年鉴文体是根据年鉴的功能，通过条目内容所要表达的思想主旨，运用叙述、说明等不同表现方法而形成的文章样式，是文章从内容到形式的整体体现。地方综合年鉴除记（大事记、专记）、录（特载、专文，附录）和图表等外，表现内容的主要手段是条目。地方综合年鉴的文体特征主要通过条目体现出来，它的特点是以记叙为主，兼具说明。
一、记叙体
记叙体是以记人、叙事、写景、状物为主要表现形式的文章体裁。地方综合年鉴记一个地区、一个行业、一个部门的年度工作情况，记某一事件的发生、发展和结束的过程，记人物的经历和事迹，记人文自然景观、重要会议和重大节庆活动等，采用的是记叙体。年鉴吸收记叙文的多种表现手法，按照人的成长过程或事物发展的逻辑顺序进行叙述，并且记人和记事互相依存，主次分明，时间、地点交代清楚，来龙去脉记写明白。同时运用概叙和细叙、略叙和详叙、合叙和分叙、正叙和侧叙相结合，以达到繁简适半、详略得当的表达效果，使其多层次、多角度和全面、深刻地反映主题。
二、说明体
说明是地方综合年鉴行文的另一种主要方式。年鉴介绍人物的经历，说明某一地区、某一部门的发展成果，或披露存在的问题，推介某一传统特色产品或新产品，讲解某一事物的客观意义等，采用的是说明体。年鉴运用说明文常用的诸种说明方法，抓住事物的特点、属性、差异，浅显、准确地加以说明。在行文中，往往是根据表达需要，使用概括和具体说明，举例和引用说明，分类和比较说明，文字和数据、图表相结合说明，以达到把事物解说清楚、把人物表述明白的表达效果。说明客观、公正，不发表作者的见解，以增强年鉴资料的权威性。
三、地方综合年鉴文体与其他文体的异同
（一）地方综合年鉴与辞书、百科全书
很多类型工具书都以条目为基本单元，知识性、资料性和检索性是其共同特性。由于各自所表述的具体内容有别，因此形成了表现过程中的不同文体特点。辞书的条目通常采用对指称各种事物、现象的字、词做概念性诠释的说明文体。百科全书的条目以独立知识主题立条，通常采用一种以说明为主，兼具解释、记述的文体。年鉴的条目则以独立的信息资料主题为主，同时也做年度新的生产、生活知识的介绍，采用的是一种以记述为主，兼具说明的文体。辞书、百科全书的条目主要说明被释者“是什么”，而年鉴条目强调的是记录对象“怎么样”。
（二）地方综合年鉴与志书
地方志书“是全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献”。地方综合年鉴“是系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献”。从两者的定义可以看出，地方综合年鉴与地方志书，在记述范围、内容和表达方式，以及性质、功能等主要方面有很多共同之处。但年鉴和方志的文体有区別。志属史书，而年鉴是具有工具书性质的年度资料性文献。志书用记叙文体，着重铺陈事实，寓观点于事实之中；年鉴条目编写一般采用记叙或说明的表达方式，或两者并用。
（三）地方综合年鉴与工作总结或工作汇报
工作总结或工作汇报属于公文范畴，其主要内容是介绍工作情况，分析经验教训，找出差距和存在的问题，提出今后改进工作的措施，比较局限于本单位、本部门的业务范围和视野。地方综合年鉴则要面向社会。它提供的是一个行政区划范围内有价值的资料、信息，以及广大读者关心的社会热点。地方综合年鉴虽然也要反映工作情况、经验或教训，但不是罗列一、二、三，而是重点客观叙述，直叙事实。
（四）地方综合年鉴与新闻报道
新闻类文章与时局紧密关联，具有引导舆论、影响社会的作用。新闻主要是报道新近发生的事，其时限较短，可以是某一事件的某一片断，属一次文献。地方综合年鉴客观记录事物发展的轨迹，起传递信息、介绍知识的作用，属三次文献。年鉴有许多信息、知识取材于新闻，甚至个别记事条目的写法与新闻消息相偶合，但更多的是对事物各个片断的整合，是各种信息流的终端产品。新闻类文章为了使读者有身临其境的感觉，作者可酌情使用文学手法进行渲染、烘托，允许夹叙夹议。而年鉴行文忌用文学语言，避免个人倾向，强调通过真实、客观的资料为当代和后代人提供借鉴。年鉴写人物与新闻类文章写人物也不同。新闻类文章写人物可以描述外貌、性格、举止、言谈，而年鉴写英雄模范、科技人物等要求记述其主要事迹。
（五）地方综合年鉴与文学作品
地方综合年鉴从“客观事物”中来，而文学作品从“社会生活”中来。虽然它们都是人们对于客观现实社会的一种认识，但年鉴追求的是科学真实，文学作品追求的则是艺术真实。文学作品为了以情动人、以美感人，允许在现实生活的基础上构思事件、塑造人物，可以调动各种修辞手法，增强作品感染力，其语言有作家自己的风格。而地方综合年鉴除介绍风景名胜、新的建设成就、地方特色产品等时，可选用部分修辞格外，一般均用纪实方法。年鉴的人、事、物全部来自现实生活的真实，不允许虚构，叙述、说明时也不使用华丽的辞藻、过多的修饰词语。
四、地方综合年鉴文体的特点
（一）篇幅短小精悍
地方综合年鉴的编写以条目体为主，最大的好处是摆脱了文章的程式。在形态结构上，条目体可以将种属概念、上下位概念的事物一起等同起来，平等对待，并列排列，而不像文章那样讲究篇章的结构层次，也不像志书那样强调从属概念之间的等级关系和上下位概念的层次关系。条目体的处理方法简单、灵活、科学、迅捷，条目数可多可少。相对于文章，地方综合年鉴条目的显著特点之一是篇幅精短。
地方综合年鉴多以简洁精悍的电报、简报体式去承载丰富的信息和知识。条目的容量可大可小。按字数多少，条目一般分为人、中、小三种。大条目500～800字（有的地方综合年鉴设少量特大条目，或超过1000字），主要用来记述全局性或综合性方面的内容，如综述（概况）、专项（常规）等；中条目一般300～500字，主要为综合记事条目；小条目300字以下，为记述一事一条的专题性条目。从地方综合年鉴的实际情况看，中、小条目是年鉴条目的主要类型，约占全书的85%。条目篇幅虽短，但内容丰富，信息量大。编纂实例说明，一个写得比较成功的小体量的条目，可检索到的信息单元通常在10个左右，可谓信息密集。
（二）行文据事直书
地方综合年鉴的本源是事实。年鉴选材除记载基本信息外，主要是记上年度发生的重、大、新、特事实。年鉴编纂者对庞大、复杂的事物加以条分缕析，提炼出重要主题，列为条目，并用标题加以显示，然后展开记述，从条目标题到内容使用直述式的表达方式。直述式表达要求做到以下三点：
1．条目标题准确简练
标题是对条目内容的浓缩和概括。因此，标题的外延和条目的内涵要吻合。题大事小或事大题小，都是不周延，也是不准确的。标题用词应当具体化，题文相符，使读者触题知文。为了方便读者查阅和提高查准率，地方综合年鉴编纂强调标题主题词前置，提倡用短语，忌标语式和长句。
2．条目内容文约事丰
无论是资料主题，还是知识主题，都强调记述要用事实说话，直陈其事。无论是综合性条目，还是单一性条目，都要求突出重点、详略得当。要删去一切“穿靴戴帽”的冗言，用节省的篇幅、直观的语言，即具有可见、可闻、可感的词语，来充实更多的信息。在提高信息单位面积密集度的同时，使读者如见其形，如闻其声，如临其境。
3．表达方式恰到好处
在记述、说明的过程中，要妥当地安排详写与略写。
一是事悄的发生和结果要略写，发展过程要详写。事情的发生阶段要开门见山，点明题旨。承转事实时，要略去铺陈过渡。事情的发展过程是条目的主体部分，体现条目 的中心思想，因而要详写。与开头一样，条目的结尾也是相当重要的。成功、精彩的结尾，能使读者更深入、更透彻地理解条目内容，进一步领会其中心思想，或唤起读者的思考与共鸣，增强条目的感染力。
二是“面”要略写，“点”要详写。“面”上的内容要用简练的文字陈述，而不展开叙述。“点”上的内容是条目的重点，直接体现中心思想，要详写。但在重点突出条目详写的部分时，不能忽视略写的部分。略写虽是寥寥几笔，如果运用得好，可以突出条目主题，起到“绿叶衬红花”的作用。
三是处理好“记”“说”“议”三者的关系。以记叙、描写为主要表达方式的记叙文和以“说”为主要特点的说明文，并不排斥像议论这样的表达方式。但议论只能作为辅助。在叙述或说明人物、事件、事理时，寓观点于记述之中，有时根据行文需要，可在适当的时候，以一二句议论点明事物、人物、景物的意义所在，或揭示条目的主题，醒人耳目，给人以启迪。点睛之处可以在篇中，也可在篇末。
（三）基本要素规范
条目主题确定后，要明确记述要素的范围。为使条目内容既达到应有的广度和深度，又约定在一定的篇幅之内，必须依据年鉴逐年编纂、连续出版的属性，建立必要的要素指标体系。编纂实践证明，每个条目都存在着一个对应的、必要提供的基本要素体系。譬如，综合性条目必要的内容要素体系，是指能体现事物发展水平、状貌、进展、进度、质量、数量、体量、性质、特征等的一组指标，而且这些指标每年基本恒定，以体现年鉴逐年、连续的本质属性。
不同类型的条目有不同的内容要素体系。各地、各行各业、各种各类事物的指标也各不相同，要分门别类制订综合性条目、单一性条目及其子类的基本要素体系。地方综合年鉴可以借鉴统计年鉴等其他专业年鉴、学科年鉴的指标体系，编制适合地方综合年鉴条目的基本要素体系，实施范式写作。范式写作有许多好处。如采用表式，它可以简练文字，节省篇幅，增大信息密度，可检索性强，而且排列规整严谨，排版美观，一目了然。如果指标要素不是太多，而且采用表式的表词有多有少，排表时差参不齐，则可用叙述性文字的格式。范式写作最大的好处是撰稿人易于操作。此外，也为制作电子版年鉴带来了便利。
