表格是文字叙述的重要补充，是记录数据或事物分类的一种有效表达方式，所反映的信息应与正文的描述相互呼应、相辅相成、相得益彰。表格因具有简明清晰、简洁准确、节省篇幅、逻辑性及对比性强等特点而被地方综合年鉴广泛采用，是其不可缺少的表达手段。
一、表格的作用
（一）文字叙述的辅助和组成部分
表格能够系统、简洁、集中和对比性较强地表述内容，直观地表达事物的隶属关系或对比量的准确程度，使文字叙述更加准确，是文字叙述的重要构成和有力补充。通过表格，读者可以更加清晰、准确地把握事物的隶属关系和纵横对比量。有时，读者通过表格能更准确地把握事物的本质。
（二）简化文字叙述，节省篇幅
表格具有把繁杂、表述不清的文字简化叙述的特点。在数据较多的文字叙述中，通过表格化繁为简，可以简化文字叙述，节省篇幅。同时，表格通过纵横项目的排列，把繁杂的事物进行简化，把同一类事物集中排列在一起，起到了系统、简洁、集中地表达事物内容的作用。
（三）增强对比性、可读性和可靠性
表格通过纵横排列，可以简明地显示事物的隶属关系、数据的分项和总项。以此增强事物的对比性、可读性和可靠性。读者可以通过表格的纵横项对事物或数据进行比较，增强对事物现象和本质的认识把握。
（四）条理分明，内容清晰
一般来说，表格只有纵横两列，设计科学、合理的表格，可以让纷繁复杂的事物变得条理明晰、内容清晰，有利于读者阅读。
（五）调节版式，美化版面
表格还具有调节版式、美化版面的作用。在纯文字版面中插入表格，可以使版面不再显得呆板。可以通过对表格进行着色印刷等方式，达到美化版面的作用。
二、表格的类型
表的类型多种多样，有不同的划分方法。根据用途，可以分为计算用表、研究用表、对比表等；根据内容，可以分为数据表、统计表、文字表、流程表、登记表、考勤表、工资表、体检表等；根据结构形式，可以分为无线表、系统表、卡线表、三线表、横线表等。地方综合年鉴采用的表格，根据其内容划分，大体有以下几种类型：
（一）统计数据表
统计数据表是用简洁的文字和可靠的数据对客观事物进行归类、概括、分析、比较的一种表达方式，是运用数据说明事物的重要手段。统计数据表具有直观性和便览性，用统计数据表将条目数据条理化、表格化，可以避免条目行文的繁复，符合地方综合年鉴文字简约、凝练的要求，使地方综合年鉴反映的事物更加一目了然，方便读者检索和阅读。
地方综合年鉴中的统计数据表主要分为两类：一是统计资料篇目中的专业统计表格，这类表格专业性较强，在地方综合年鉴中占有相当大的篇幅，一般由各地的统计部门提供；二是与条目紧密配合的统计数据表，这类表格内容较单一，所占篇幅较少，一般由撰稿者提供，和条目内容结合比较紧密。
（二）便览性资料表
便览性资料表是地方综合年鉴中运用较多的一种表格，如出口产品和地区构成情况表等。这类表格也具有统计上的意义，要遵循统计学的原则设计，设计科学，分类准确。
（三）名录一览表
这类表格属于地方综合年鉴收录的指南性资料，如风景名胜区一览表、博物馆情况表、上缴利税100万元以上地方工业企业名单等。这类表格比统计表格相对简单，项目与项目之间没有非常密切的联系，但排序要合理，归类要恰当。
（四）概况性表
概况性表格反映某一类并列性事物的情况，如国家税务局组织收入情况表、地方财政收入情况表、经济和社会发展情况表等。这类表格的特点是：排列整齐，资料系统，反映面广，符合地方综合年鉴应提供密集信息的要求；在同一或连续的版面内反映同类事物的情况，具有反映的项目指标鲜明、直观、便于比较和查阅的优势。
（五）事类表
事类表主要是以表格形式来反映事物现状或发展动态。如人物表、大事表、重要物产表。以表格形式来记录繁杂的事物或事件，达到便于观览的效果，这是地方综合年鉴编纂的新趋势。
三、表格的特点
（一）规范性
表格的设计应科学合理、美观大方、符合地方综合年鉴体例，表题、表项、表序、表注等要素要完备、齐全、明确，表中使用的文字、标点、符号与版式要符合规范。设计的表项应确保内容合理、实用。无列表价值的内容、虚设的表项都应该删除。
（二）资料性
表格载录的项目内容，应具有服务现实和存查的价值，其内容和条目文字一样，必须具有资料价值。不能使用无资料价值和存史价值的艺术化表格、非资料性的广告表格和无资料价值的补白表格。
（三）年度性
表格表达的内容一般来说应是年度内发生或存在的事物，表格的项目内容要遵循条目选题选材的要求，尽量不重复往年已经收录的内容。
（四）互补性
表格与条目文字内容是互补关系。表格可以把较为复杂、重复、冗长、琐碎或文字不易表述的内容，简洁、明快、清楚、直观地表达出来，起到辅助条目文字的作用。同时，对版面也起到调节和美化的作用。表格和条目文字要尽量避免文表重复累赘、文表相左的情况。
（五）统一性
为保持全书的统一、规范，同一部地方综合年鉴中同一种表格的版式、表题、字体、字号、项目名称、文字和数字的排列、间距、转行、序号等，都必须统一。
（六）可比性
具有统计意义、反映重要经济社会变化数据的表格，在表项设计、内容选载上，应尽量着眼其可比性、连续性和衔接性。作为逐年编纂、连续出版的地方综合年鉴，内容的连续、可比是其内在要求，表格也不例外。
（七）便览性
表格应向读者提供方便、明晰、直观的信息资料。表格的主题要单一，所列表项应精练、恰当，表项所列层次结构应尽量简洁，表项及内容应直切主题。
四、表格的编制
（一）表格的编制原则
1．主题独立
表格是一个独立的知识主题，内容切忌与文字、插图表述重复。
2．结构简洁
表格编制要科学、合理，要遵循统计学的制表原则，做到结构简明、主谓语位置合理，便于读者阅读了解。
3．表题简明
表格应编制简明的表题，表题和条目的标题一样，应遵循简洁、准确、简练的要求。
4．注释简练
表格一般不设置“备注”栏，需要说明的事项在表下以简练的文字进行注释。注释内容较多时，可以用序号分行排列。
5．标目清晰
表格的项目内容应有标目词，参数栏的标目词一般为量或测量项目及其单位符号。这是制作数据表格的基本要求。
6．主题唯一
一个表格只表达一个主题，这是制作表格的基本要求。如果一个表格表达多个主题，将无法实现表格简洁、自明的特性。一个表格只表达一个主题，也符合地方综合年鉴的特性。
7．编排得当
多个表格在一个版面中排列，要充分考虑各个表格之间的大小比例及其配合，这既是版面排版的要求，也是表格自身的要求。不同的表格排在一个版面，应使版面显得美观并控制表格在版心之内。
8．形式统一
地方综合年鉴一般使用三线表或在三线表中再加竖线的表格形式，三线表是出版物推荐的表格形式。随着计算机排版技术的普及，许多年鉴采用挂网或用色块来区别表格的栏别，而将表格的横竖线条隐去或反白，这种表格排版方式使表格显得更加清晰、美观，是表格的一种新的表现形式，但其实质还是三线表和卡线表。
（二）表格编制的具体要求
1．项目要完整
表题应尽量避免使用点号，表题用语不能太笼统，既要画龙点睛，又要具有自明性、独立性，即使读者不看表身，也能了解表的主题。
2．栏目设置要合理
表格的主谓语是通过表格的纵横栏目来体现的，表格的纵向栏目为主语，指表格中所要分析说明的对象，一般为分组、时间等，应置于表格的左侧；横向栏目为谓语，表示对主语的说明。特殊情况下，如简单表格,主谓语可以换位，但主谓语性质不变，读表顺序为主语—谓语—数据，通常能读出一句通顺的语句。纵主横谓排列的优点是突出主语，并使不同单位指标整齐划一、上下排列整齐，便于比较。主谓语是否倒置，最简单的判别方法是看每列上下是否能排列整齐（单位一致，小数位一致），整齐说明栏目设置合理，否则就是主谓语倒置。表格栏目名称要齐全。项目栏中一般要放置多个横向栏目做谓语。
3．表身的数据书写应规范
表格中的数字一般不带单位，百分数也不带百分号，单位和百分号归并在栏目中。如果栏目中的单位相同,可把共同的单位提出来标示在表格顶线上方的右端，右缩一个汉字位排列。百分数一般只排到小数点后面第二位。
表格中的数字可以居中排列。同一栏目中，共同标目的各行数值的个位数或小数点（小数点前面的“0”不能省略）一般应上下对齐。
表内数据如上下或左右相同，应重复写出，不能使用“同上”或“∥”等字符代替。
表内空白代表缺该项统计指标数据（应有而未有），“—”代表该项无数据发生，“…”代表数据不足本表最小单位数，“0”代表实测结果为零。凡例中应对这些表述方式做出规定。
4．表注应准确有序
表注一般横排于表下,如果不是一条，则可给每条表注加上编号，按顺序排在表下。
五、表格的编辑加工
（一）表格内容的编辑加工
1．表格内容的精选
地方综合年鉴的表格数量应适当增加，但表格内容应精选，表格具有存查价值。
（1）对用文字或插图表达不清楚的内容，可用表格表述。
（2）对一些内容相关的表格，可进行项目的提炼和特简，将能够合并的表格进行合并。
（3）对内容简单、项目较少的表格，可改用文字叙述的方式表达。
2．表格的说明文字
（1）在每一个表格上方，标出表题。表题要求准确表达表格的内容，反映有关要素间的关系。表题用词应简明扼要，不要写成句子。表题应居中排在表格之上。
（2）表格中行题和列题的排列次序应能清晰地、层次分明地表达各项目间的逻辑关系和变化规律。
（3）表格所列项白栏，以及表格下注释的文字、名词术语，应与正文保持一致。
3．表格中的数字、量和单位
（1）表格中大量使用的数字，一定要和正文的叙述一致，准确无误。数字书写要规范。小数点前的“0”不能省略，表格中同类型数据的有效数字位数应相等，上下行的小数点应对齐，一个数据不能折成两行写出。
（2）在表格中，一栏使用同一个计量单位时，这个单位应集中地标注在表头的栏目上。表格中数据的计量单位一定要使用国际标准代号。用非法定计量单位的数据，一定要经过单位换算，重新填入表格。
（3）表身中，遇到上下行或左右列内容栏相同时需逐项重复填写，不得在下行或右列使用“同上”“同左”等字样。如果栏目中的数据为零，就要填写“0”，而不能留空。
（二）表格形式的编辑加工
1．表格的用线
表格的使用趋于简洁化，通常只保留有线表中的几条横线和竖线，而取消了表头的斜线和表身的横向分隔线。这种表格是地方综合年鉴中最基本和最常用的表格形式。这种表格虽然只出现上下两条粗线和表头下的一条细线，及各栏目间的竖线，但保留了线表的所有功能，而且表格在版面上显得清秀、明晰。随着计算机排版技术的发展，年鉴表格采用挂网和色块来区分栏目的现象越来越普遍，这种隐藏了线条的表格显得更加清晰、美观。
2．表格的编排
（1）一个表格应尽量保持体形完整，无特殊要求，不应分割成两部分或更多部分。表格的编排一般应随文列出，要紧接在第一次提到它的文字段后。应尽量与涉及的文字段在同一条目或分目，以便阅读。如表格岀现转页时，表格也可以分为两段或多段。转页分段后的每一个续表都要重新编排表头，以利阅读。重排表头的续表的起始线上应标注“续表”字样。
（2）在不影响内容表达的原则下，表格中的用线要尽量减少。耍注意行与行、列与列之间应留有一定距离，以保证数据清晰、有利阅读。在一部年鉴中，表格的格式应保持统一、规范。
（3）编制表格，表格的宽度一般应和版心的宽度一致，应尽量避免编制超过版心的大表格，必要时可进行表格形式的转换。
（4）表格中的用字一般比条目释文用字的字号要小一级。
3．表格的结构形式转换
为了节省版面或增加版面的美感，对作者提供的表格进行结构和形式的调整是非常必要的。有些表格的宽度大于版心，需要卧排。这时表头一律朝左，表底一律朝右，少数容量特别大的表格需要跨页排时，应尽量采用双页跨单页的骑缝表形式，尽就避免单页跨双页的转面表，以使整个表格呈现在一个视野内。
当表格的横向项目与竖向项目数相差悬殊时,有时需要特殊的转换处理，以利节约和美化版面。
当竖向项目较少，而横向项目较多或表格宽度过大时，可以把表格换成上下叠置的2段或3段。段与段之间用双细线隔开，每段左方重复排项目栏。如表1。
对于横向项目较少，而竖向项目过多的表格，可以把表格切断后平行地排成2列或3列的形式。这时列与列之间用双细线隔开，每列的栏目重复排项目栏。如表2。
根据需要，有些表格可以由横向转换成竖向排列，有些竖向表格也可以转换成横向排列。如表3、表4。
总之，对表格进行编辑加工，使地方综合年鉴在内容、结构、表达形式上更趋完美，是提高地方综合年鉴整体编纂质量的一个重要环节。
