各自的角度撰写，反映事物或事件的不同角度或不同方面，人为地把事物或事件分成了多个方面，或者割裂了其内在联系，使得重要事物或重大事件难以得到全面的反映。三是由于栏目设置的原因，不同单位报送的稿件往往还分散在不同的栏目之中，对同一事件或事物进行反映的条目也随之分散在不同的栏目中，使得重要事物或重大事件难以得到集中的反映。四是受地方综合年鉴年度性特点的制约，条目一般只涉及当年的情况，对以往的情况只做必要的追溯，而重要事物或重大事件往往会超出年度的限制，只记当年的状况势必造成记述内容的不完整。五是条目与条目之间是并列关系，并无重要性的差异，故反映重要事物或重大事件的条目无法得到突出，容易淹没在数千个条目之中。而专记主要采用文章体，对重要事物或重大事件，采取跨部门、跨年度集中并单独记述的方式，可以将同一事物或事件的不同方面、不同发展阶段系统、完整地加以记述，有利于反映重要事物的全貌或重大事件的完整发展过程，可以解决不同栏目所属条目之间的交叉重复问题、不同条目各有侧重的问题、同一事物或事件的分散记述问题、事物或事件的不完整记述问题、重要事物或重大事件不突出的问题，方便读者更加全面地把握相关事物或事件。
（二）有利于突出地方综合年鉴的地方特色和年度特点
为方便读者检索使用，地方综合年鉴栏目设置一般具有相对的稳定性。地方综合年鉴的栏目设置，往往参考了本地区党政机关及其部门设置情况，适当突出地方特色。而党政机关及其部门在设置时，往往要考虑与上级单位对口，因此不同地区党政机关及其部门在设置上并无太大差异。党政机关及其部门设置的雷同化，在一定程度上导致地方综合年鉴栏目设置的雷同化。如地方综合年鉴的政治部类下，绝大多数设党委、人大、政府、政协、纪检·监察、民主党派·工商联、群众团体、民族·宗教、政法、外事、军事等栏目。自然和社会部类也大体如此，经济和文化部类的差异也仅体现在设置地方开发区栏目或特色文化项目栏目上。由此可见，除个别栏目外，地方特色基本无法单独体现在地方综合年鉴的栏目设置上，必须与具体条目的撰写相结合。同时，由于党政机关及其部门设置的相对稳定性，地方综合年鉴栏目的设置也具有相对的稳定性，除特殊情况外，年度与年度之间差别并不大。因此，地方综合年鉴也很难从栏目设置的角度体现出年度特点。专记作为年鉴的一个重要组成部分，在栏目中位置突出，字数又远远多于一般条目，在体现地方综合年鉴的地方特色和年度特点方面具有不可比拟的优势。专记可以通过对地区内重要事物的记述，集中反映地域内显现的新特点、新变化，体现地方特色；可以通过年度选题的变化，对年度内发生的重要事件进行记述，突出时代的新发展、新趋势，体现年度特点。
（三）有利于增强地方综合年鉴的可读性
撰写条目要求以记述文体为主，兼具说明体，做到开门见山、直陈其事，不抒情，不议论，不评价。换言之，地方综合年鉴在记述事物或者事件时，采用的是白描的方式，限于字数要求，通常只是记录时间、地点、人物、事件等基本要素，再对相关情况进行必要的说明，其他内容甚少。因此，与志书、史书以及其他类似的文献相比，地方综合年鉴的可读性相对较差，很难吸引读者去进行额外的阅读。许多地方综合年鉴虽然配以彩插或者随文图，活跃了版面内容，丰富了体裁，增强了可读性，但无论彩插还是随文图，形式相对比较单一，相当一部分图片内容是领导活动或会议召开，画面简单直白，无深层次含义，对真正提高可读性意义有限。专记釆用文章体，有足够的篇幅对重要事物或重大事件进行详细记述，除去条目具有的基本要索，可以详述事物发生发展的全过程，可以记述重大事件发展变化的每一个细节，有情节，有史实，有深度，便于读者对重要事物或重大事件进行全面、深刻的把握。在文体的选择上，专记也可以突破条目的要求，对于资料价值高、社会影响力大的事物或事件，可以浓墨重彩、刻意着力，其至是进行必要的议论和点评，以突岀其价值和作用。专记在记述的形式和内容上都超越了一般条目的局限，增强了地方综合年鉴的可读性，容易产生较强的感染力，有利于更好地发挥地方综合年鉴的作用。
二、专记的选题
专记作用的发挥，离不开专记的选题。好的选题，可以让读者将地区年度之重要事物和重大事件一览无余，了解一地之特色和重点。选题出现差错，则会对读者进行误导，出现以偏概全甚至是错误的认识。对专记进行合适的选题是做好年鉴专记的首要任务。
（一）专记的选题要严控标准，选择有价值的大事
与一般条目相比，专记虽然在篇幅上比较大，但数量较少，甚至只有条目的千分之一，因此专记的选题必须要与一般的条目形成鲜明的对比，让读者过目不忘。条目的选题标准，除连续性的日常工作外，主要选择大事、特事、要事、新事。但因为数量众多，这些大事、特事、要事、新事往往只是和往年的具体工作相比而言的。专记的选题同样也要考虑大、特、要、新，但其出发点并不是一般条目与往年具体工作相比的角度，而是要站在本地区整体发展变化的高度进行选择，所以专记的选题要侧重影响大、涉及面广、特色显著、相对独立、有典型意义、有历史价值的事物或事件，如自然灾害、重要活动、重大事件等。
影响大，是指在本地区，或者超出了本地区，产生了重要影响，受到广泛关注，如上海世博会，虽发生在上海，但举国关注，其影响早已超出了本地区，单以条目来反映肯定不足以说明其重要性。涉及面广，是指专记所记述的对象，涉及本地区的多个部门，甚至涉及多个地区，单纯靠条目难以反映其全貌，专记则可突破部门或地区的限制，有利于全面记述，如创建文明城市类的活动，涉及多个政府部门，单靠各部门提供条目显然无法反映全面情况，这时专记就是不二之选。特色显著，是指持色非常明显之事物或事件，如果只用条目的形式加以展现，则很难彰显其特色，如第九届中国（北京）国际园林博览会，如果只是按照条目去写时间、地点、参观人数等，就会把北京的特色淹没掉。相对独立，是指与其他事物或事件关联不大，具有一定的独立性，便于使用专记这种体裁加以表现，如抗击“非典”，虽与医药卫生工作密不可分，但作为突发的公共卫生事件，又与日常工作有着一定的区别，使用专记的形式加以表现有助于突出其特殊性。有典型意义，是指要具有一定的代表性，可通过专记的形式突出其特点和意义，如2012年发生在北京的“7·21”特大暴雨自然灾害，把特大城市病、突发气象灾害预警、城市基础设施建设等问题推向了前台，可以说这场暴雨具有绝对的典型意义，如果用专记的形式将相关内容集中记述，必然可以对其他类似情况起到较好的借鉴作用。有历史价值，是指专记的对象从历史发展的角度看，有重要参考或者借鉴的意义，如2003年发生在广州的孙志刚事件，成为1982年发布的《城市流浪乞讨人员收容遣送办法》被废止的直接原因，事件所涉及的多个部门、众多干部的命运也都因此发生了改变。这样重要的历史事件，显然不能只用一个条目来加以记述。一般来说，能够入专记的大事，往往具有多个方面的因素，但至少应该在某一个因素上符合入记的标准。
（二）专记的选题要精，切忌过多过滥
专记应从一而终，对一个事物或事件说全说透，才能发挥出专记应有的价值。无论是从选题的数量上，还是选题的内容上，专记都贵精不贵多。专记数量如果过多，则会出现地方特色体现不明显、年度特点表述不突出的情况，把真正能够休现地方特色和年度特点的重要事物、事件淹没掉。如有的地方会评选年度十大新闻事件，如果把十件事都作为专记的选题，那么就会有十篇专记，但从地区和年度的角度看，这十件事未必都能够真正体现地方特色和年度特点。因此，类似的评选只能为专记的选题提供大致范围，并不能作为专记的选题依据。有的为了减少专记的数量，把多件事拼凑在一起记述，导致专记内容庞杂。内此，专记的数量必须严格控制，遵循贵精不贵多的原则，切忌过多过滥。那些影响不大、特色不彰、层次不高的内容，不应列入专记的选题范围。
专记是地方综合年鉴的重要组成部分，但不是必需部分。不是每部都要有专记，也不能因为过去设置了专记栏目，以后每年都要有专记，或者是都要有一定数量的专记。如《南京年鉴（2009）》《南京年鉴（2010）》《南京年鉴（2011）》，专记的数量分别是5篇、4篇和1篇，《南京年鉴（2012）》则未设置专记栏目。地方综合年鉴是否有专记以及有多少篇专记，取决于上一年度内区域内重要事物或重大事件的发生发展变化情况，以及是否需要通过专记这种形式加以表现。是否有专记栏目，不是评价地方综合年鉴框架设置合理与否的标准；专记数量的多少，也不是评价专记质量的标准。
三、专记的撰写要求
专记的价值体现在专记的内容上。专记的撰写是决定专记质量的关键。
（一）系统完整
专记要体现自身价值，在撰写上不能等同于一般条目，只满足于记述时间、地点、人物、事件等基本要素，应该在更加全面、充分地占有资料的基础上，对事件、事物的背景、发生、发展、结果或者其整体状况做比较全面、系统、完整的记述，使人窥其全貌。一般条目限于字数原因，对记述对象发展的背景往往只做必要的交代，甚至不做交代，而专记则必须对背景，尤其是对记述对象发展变化起着重要影响的内容进行详细的记述，以使读者明白二者之间的关联性。与一般条目相比，专记还要特别注重记述事物发生发展过程中的转折点、关键点，因为唯有了解事物发展过程中的这些关节点，才能真正掌握事物的全貌。从时间跨度的角度来说，专记记述的对象往往会超出地方综合年鉴的时间断限，应根据记述对象的需要，对断限进行必要的延伸，并对相关时间段内的内容进行完整的记述，以保证记述对象的完整性。同时，专记的主题要单一，但并不排除相关的其他事物。凡是与主题有关的事物，均应在专记中予以反映，确保与主题相关的事物不出现遗漏。文章体的专记，要合理安排结构和内容，相关事物围绕主要事物展开，确保主线突岀、主题明确。如果主要事物和次要事物之间的关系处理不当，很容易造成专记内容杂而不专，给人以支离破碎之感。
（二）客观准确
专记的资料价值首先体现在客观准确反映出事物、事件等的原貌上。在选题上，专记多反映一个地区的成绩。在记述事物发展时，要坚持一切从实际出发，既记成绩，也记困难、问题和挫折。对记述中涉及的人，要客观记述其相关活动。专记评论要客观，点到即止，尤其是不能有主观性的评价。专记内容往往涉及面广，由多个部门提供多种资料，资料来源具有多样性。由于部门之间工作分工的差异以及所用统计口径的不同，难免出现一些交叉重复，甚至是内容相互矛盾的情况，即使来自一个部门的资料，也有可能因为工作失误等原因造成资料的不准确。为保证资料的准确，应对相关资料进行必要的核准，看是否存在错误、遗漏，进而统一有关资料的口径，确保内容的一致和准确。
（三）突出特色
专记的撰写要牢牢把握好突出年度特色、地方特色这一要求。专记所记述的事件或事物，如果只是发生在记述年度内，则其年度特点不言自明。但由于专记所记述的时间或事物往往会突破年度的限制，在记述的方式上除了应说清楚事物或事件的前因后果外，还必须坚持以年度内发展变化的情况为主，在文字量上向年度内的情况倾斜，更加浓墨重彩地展现年度内发展变化的原因、过程、特点和结果，充分展示出年度发展变化在事物或事件中的重要意义。例如举行某项跨度为数年的重要国际会议，前期准备和后期收尾固然重要，但是会议的举办过程应是其重点，必须加重笔墨，描写会议正式召开、举办经过、会议成果等全过程及其特点，而对其筹办和收尾的相关工作只做必要记述。专记突出地方特色，必须突出本区域与其他区域的差异，对与其他区域相同或者类似的内容少记，对本区域的特色大书特书。如抗击“非典”，各地如果都进行全面的记述，从疫情的出现到流行控制，再到病人的救治，最后到抗击胜利，则很难突岀地方特色。相反，医疗力强的地方着重记述治疗药物研发成果，流动人口多的地方着重记述如何通过流动人口管控减少相互传染，非疫区着重记述如何对疫情高发区返回人口进行隔离监控等，则本地区抗击“非典”的特征与其他地方的区别自然就凸显出来，形成了自身的鲜明特色。
四、记的撰写方法
专记的撰写最终决定专记的价值。在撰写过程中，要注意把握好资料搜集筛选、记述方式的运用和文体的选择。
（一）搜集、筛选资料，确定正式选题
在撰写专记时，往往已经有了初步的选题范围，但到最终形成专记，还需要先搜集、筛选资料，进而确定正式的选题。搜集资料时，要先制定搜集的提纲，明确搜集的范国、途径和人员，在较短的时间内完成资料搜集工作。在范围的选择上，要尽量扩大搜集的范围，即初步选题涉及的单位都应联系，所有类型的资料都应关注，所有相关的内容都应进行搜集，以免出现内容遗漏的情况。对搜集到的资料，必须注明来源，以备查考。搜集到的资料，还要根据内容、类型、写法等进行必要的筛选。从内容的角度来看，为避免搜集到的资料过多，要注意资料内容的相对专一性，即相关资料最好是集中反映初步选题的内容，如果是反映多个内容的，应该只选取相关内容。从类型来看，多种资料可以起到相互佐证的作用。一般来说，档案资料可靠件较强，口述资料、网络资料可靠性相对较差；书刊资料中，公开出版发行的书刊资料可靠性较强，内部出版的可靠性较差。从写法来看，新闻报道式的资料需要对内容进行必要的核实，这类资料往往会岀于宣传的需要，对原始资料进行必要的加工，导致资料存在一定的片面性，由于报道时间的需要，有时候也存在资料不全或者预测性的内容。在搜集、筛选资料的基础上，还必须综合把握本区域经济社会发展的年度特点和地域特色，对搜集、筛选的资料进行深入研究，进而选择适合集中记述的题材，明确专记的正式选题。
（二）根据不同题材，灵活运用记述形式
专记是专题记述所用多种形式的统称，地方综合年鉴中所用的名称有专记、专辑、特辑、年度关注、大事纪略等，体例有文章体和条目体。专记的记述形式并无特殊规定，需要根据不同的题材灵活运用记述形式，以便充分发挥专记的作用。“专记”通常是就某一事物或事件，依据其发生、发展、结束的顺序进行深入的专题记述，主要采用文章体，且多为单独撰写而成，如重大自然灾害、阶段性发展成就、重大项目建设等内容宜用此类形式。“专辑”或“特辑”通常是对某一类事物、事件，或围绕某一主题展开的事物、事件进行集中记述，主要采用条目体，既有单独撰写的，也有将既有资料汇集整理在一起的，如非物质文化遗产项目介绍、获奖项目介绍等内容适合此类形式。“年度关注”通常是就年度内的热点问题、事件等进行集中记述，采用条目体的居多，单独撰写或汇集相关资料的情况都有，如十大孝星评选、年度老百姓最关注的十件事、年度社会热点事件等可以采用这种形式。“大事纪略”通常是就某一重大事件或项目的发展过程进行全面记述，一般以事件发展变化的时间节点为基本要素，多以条目体的形式加以反映，如重大活动的筹办和举办、重要项目的进展过程等多用这种形式。文章体或条目体的运用，与专记形式之间并无必然的联系，专记的形式最终取决于专记的内容，哪种形式更有利于内容的充分表达，就采用哪种形式。
（三）选择不同文体，行文灵活多样
地方综合年鉴的文体多采用规范的语文体，兼具记述体，或者是以记述体为主，兼具说明体，文风上主张“实事实录，朴实坦诚；语言客观，不加评议；分寸得当，及而不过；长话短说，言简意赅；标题醒目，文句通畅；要素齐备，易懂便查”[1]。但专记因为其特殊性，往往从文体到行文都会有所突破。在文体上，专记可以根据需要，适当采用议论文，甚至采用诗歌、散文等纯文学体裁，对专记的主要内容进行适当的补充说明，以加强专记内容的说服力，还可以配以彩版，如《栖霞年鉴（2009）》的专记《全国文明城市创建工作》，在文字叙述的基础上专门增设了一个彩版加以补充。需要注意的是，文体上可以突破，不代表必须突破。文体上的突破，要符合专记的要求，如评论性的内容必须与记述资料相符，重在说明资料的价值，切忌胡乱吹捧；纯文学体裁的内容，也应尽暈选取客观描述的内容，做好对记述资料形象化的补充，而不是美化或者夸大。文体上的多样性必然带来行文的灵活多样。地方综合年鉴一般不上溯下延，尤其是下延，控制得极为严格。专记为记述清楚相关内容的来龙去脉，应该适当选择背景资料，在时间上进行必要的上溯下延，特别是说明相关事件或事物的影响时，进行必要的下延就显得非常有价值。在具体行文过程中，朴实记述、客观说明是基本要求，但也可以采用一些修辞手法，如比喻、排比、反复、设问等，提高语言表达作用，切忌使用夸张、反语、双关等修辞手法，以免误导读者。对人物的记述，要尽量做到形象鲜明生动。对事件过程的记述，可以做到跌宕起伏、紧扣心弦。总之，要把专记写得精练、优美、引人入胜。
注释：
[1]孙关龙：《重论年鉴体》，载《沧桑》2013年第6期。
