地方综合年鉴行文规则遵循国家关于出版物行文方面的有关规定，具体包括文字规则、词语规则、名称使用规则、标点符号使用规则、数字运用规则、量和单位使用规则、引文注释规则、科技名词与名词规则，以及其他有关规定。
一、文字规则
文字是一定社会范围通用的记录语言的书写符号。规范是年鉴工作者的重要任务。1992年8月1日起施行的《出版物汉字使用管理规定》是汉语文出版物规范文件。地方综合年鉴与其他汉语文出版物一样，必须遵照规定，使用规范汉字，消除用字不规范现象。
（一）使用规范汉字
规范汉字，是指2013年6月5日教育部、国家语言文字工作委员会发表的《通用规范汉字表》所收录的8105个汉字。
（二）正确选用异体字
异体字与规定的正体字音、义完全一样，仅仅字形不同，它们在任何语境下都能互相替代而不影响表达的意义。如“讌—宴”“鰌—鳅”“紬—绸”“刬—铲”。
异体字是人们在长期的语言实践中形成的。教育部、国家语言文字工作委员会在组织专家制定《通用规范汉字表》时、为尊重社会习惯，方便人们用字需要，对异体字不再简单地提“淘汰，废除”，而采取认同和有限使用。地方综合年鉴按照2013年6月制定的《新订异体字整理表》规定执行，对恢复其部分音项的6个字、义项的36个字做“辨析”处理，确定其使用范围。
根据中国出版工作者协会校对研究委员会于2005年修订的《图书编校质量差错认定细则》第十三条，异体字以《现代汉语词典》词条第一义项为首选，“也作某某”“同某某”作为参选。年鉴不论使用首选字还是参选字，都应看作是正确的。但在总纂或校样时、发现参选词，则应改为首选词，以利于汉语规范。
（三）可以保留或使用繁体字、异体字的特例
按照2001年1月1日起施行的《中华人民共和国国家通用语言文字法》第十七条规定，地方综合年鉴有下列情形的，可以保留或使用繁体字、异体字：
一是年鉴封面、内封、辑封或图片（广告插页或随文插图）使用的题词和招牌的手书字，书法、篆刻等艺术作品。
二是正文或图片中使用的文物古迹，如碑文、牌匾、楹联。
三是引用的原文中必须使用繁体字部分。
（四）不规范汉字
地方综合年鉴行文中禁止使用不规范汉字。不规范汉字主要是指《第一批异体字整理表》（1955年）、《简化字总表》（1986年）、《现代汉语常用字表》（1988年）、《现代汉语通用字表》（1988年）中，国家明文规定停止使用的已被简化的繁体字、已经废除的异体字、已经废弃的二简字，以及未正式公布通用的简体字。旧印刷体字禁止在年鉴中使用。
（五）规范用字正误的判别依据和参考依据
规范用字正误的判别，以国家有关部门判定的现行有关文字使用的标准规范为依据，主要有国家语言文字工作委员会于2013年公布的《通用规范汉字》《新订异体字整理表》等。
文字正误判别以最新版本的权威工具书为参考依据，主要是《辞海》《现代汉语词典》《新华字典》等。
（六）文字差错种类
1．错别字
错别字，有书写方面的，也有读音方面的。年鉴中的错别字，主要是指书写方面的错别字（读错别字，主要是语音问题）。写错别字分为写错字与写别字。
写错字，指字的笔画、笔形或结构上写错，似字非字。错字在规范字典里查不到，是无中生有。由于现代电脑排版，错字的情况基本消灭。
写别字，指把甲字写成乙字，或者形似、或者音同，别字属于张冠李戴。别字虽然在规范字典里可以查到，但用的地方却是错了。所以说，“别”的也是错的。通常说的错字也包括別字在内。
消灭错别字，首先要在主观上充分认识汉字规范化的重要意义和写错别字的危害。同时，根据汉字的特点，注意以下两个方面：
一是注意字形。有些形似字与形声字的声符相同，形符不同，要辨析不同形符的意义。如“狐、孤、弧”声符相同，形符“犭、孑、弓”不同，了解了这几个形符的意义，就不会把这几个字写错用错了。
有些形似字不属形声字，要抓住特点进行比较。如：“灸”（jiǔ）和“炙”（zhì）。“灸”是形声字，从火，久声（针灸）。“炙”是会意字，从火，像火上烤肉（脍炙人口）。“戊（wù）”“戌（xū）”“戍（shù）”“戎（rónɡ）”是一组典型的形似字，应多加比较，准确使用。
二是注意字义。大部分汉字是有意义的，不了解字义，很容易搞混。有些错别字就是由于不了解字义造成的。如：“鱼具”应为“渔具”。钓鱼、捕鱼的器具应该是“渔具”，而不是“鱼具”。“渔”是动词，“鱼”是名词。常说“授人以鱼，不如授人以渔”。“装璜”应为“装潢”。“璜”指半璧型的玉；“潢”的意思是染纸，引申为装饰。“家俱”应为”家具”。“俱”是全、都的意思，如俱乐部、一应俱全。“家具”意为家庭用具。“照像”应为“照相”。“照像”这个词现在已经不使用。“综合症”应为“综合征”。“综合征”又称“症候群”，它不是一个独立的疾病名称，而是表示因一些发生病变或功能紊乱的器官相互关联变化而同时出现的一系列症状，它通常是由多种病因所导致的一组症候群，如帕金森氏综合征、肾病综合征、世界杯综合征、考后综合征等。
2．多字、漏字、颠倒字
由于笔误或者排版时排版人员的疏忽，校对时又未发现，造成多字、漏字或若干个字颠倒，使字（词）或整个句子的原意出现歧义。
二、词语规则
词语包括词和词组。词是最小的能够独立运用的语言单位。由两个或两个以上意义有联系的实词按照一定规则组合起来的句子，其内部的语法单位叫词组。
任何事物和现象，都是用词组成句子表达出来的。一个句子能不能有效地表达事物的性状，除了句子的语法结构，还跟词用得合适不合适关系密切。词用得合适，又合乎造句规则，就能有效地表达客观存在；词用得不合适，即使语法结构没毛病，同样达不到交际目的。所谓合适不合适，有两层意思：一是正确使用词语，二是误用词语。
正确使用词语就是要使用现代汉语书面语的规范词语，其基本要求是正确明白、准确贴切、繁简适当、合乎规范四个方面。正确明白，是指不能误解词义、把词用错，不能违反事理，更不能含糊费解。准确贴切，是要求把语言中许多近义词之间的细微差别分辨清楚，造句时能够用贴切的词语表达明确的概念。繁简适当，就是该用一个词的不用两个，该用两个词的也不用一个；该用一个词的用了两个，不是前后重复，就是词语赘余；该用两个词的用了一个，也会犯脱漏或苟简的毛病。合乎规范，就是按照词汇规则选用规范词语，不能误用词语。
（一）成语使用规则
1．规范使用成语
成语是人们长期以来习用的、形式简洁而意思精辟、定型的词组或短句。成语有其结构的稳定性。它的成分一般不能任意颠倒，不能任意换字、加字或减字。成语有意义化的整体性。它不是成分的简单相加，而是几个成分结合起来表示一个统一的、不可分割的完整意义，一般带有形容和比喻或比拟的意义。
2．不能误用成语
误用成语主要有误解成语意义、搭配错误、部分语境条件不具、表意重复和把成语拆开使用等情况。如：
“家用电器降价刺激了市民消费额增长，原来趋于滞销的彩电，现在一下子成了炙手可热的商品。”“炙手可热”字面意思是手一接近便感到热，实际意义是比喻权势气焰之盛，而例句中却理解为热门。
“博物馆里保存着大量有艺术价值的石刻作品，上面的各种花鸟虫兽、人物形象栩栩如主，美伦美奂。”“美伦美奂”的实际意义是形容屋舍高大华美，例句中却用来形容艺术品，所以用错。
运用成语要明白成语中每个字的含义，成语的来源、原义，最终认清成语的实际意义（整体意义）。要注意万人空巷、望洋兴叹、文不加点、不刊之论等成语因误解意义而误用，注意筚路蓝缕、巧夺天工、如履薄冰等成语容易搭配错误。特别要注意一些语境条件不具和表意重复的成语。如：
“当时暴雨如注，道路泥泞，汽车已无法行驶，抢险队员们只好安步当车，跋涉一个多小时才赶到大坝，投入抢险。”“安步当车”表示心情闲适平和，不慌不忙地慢慢步行，与抗洪抢险的紧急状况不协调。
“农业结构调整后，山冈和田野上，到处都是漫山遍野的果树林。”“山冈和田野”与“漫山遍野”表意重复。
表意重复比较典型的还有“一天天地日臻完善”“活蹦乱跳的生猛海鲜”“连着几天几夜通宵达旦地忙活”等等。此外，有一些把成语拆开来使用的现象，破坏了成语的结构。如：
“他荐贤爱贤，从不求全而责备”“他的作品，既不矫揉，也不造作。”“求全”和“责备”意思相同，两者之间不具有因果关系。“矫”和“揉”都是形容“造作”的，意为过分造作，反而显得虚假，两者不是并列关系。所以，成语“求全责备”“矫揉造作”不能拆开使用。
（二）简称、缩略语使用规则
缩略语，也称紧缩词。它是指在已相对固定的比较复杂的词或词组中，直接或间接地摘取若干关键词，构成简短的词或词组，用以表达与原复杂词或词组相同的意义。
缩略语与简称关系密切。一个词语如果紧缩成另外一个词语，前一个形式叫作全称，后一个形式叫作简称。缩略语与简称的含义是大致一样的。前者强调的是简称形成的过程，后者强调的是紧缩的结果。
1．简称
简称一般用于名称的简缩。它代表的是对应的一个字数比较多的全称，比如“政协”这个简称对应的是“中国人民政治协商会议”和“地方各级政治协商会议”，全名字数太多，平时说话、行文为了方便，往往采用简称。
简称应由相关部门和国家语言文字工作委员会来规范。不合规范的简称会产生歧义、误解。比如，“南大”本来是南京大学的简称，是大家约定俗成的。可是如果把南昌大学、南通大学、南华大学、南方科技大学甚至济南大学、暨南大学也要简称为“南大”就会引起混乱的情况。
地方综合年鉴行文，第一次使用机构名称时应当使用全称，并用括号注明简称，下文再出现相同名称时，始可用简称。
地方综合年鉴行文，存在名称过于简化、过于谨慎、过于随意、不够统一、因循守旧等问题。
过于简化。民族自治地方和民族名称不可随意简化。如“内蒙古自治区”不可简称“内蒙”；不使用“藏区”“藏民”等不当提法，应使用“藏族聚居区”“藏族群众”等准确表述。又如“蒙古族”不可简称“蒙族”，“维吾尔族”不可简称为“维族”，等等。另外，我国很多少数民族都有不同支系，应注意不能以支系代替族名。如大家熟悉的电影《阿诗玛》，讲述的是彝族的一支撒尼人的故事，但很多人误以为是“撒尼族”的故事，实际上并不存在“撒尼族”。摩梭人是纳西族的一支，不可称之为“摩梭族”。编辑中遇到陌生的族称，应查阅资料以求准确，不能在56个民族之外人为地制造出一个民族来。
过于谨慎。如“某某市人民政府市长率经济代表团到某某地参加招商洽谈会。”严格地讲这个称谓是不够确切的，应去掉“人民政府”这几个字，写作“某某市市长”才更确切。同样，不宜称“中共某某省省委书记”“中共某某市市委书记”，应称“中共某某省委书记”“中共某某市委书记”。
过于随意。如把“清理‘三乱’办公室”叫作“清三办”，把“保持共产党员先进性教育办公室”叫作“保先办”还有“政办”可以理解为“政府办公室”“政协办公室'”“政治部办公室”；“防指”可以理解为“防汛指挥部”，也可理解为“防火指挥部”。
按照新华社关于规范新闻信息报道用语的规定，地方综合年鉴不使用“践行‘八荣八耻’”的提法，可使用“践行社会主义荣辱观”。
不够统一，指在一部年鉴或同一栏（条）目中，同一个称谓前后不一致。如对“政治部门”使用多种称呼，有“政法单位”“政法机关”“政治务部门”“公检法司”“政法•公安机关”等。正确的做法是，同一名称在同一文稿中不止一次出现时，应力求名称划一，防止前后不统一。
因循守旧，是指没有根据实际情况的变化而改变，仍沿用旧称谓。如把农村改制后的民营企业写作“乡镇企业”。按照《中华人民共和国村民委员会组织法》，村民委员会设主任和委员，村民委员会主任简称“村主任”，不可称“村长”。一些媒体把“大学生村干部”称作“大学生村官”“村官”，这与现行法规称谓不相符。
2．缩略语
缩略语是现代汉语中经常使用的一种简洁的语言形式。它以比原词更为简练的形式凝聚起丰富的信息量，有效地增强了现代汉语词汇的表现力。
（1）缩略语的种类。缩略语紧缩的方法是多种多样的，各种紧缩又都有自己的特点和规律。常用的形式有两种：
一是从原词语式全称中选取有代表性的语素紧缩。如人民代表大会—人代会，名牌优质产品—名优产品，博士生导师—博导，拍摄制作—摄制。清华、北大、宝钢、农行等就是采用这种形式构成的缩略语。也是采用这种形式，把“工商银行”缩略为“工行”，缺少了另一个代表性的语素“商”，造成表义上的不够全面。由于“工行”比“工商行”记述更经济省力，它才比“工商行”更流行。但从简称必须准确表述全称内含考量，应规范使用“工商行”。
二是用数字概括标示几项具有共同特点的成分。比如两会、一国两制、双拥、“三个代表”、海峡两岸三通、四项基本原则、五讲四美三热爱、八项规定等。
（2）缩略语不规范的几种情形。一是生造缩略语。生造的缩略语含义不明确，或是产生歧义。一种是不看语境随意紧缩，影响了原词语的特定含义。比如“遇难”（遇到困难）、“遗物”（遗失物品）等，这样的紧缩词就容易产生歧义。类似的还有把“中国人民保险公司”缩略为：“人保”，使人误解为“人权保护”或“人力保障”等等，把“糖尿病人心脏病”缩略为“糖心病”，更让人不知所指。另一种是随意标数概括，一味地求简而导致简而不明，使人不好理解其准确含义。比如“深入开展‘三查三比三看’活动，由于干部做到‘两带头’，经过‘四学四说四对照’，出现了‘五多五少’的新局面”还有一种是违反约定俗成规则。缩略语必须为公众所认可。除“知名度”较髙的，如“一个中心两个基本点”等外，必须先用全称，并用括号标注说明，否则不宜使用。比如不能把“五讲四美三热爱办公室”写作“五四三办公室”这是典型的生造缩略语，违反了表义明晰、准确，构造合乎规范等基本原则。
二是洋化倾向过于严重。伴随着全球化的经济文化交流，汉语对外来词的吸收，使得汉语词汇库更为丰富多彩。与此相关的外来词语缩略语也呈蔓延之势。应当遵循汉语缩略语的习惯用法，把握好外来词语缩略语使用三原则：一是必要性。汉语难以意译和音译，不用字母词语就难以表义、表达的。如卡拉OK、HB铅笔、B型血、X光、G大调等等。二是适应性。对于那些虽然可以汉译，但不如原文简洁明确的外来词语缩略语，我们可以使用。比如WTO（世界贸易组织）、MBA（工商管理）、CT、B超。但要把握“适当”的原则。地方综合年鉴属于公文语体，应尽量少用外来词语缩略语。三是规范性。至少有两层意思，其一是抵制使用“洋泾浜语”，其二是防止外来词语缩略语本身的误用。此外，还要避免拼写错误、格式错误等毛病。
三是违反“一对一”的原则。缩略语的目的是简洁语言，达到以少驭繁的实用效果，单义性是缩略语应该遵循的原则之一。而现状是缩略语中存在着一对多，即一个缩略语对应着两个或两个以上原型的问题。如“增资”对应着“增加资金”“增加工资”，“普教”对应着“普通教育”“普及义务教育”。
与一个缩略语有几个原型相对的是一个原型具有几个不同的缩略形式。如“检查并缴获”对应着“查获”“查缴”，“统一调配”对应着“统调”“统配”。像这样等义的缩略形式应该选择一个作为规范的来使用。
（三）正确使用网络语言
网络语言是伴随着网络发展而新兴的一种不同于传统平面媒介的语言形式。网络语言在QQ、BBS、微博、微信等平台上使用方便、简捷、形象，有其独特的魅力。但基于追求个性、求异心理，交流时语言使用不规范，构词造句带有很大的随意性，汉字、数字、英文字、符号等混杂在一起，产生一些怪字、错字、别字，缩写、谐音词不达意，病句连篇。这种一大串有别于正常意义的新奇词语，让大多数民众匪夷所思，容易让人产生误解和不理解。
我国的通用语言一直处于一种开放式的发展之中。而语言的发展是一个淘汰的过程，是好的总可以保留下来。现代汉语吸收各个领域、各个行业有生命力的词汇，这些词汇都有一个特点——符合汉语构词规律和修辞手法。近年来，现代汉语专家对网络语言协调规范，吸收网络语言中符合语言发展规律、能够被大众采纳的那一部分，使其进入现代汉语体系中。2012年《现代汉语词典》（第6版）出版，收录了近年来流行的如宅男、宅女、雷人、房奴、山寨、漂白、挺等网络热词，甚至连使用时间并不长的“被代表”的“被”的含义也收录在内。
地方综合年鉴使用网络语言应保持谨慎。最新版《现代汉语词典》收录的网络词语应为年鉴行文适用范围。此外，不得使用不符合现代汉语词汇和语法规律的网络用语。
（四）正确使用流行语、效仿词语
历史积淀于词汇。流行语的变迁背后，所勾勒的是一个国家变化的脉络。比如2013年中共中央纪检委“打虎”二字反复见诸媒体。其实，“打虎”这个词在1950年就已出现。同当下的情况类似，人们用“老虎”代指那些职位高、犯罪性质严重的腐败分子。由此可见，流行语由来已久。
改革开放以来，流行语从单一的“政治挂帅”中解放出来，产生了各种社会流行语，它广泛地应用于政治、经济、文化、生活等各个领域，反映了一个国家、地区在一个时期人们普遍关注的问题和事物，是特定时代社会生活、社会心理、社会热点，以及风俗、时尚、文化观念和价值取向的具体、生动反映。比如“不管白猫还是黑猫，抓住老鼠就是好猫”“发展才是硬道理”“科学技术是第一生产力”“尊重知识，尊重人才”“和谐社会”“科学发展协调发展”“可持续发展”“民生以人为本”“群众满意不满意”“民生工程”“幸福指数”“中国梦”“光盘”“倒逼”“逆袭”等词语，越来越多地出现在各级政府文件和领导干部的讲话中，一大批与人民群众生活息息相关的“下海”“上岗”“下岗”“再就业”“第二职业”“超市”“家政”等流行语，反映人民群众文化生活的“充电”“上网”“健身房”“广场舞”等流行语，在各种媒体频频出现。流行语也有对现实社会现象的讽喻，如“边腐边升”“几十个图章管不住一张嘴”“形象工程”“豆腐渣工程”“圈子文化”等等，都极为形象地道出了人们对改革开放中出现的不良现象的不满和反感。大量出现的社会流行语，是社会不断发展、不断变化的投影。地方综合年鉴记述事物注定要涉及社会流行语的使用。但具体如何使用，必须要注意把握适用范围和界限。
地方综合年鉴使用流行语要按照语言通用规范的要求，即依据权威性的工具书来判定。但规范与标准是有区别的，而且有宏观规范和微观规范之分。从宏观上看，词典修订周期长。以《现代汉语词典》为例，2005年7月修订出版第5版，2012年7月修订出版第6版，时隔7年。可以看出，规范要求相对稳定。而词语的使用是日新月异的，如果年鉴坚守非权威性词典收入的词语一概不能用，把反映经济社会迅速发展的流行语一概拒入年鉴，那就等于削足适履，其传递信息、传播知识的功能将大打折扣。年鉴编纂既要以词典作为标准，但又不胶柱鼓瑟、死抠词典，而应把原则性与灵活性相结合，既要慎重，也要尽其所用。判定是否可用，可从两个方面考虑：
一是看书面上是否经常使用。这里所指的“书面”，是指各级政府的公文、权威性报刊和比较严肃的文章，比如“中国梦”“乡愁”“光盘行动”“鞋子理论”[1]等，最初就是从政府公文、权威性报刊上逐步广泛使用起来的。
二是看全国主要方言区域在书面上和口头上是否经常使用。普通话的词语是吸收各方言土语的词汇来丰富发展自己的。方言词是在某个地区使用的词语，或者由于没有合适的替代词，或者有独特的表达功能。而方言土语基本上发源于流行语，因此，吸收流行语也顺理成章。比如“给力”这个词。从词源上看，“给力”是一个闽南方言词。在闽南漳州话中，“给力”有“用劲发力”的动词义，又有“精彩、棒、够味儿”等形容词义从2004年到2009年，“给力”在网络帖子中开始零星使用。2010年流行日本搞笑动画片《西游记：旅程的终点》中使用。紧接着，在南非世界杯足球赛期间，此词被高频率使用，成为受欢迎的新词，在流行中又增添了不少新的意蕴。使“给力”一词脱去方言的狭隘性而在通用语言中流传使用的关键一步，是它在2010年11月10日《人民日报》头版头条的大字标题“给力江苏‘文化强省’”中突然出现。一向保持严谨平实风格的《人民日报》也使用“给力”一词，立即引发了模仿效应，使“给力”一词在全国媒体中迅速爆红，成为“2010年十大网络流行语”之一。作为一个事件，“给力”登上《人民日报》头版也成了“2010年十大文化事件”之一。
“给力”一词的经历说明，部分有表现力的方言词通过广泛流行，也可以成为通用词语，获得恒久的生命力。社会方言词进入通用词语并广泛使用，在词汇史上不乏先例。如“四梁八柱”本是土匪黑话，“跳槽”本是娼家用语，“下海”本是艺人的行话，现在均已进入通用词语行列。再如垃圾、货色、名堂、过硬等等，在现代语体文造句时经常使用。
流行语是丰富发展汉语言词汇的一条通道。但是，大量流行语在内容和形式上还存在糟粕，它传播低级趣味，散布封建迷信甚至黄毒思想。为此，年鉴行文时要审慎把关，清除语言污染。
流行语生动形象，增强语言的表现力和语言的可读性，由此还派生出一批效仿词语。例如以“希望工程”为基础仿效而来的“形象工程”“文明工程”“夕阳工程”“银发工程”，以“工薪族”为基础仿效而来的“炒股族”“打工族”“麻将族”“追星族”“玩犬族”“飙车族”，以“军嫂”为基础仿效而来的“警嫂”“月嫂”，以“股民”为基础仿效而来的“彩民”“邮民”，以“酒吧”为基础仿效而来的“网吧”“书吧”，以“股市”为基础派生出来的“车市”“楼市”“书市”。地方综合年鉴对这类词语也要按照上述两条标准，判定哪些是准确、庄重、健康的仿效词语，适当加以选用。
（五）字母词使用规则
字母词是由字母与汉字、数字组成的或由符号、字母单独组成的词语，如“DVD”“AA制”“3C”“CN”等。《现代汉语词典》《现代汉语规范词典》和《全球华语词典》等通用辞书书末都设有“西文字母开头的词语”一栏，专门收载通行的字母词。
1．字母词的类型
根据字母词构成元素，大致可以分为以下四类：
一是纯字母型字母词，即全部由字母构成的字母词。按字母词的来源，可分为西文字母词、汉语字母词两类：
西文字母词：如WTO（世界贸易组织）、VCD（激光压缩视盘）、PCBBS（电子公告板系统）、CE（消费类电子产品）、BMW（徳国著名汽车品牌“宝马”）、QQ（中文网络即时通讯软件）、CBD（中央商务区）等。
汉语字母词：如RMB（人民币）、HSK（汉语水平考试）、PSC（普通话水平测试），还有字母加汉字构成的词、汉语拼音与外文缩略混合而成的词语（SDTV，山东电视台），以及汉语词语英译后缩略而成的词语（CCTV，中国中央电视台；SSIC，中国社会调查所）等。
二是字母加汉字型字母词，如PC机（个人计算机）、IC卡（集成电路卡）、pH值（氢离子浓度指数）、ATM机（自动柜员机）、X染色体、X光机、T型台、AB角、B型血、C照、D盘。
三是字母加数字型字母词，如MP3（数字音频压缩格式的袖珍型电子产品）、3D（三维）、3G（第三代移动通信技术）、B2B（企业对企业的电子商务）、24K（24K金）、PⅡ（奔腾Ⅱ）。
四是数字、字母加汉字型字母词，如3B法则（广告设计中多用美女“beauty”、幼儿“baby”动物“beast”扮演角色的倾向）、3C认证（中国国家强制性产品认证制度）、5A级景区等。
另外，还有一种把未加缩略的外文（主要是英文）词语夹在中文中便用的现象，常见的Internet（国际互联网）、Product（产品）等。这种外（英）文词只是与字母词类似，并不是严格意义上的字母词。
2．字母词使用急需规范
字母词在近十年来大量产生并流行，中外（英）文夹杂盛行不衰，是有其主客观原因的。一方面是改革开放以来，中国与西方的文化交流以及语言接触越来越频繁，字母词的使用频率也越来越高；另一方面，科技、经济领域需要即时引进国外新产品、新技术，外语特别是英语是其原则语言，而翻译中文对译词既慢又不准，因此较多地直接“移植”外（英）文缩略语或外文原词。字母词有限度地少量使用，是开放社会的正常现象。但是，部分人为显示学问或言语时髦而故意多用字母词和外来词。有的字母词连词典都査不到，读者看了当然不知所云。这不仅是设置一道人为的语言障碍，而且在一定程度上直接影响了汉语言的规范化、纯洁性。
地方综合年鉴在行文中需要使用外国语言文字时，要按照《中华人民共和国国家通用语言文字法》，同时执行国家新闻出版总署（注：2013年与国家广电总局合并为国家新闻出版广电总局）《关于进一步规范出版物文字使用的通知》的具体规定，即“在汉语出版物中，禁止出现随意夹带使用英文单词或字母缩写等外国语言文字；禁止生造非中非外、含义不清的词语；禁止任意增减外文字母、颠倒词序等违反语言规范现象。汉语出版物中需要使用外国语言文字的，应当用国家通用语言文字作必要的注释。外国语言文字的翻译应当符合翻译的某本原则和惯例。外国人口、地名等专有名词和科学技术术语要按照有关规定翻译成国家通用语言。”
3．字母词书写规则
字母词首字母一般使用大写，每一个字母占半个汉字位置，字母间短横占半个汉字位置，含字母词的文本提倡横排。
有5种情况，字母词缩略书写要用小写：
（1）小写字母和汉字构成的词语，如“x射线”“e时代”等。
（2）小写的缩略词，如“㎝”“g”“k”等计量单位。
（3）E-mail等半缩略语，构成成分中一半是缩略，E是electronic的首字母缩略语。
（4）字母加符号的情况，如“cn”“.com”“.gov”“.net”等。
（5）字母与符号构成的纯符号，如@等。
（六）正确使用涉及港澳台和国际关系、民族、宗教用语
举凡涉及法律法规、方针政策、社会生活、涉外问题、国内外时事，以至重要史实、史评等表述，都可能遇到敏感的政治性问题。在涉及敏感的政治性问题用语方面，应参考《关于止确使用涉台宣传用语的意见》《新华社新闻报道中的禁用词》等有关规定规范。
1．涉及港澳台的用语规范
涉及我国香港、澳门、台湾的用语，须体现“只有一个中国”的原则。香港、澳门是中国的特别行政区，台湾是中国的一个省。在任何文字、地图、图表表述时，要特别注意，尤其是多个国家和地区名称连用时，不要漏写“国家和地区”字样。
有关两岸关系的事务，是中国的内部事务，不能把涉台工作和涉外关系混为一谈。对台湾地区施行的所谓“法律”，应表述为“台湾地区的有关规定”。涉及对台湾的法律事务，不使用”文书验证”“司法协助”“引渡”等国际法上的用语。
不得将台湾、香港、澳门与中国并列提及，如“中台”“中港”“中澳”等；可以使用“大陆与台湾”“内地与香港”或“闽台”“京港””沪澳”等。“台湾”与“祖国大陆”（或大陆）为对应概念，“香港”“澳门”与“内地”为对应概念，不能弄混。
不能用“两岸三地”“两岸四地”，可称“海峡两岸和香港”“海峡两岸和澳门”“海峡两岸和香港、澳门”。对海峡两岸和港澳共同举办的交流活动，不得出现“中、港、台”之类的称谓，应称“海峡两岸暨香港”“海峡两岸暨澳门”或“海峡两岸暨香港、澳门”等。
要正确使用“海外”“境外”两个特定概念。“海外”指国外。因此，不能将香港、澳门和台湾称为“海外”。“境外”不等于“国外”。根据我国相关法律，我国香港、澳门地区属“境外”，现实生活中，在特定场合也称去香港、澳门为“出境”。台湾地区，目前中华人民共和国政府尚未对其实施行政管辖权。就台湾、香港、澳门而言，“境外”的“境”是中华人民共和国领域内的特定区域分界，而不是国境。
地方综合年鉴记述台商、港商、澳商在祖国大陆投资企业时，不得称“中外合资”“中台合资”“中港合资”“中澳合资”，可称“桂台合资”“沪港合资”“粵澳合资”等。对来投资的台商、港商、澳商应称“台方”“港方”“澳方”，对己方可称“桂方”“沪方”“粤方”等，不能称“中方”。
2．涉及国际关系的用语规范
有的国际组织成员中，既包括一些国家，也包括一些地区。如WTO（世界贸易组织，简称“世贸组织”“世贸”）和APEC（亚洲太平洋经济合作组织，简称“亚太经合组织”）。在涉及此类国际组织时，不得使用“成员国”，而应使用“成员”或“成员方”，如不能使用“世贸组织成员国”“亚太经合组织成员国”，而应使用“世贸组织成员”或“世界贸易组织成员方”“亚太经合组织成员方”。因为，WTO和APEC中有一些“单独关税区”，它们不是主权国家，如WTO的成员包括中国台北、中国香港、中国澳门，APEC成员包括中国台北和中国香港而不包括中国澳门。
3．涉及民族、宗教的用语规范
可以按照国家民族事务委员会《关于严禁在新闻出版和文艺作品中出现损害民族团结内容的通知》《中共中央宣传部、中共中央统战部、新闻出版署、国家民族事务委员会、国务院宗教事务局关于对涉及伊斯兰教的出版物加强管理的通知》的规定、规范。
民族问题涉及历史人物和历史事件的评价，在观点上应该与有关部门的权威提法或最新教科书的提法一致。如有些地方综合年鉴介绍本地历史人物时会记到岳飞和文天祥，但不能使用“民族英雄”的提法，而应分别称之为“抗金将领”“抗元将领”，或统称之为“著名将领”。
为了增进各民族间的团结，地方综合年鉴除了引用不便改动的历史文献外，一律不用“满清”这个历史名称，元朝不称“蒙元”，“炎黄子孙”写作“中华民族子孙”或“中华儿女”。
要尊重少数民族习俗。涉及少数民族的话题应谨慎，避免犯无心之过，伤害民族感情。
穆斯林是伊斯兰教信徒的通称，不要把宗教和民族混为一谈。记述涉及信仰伊斯兰教的民族习俗时，不要提“猪肉”。穆斯林宰牛羊及家禽，只说“宰”，不能写作“杀”。
地方综合年鉴出现政治差错，一般是涉及政治性内容的知识差错、语言文字差错和编校技术差错，是出版物中最常见的政治差错类型。其产生原因主要是缺乏对相关政策规范及特定的用语规范、技术规范的了解和把握。必须树立高度的政治责任意识和质量意识。
一是要掌握宪法、有关法律、法规及政策性规定。《地方综合年鉴编纂出版规定（试行）》第五条规定：“年鉴编纂出版应遵守国家关于保密、著作权、出版、广告等方面的法律、法规或规章，遵守党和国家关于民族、宗教和对外关系等方面的法规或政策，维护国家利益、民族团结和社会稳定。”应认真学习《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》《岀版管理条例》《宗教事务条例》《地方志工作条例》等法律、法规的相关条文，把好政治关。
二是了解相关文件中的技术性规定。全面了解，重点把握《出版管理条例》《图书质量管理规定》《期刊出版管理规定》等行政法规、部门规章和有关规范性文件，把好技术性规定关。技术性规定往往是很具体的，甚至是细致入微的，很多技术性规定在操作层面上体现并保证了政策性规定的执行。如对国家用语与地方用语的规定：“新疆幅员辽阔”“内蒙古幅员辽阔”“西藏幅员辽阔”的“幅员”一词，只能对国家而言，不能用于国内某一行政区域，其中的“幅员”应该为“土地”或“地域”；国土指属于一个国家管辖的领土或领域，只能对国家而言，因此不能说国内某地的“国土面积”是多少，某地的“国土”应该为“土地”或“地域”。
地方综合年鉴涉及政治、外交、军事、安全、历史、疆域、民族、宗教、统战等方面的敏感问题，编纂中务必谨慎从事，切勿掉以轻心。地方综合年鉴属政府出版物，它代表政府发言，年鉴编辑无小事，一定要举轻若重、细致入微、一丝不苟。
三、语法规则
语法是用词造句的方式，是语言的结构规则。说话、写文章，合乎语言的结构规则就通，就合乎语法，反之就不通，就不合乎语法，就是病句。病句是语法错误的表现形式。地方综合年鉴在其语言表达上出现瑕疵和错误，对语言表达本身和社会公众都会产生负而影响。语法错误包括词法错误和句法错误。
（一）词法错误
词法错误有多种类型。字词使用不当是导致语法错误的重要原因。地方综合年鉴中误用名词、动词、形容词和表意不明（指代不明）、费解、歧义的词相对较少，但数量词使用混乱和虚词使用不当等情况时有发生。
1．数量表达混乱
（1）数字表述矛盾。
“全市个人助学万元以上的将近800余人。”
“全县农村居民人均纯收入超过万元以上。”
“将近”与“余”矛盾。“超过”后面应该是确数，而“万元以上”是不确定数。类似的表达还有“达……之多”“最多……以下”等。
（2）数字表述重复。
“全年植树大约2万株左右。”
“这种新型高速列车每小时时速达350公里。”
“年货物吞吐量达到每年150万吨。”
“大约”和“左右”重复，应删去一个。“时速”即每小时行驶距离，应删去“每小时”。“年货物吞吐量”和“每年”重复，“每年”应删去。类似“每年”的词语还有“每件”“每台”“日均”等表示“单位”数量的词，使用时应注意前后关系。
（3）数值倍数、底数、翻番岀错。
“新的道路交通法规实施后，交通事故减少了三倍。”“三倍”应改为“百分之三百”。注意数值减少不能用倍数，只能用分数和百分数。
“2012年全国白酒实现产量1153万千升，比1990年的513万千升增加了2.25倍。”注意区别“增加到”与“增加了”以及“翻番”的概念。“增加到”包含底数，“增加了”不包含底数，所以应把“2.25倍”改为“1.25倍”。
“2011年，某餐饮店营业额为120万元，比上年的40万元翻了两番。”“40”翻一番为80，翻两番为160，而翻三番为320。
2．误用虚词
误用虚词主要表现在句子使用为了、通过、经过、由于、关于、对于等介词不当，造成句子成分残缺。例如：
“通过群众路线教育实践活动，使全局党员干部受到深刻的教育。”“通过……使”掩盖主语。或者去掉介词“通过”，或者去掉动词“使”。
“对于大学毕业生就业难的问题，引起了全社会的极大关注。”误用介词“对于”，造成主语残缺。
（二）句法错误
1．成分残缺或赘余
成分残缺一般有缺主语、缺谓语、缺宾语、缺少必要的附加成分，造成句子结构不完整，表达意思不准确。成分多余是指多了某个成分而使意思不清楚，一般有词语堆砌、重复、可有可无或助词多余的情况。
2．语序不当
语序不当包括词序不当、句序不当两种情况。
词序不当包括多项定语、状语次序不当，虚词、关联词语位置不当等几种情况。造成词序不当的原因一般是没有遵循时空、逻辑顺序，缺乏前后照应等。
句序不当一般有概念大小排列不当、语义轻重排序不当、时空顺序不当、逻辑顺序不当等几种情况。造成句序不半的原因主要是对句子排序的客观规律缺乏科学的认识。
地方综合年鉴记述要求是管什么、记什么，干什么、记什么，其语句的顺序，应根据工作职能的主次地位来安排。如果没有认识到这一点，句子排序就容易出现毛病。
条目还应该增加必要的数据、事实，用翔实的数据和典型的事例说明成效。
语序不当、句序不当与编纂者逻辑思维有关，是地方综合年鉴隐性存在的重要问题，它影响到年鉴的内在质量。
四、人名、地名、机构名称、民族名称使用规则
（一）人名使用规则
地方综合年鉴中人名有中国人名、外国人名两类。
1．汉语姓名和少数民族语人名
（1）汉语姓名书写、拼写规则。汉语姓名应使用规范文字。按照“名从主人”的原则，认同使用《新订异体字整理表》中如“喆”“淼”“堃”“甦”“犇”“邨”等限作人名的异体字。
汉语姓名（单姓、复姓、双姓）拼写规则。按照《中国人名汉语拼音字母拼写规则》（GB/T 28039—2011）规定，使用普通话、汉语拼音字母拼写中国汉语人名。根据满足应用需要，仿姓名的笔名、别名、法名、艺名等，按照正式姓名（即符合一般习惯用法的姓名）写法处理。
（2）少数民族语人名拼写规则。少数民族语人名拼写按照《中国人名汉语拼音字母拼写规则》规定的民族语用汉语拼音字母音译转写，分连次序依民族习惯。音译转写法可以参照《少数民族语地名汉语拼音字母音译转写法》执行。
在一定的场合，可以在少数民族语人名音译转写原文后备注音译汉字及汉字的拼音；也可以先用或仅用音译汉字及汉字的拼音。例如：
Ulanhu（乌兰夫，WūLánfū）
Ngapoi Ngawang Jigme（阿沛·阿旺晋美，ĀpèiĀwànɡjìnměi）
（3）特殊问题的变通处理办法。地方综合年鉴行文中涉及的著名历史人物，港、澳、台人士，海外华侨及外籍华人、华裔的姓名，以及科技领域各科（动植物、微生物、古生物等）学名命名中的中国人名，原来有惯用的拉丁字母拼写法，必要时可以附注在括弧中或注释中。
根据技术处理的特殊需要，年鉴行文中出现的对外文件和书刊等，大写字母Ü可以用YU代替。例如：Lǚ Hépínɡ（吕和平）拼写为：LYU HEPING
（4）人名和称谓连用时的规则。地方综合年鉴行文中对于人物名称一律只呼其名，不必加尊称或敬语（引文除外）。如领导、首长、同志、老师、师傅、先生、女士等。必要时可以加职务、职称且一律加在人名之前。如“市长某某某”“高级工程师某某某”。学衔、军衔等可加在人名之后。如“江苏省军区司令员某某某中将”“某某大学校长某某某博士”“前美国国务卿基辛格博士”。
（5）人物身份、职称称谓误用。误用的主要原因是沿用旧概念或随意性。如“国家公务员”“国家一级演员”。“国家公务员”是《国家公务员暂行条例》中的概念。自2006年1月1日起，《中华人民共和国公务员法》正式施行后，原《国家公务员暂行条例》中的“国家公务员”概念被《中华人民共和国公务员法》中的“公务员”这一新的法律概念所替代，明确我国的公务员没有“国家公务员”和“地方公务员”之分。另外，在人力资源和社会保障部、各省（自治区、直辖市）的有关评定职称的文件规定的职务名称中，只有体育系列的正高职职称为“国家级教练员”，其他系列的官方名称均没有“国家”二字，“一级演员”“一级编剧”前面缀以“国家”，即称呼“国家一级演员”“国家一级编剧”是不确切的。
2．外国人名使用规范
外国人的译名，一般选择最常用且不和其他人混淆的中文译名。译名优先参照新华通讯社译名室编辑、中国对外翻译出版公司于2007年4月出版的《世界人名翻译大辞典（修订版）》，以及《中国大百科全书》各卷所附的外国人名译名对照表。其次，可参照新华通讯社编辑的针对世界50多种语言的人名译名手册。以上均未收录的人名，可根据新华通讯社编辑的译音表中相应语言的译音表音译。
根据“名从主人”的原则，下列情形按约定俗成方式命名。
（1）已有固定英文名的华裔外籍科学家以及知名人士，应使用其固定的英文名。如李政道译成“T．D．Lee”。
（2）国外知名科学家和知名人士已有习用的中译名或汉名，则遵循其译名不可音译的原则处理。如Henry Norman Bethune翻译为“白求恩”。
（3）我国出版物固定使用的知名度高的外国人名译名，以新华通讯社译名手册为准，如曾担任国际奥委会主席的Jacques Rogge，中文的音译名为雅克•罗格，不可以随意改变译名的文字。
（4）引用科技图书中的外国人名，按照译名手册翻译成中文，并在第一个中文译名后面加上该名字的外文写法。
（5）学术专著中的外国人名可以保留原名而不译成中文。
（二）地名使用规则
地方综合年鉴行文涉及的地名有两大类：一类是中国地名，一类是外国地名。它包括自然地理实体名称，行政区划名称，居民地名称，各专业部门使用的具有地名意义的台、站、港、场等各类地名。
1．国内地名使用规则
国内地名写法，以中国地图出版社出版的最新行政区划地图为准。当地地名必须以本地地名普查办公室核定的地名为准。汉语地名按《中国地名汉语拼音字母拼写规则（汉语地名部分）》拼写。
少数民族语地名，在各自民族语言文字的基础上，按其标准（通用）语言，依据汉语普通话读音译写汉字。对约定俗成的汉字译音一般不更改。多民族聚居区的地名、有文字的少数民族语地名间的相互译写，以本民族和其他民族规范化的语言文字为依据，或者以汉语拼音字母拼写的地名为依据。
蒙、维、藏语地名以及惯用蒙、维、藏语言文字书写的少数民族语地名，按《少数民族语地名汉语拼音字母音译转写法》拼写。其他少数民族语地名，原则上以汉译名称按《中国地名汉语拼音字母拼写规则（汉语地名部分）》拼写。
台湾省和香港、澳门特别行政区的地名，依据国家有关规定拼写。
2．国外地名使用规则
国外地名的汉字译写，除原有的汉译惯用名采用约定俗成的原则予以保留外，其他地名以该国官方语言文字和标准音为依据。国际公共领域的地理实体名称的汉字译写，以联合国有关组织或国际有关组织颁布的标准名为依据。国外地名汉字译写时，以汉语普通话读音为准，地名
专名用音译，通名一般为意译，可以参照中国地名委员会编译的《外国地名译名手册》、中国大百科全书出版社编辑出版的《世界地名录》、知识出版社编辑出版的《世界地名译名手册》。无现成译名的地名，根据国家地名委员会编译的《外国地名汉字译写通则》音译。非常见的外国地名译名在行文中首次出现时，必须加圆括号标注原文，方便读者理解。
（三）组织机构名称使用规则
使用实际的标准组织机构名称。地方综合年鉴中组织机构名称首次使用时要用实际的规范全称。同一名称在年鉴中不止一次出现时，可在全称后用圆括号标注简称，以后用简称，或者采取在年鉴附录中设置一组组织机构全称与简称对照表，行文时可直接采用表中所列的组织机构简称的方法。
使用规范的组织机构简称。中共中央、全国人大常委会、国务院、全国政协领导机构，中共中央和国务院直属机构的名称，一律使用各领导机构办公厅规定的各级地方领导机关与中央相对应的组织机构的简称，不得自行简化。各民主党派、工商联及群众团体组织机构、经济组织等单位的简称要特性突出、规范明确，不能有歧义。
外国的组织机构、团体名称，尽量使用惯用译名，无惯用译名的，可根据《翻译服务译文质量要求》（CB/T 19682—2005）的规定翻译，必要时附注原文。采用缩写形式应符合国际惯例。来自外来概念的中文缩略语，应使用外来概念原词的英文缩写。如“世界贸易组织”缩略为“WTO”。
（四）民族名称使用规则
我国的民族名称记述规范可依照《中国大百科全书·民族》的表述记述。
外国民族名称可参照《中国大百科全书·民族》和商务印书馆编译的《世界民族译名手册》的表述记述。外国民族名称的汉译名在年鉴中首次出现时，须用圆括号标注原文。
五、标点符号使用规则
标点符号是辅助文字记录语言的符号，是书面语的有机组成部分。2012年6月11日实施的国家标准《标点符号用法》（GB/T 15834—2011），是正确使用标点符号的规范、判别标点符号正误的依据。
（一）规范使用标点符号
新版标点符号有17种，其中点号7种，标号10种。分隔号“/”为新版标准中增加的标号。《标点符号用法》附录A为规范性附录，对标点符号不能怎样使用和对标点符号用法加以补充说明；附录B为资料性附录，对功能有交叉的标点符号的用法做了区分。这两个附录对标点符号使用混乱、误用和争议有进一步的规范作用。
（二）标点符号使用错误
标点符号不是字，但每一个标点符号都有一个独特的作用。如果随意使用，就会造成语言层次上的混乱。地方综合年鉴使用标点符号应符合国家规范标准。
错用标点符号最常见的几种情况：
1. 图或表的说明文字句末误用句号
图或表的短语式说明文字，中间可用逗号，但末尾不用句号。即使有时说明文字较长，前面的语段上出现句号，最后结尾处仍不用句号。
如图片说明文字“经过治理，市容市貌焕然一新。这是某区街道一景。”结尾处不应使用句号。
此外，在占行的标题后面误用句号。如占行标题“一、国民经济稳步发展。”句号应取消。
2．误用顿号
标有引号或书名号的并列成分之间误用顿号。如“政治”、“经济”、“文化”，《人民日报》、《光明日报》、《中国青年报》。正确的标示应去掉引号间和书名号间的顿号。若有其他成分（引号或书名号之后还有括注）插在表示并列的引号或书名号之间，则应用顿号。如《人民日报》（海外版）、《新华日报》《时代周刊》。
3．误用引语中句末点号
引语句末点号是用在引号内还是引号外，关键是看引用部分是独立成句的，还是从属于引用者的。如果是完整的一句，句末点号应放在引号内；引号中的引语只是句中的宾语部分，句末点号应放在引号外。引语虽不独立使用，但带问号或叹号时，引号内的句末点号应保留。
有一种情形要注意区别，位于引文之前的“说”（道、讲、问、答）后用冒号。位于引文之后的“说”分两种情况：“说”处在句末时，其后用句号；“说”后还有其他成分时，其后用逗号。插在引文中间的“说”类词语后只能用逗号表示停顿。
4．误用省略号
在《政府工作报告》标题下注明了“（摘要）”，可是在文章中却加上了大量的省略号，虽表示删节之意，可有画蛇添足之嫌。并且省略号前后有的加点号，有的不加点号，前后不统一。
省略号与“等”“等等”并用产生的错误。例如“市文化局、卫生局、公安局……等10个局级机关联合发出通知，要求各地认真做好此项工作。”再如“各中小学校要充分利用多种形式经常向广大群众、中小学生和儿童进行交通安全常识教育，如广播、电视、图片展览、文艺演出，等。”
“等”和“等等”两个助词既有通用之处，又有区别。表列举未尽的省略号和表列举概括的“等”功能不尽相同。第一个示例的省略号与“等”只能选择用其一。表示列举未尽，且后面再无其他词语时，既可用“等”，也可用“等等”。第二个示例中“等”字前的逗号使用有误，并列成分之间用顿号，末尾的并列成分之后用“等”“等等”之类词语时，“等” 字前不用顿号或其他点号。
5．误用书名号
条例、通知等法规文件名称用书名号，不能视为作品的课程（课题）、证照、奖品、奖状、会议、活动，以及组织机构等名称，不应用书名号。
书名带有括注时，如果括注是书名、篇名的一部分，应放在书名号之内，反之则应放在书名号之外。
（三）正确掌握标点符号的点放位置和书写形式
标点符号的点放位置和书写形式分横排和竖排两种。地方综合年鉴采用横排的形式。因此，标点符号点放和书写形式也采用横排的方式。
六、结构层次序数使用规则
结构层次序数常见于篇幅较长、内容庞大的文章，或综述等综合性条目。正确使用结构层次序数，能使文章或综合性条目的内容条理清晰、前后文连贯顺畅，便于读者阅读和理解。
（一）正确使用结构层次序数
地方综合年鉴的文体结构层次序数应参照国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年发布实施的《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）规定行文。
结构层次序数包括表示序数的语词、数字或字母。行文中多用汉字数字和阿拉伯数字表示序数。
单层次时，用汉字数字。例如： 一、二、三……
多层次时，先用汉字数字，后用阿拉伯数字。例如： 一、二、三、……（或：一二 三 ……），（一）（二）（三）……，1.2.3.……，（1）（2）（3）……
（二）误用结构层次序数的几种情况
写错。诸如“（一）、”“1、”“（1）、”之类的写法都是不符合规范的，应分别改为“（一）”“1.”“（1）”。要明确一级汉字序数字旁附加顿号（或空一个汉字格），二级汉字序数字加圆括号，一级阿拉伯数字序数加齐线小圆点，二级阿拉伯数字序数加圆括号。总之，每级序数只能附加一种符号，不能重复加其他符号。
过细。条目使用结构层次序数要适度。一般而言，上述四个层次已经够用。少量体量较大的文章和特大条目也应当尽量控制在四个层次之内。文章和条目中使用过多过细的结构层次序数，会显得内容零碎、缺少归纳，给人松散的感觉。
越级。条目使用结构层次序数时不要随意跳跃顺序。比如“（一）”以下的序数为“（1）”之类的表述。如果内容结构层次只需要二级，则第一层用“一”，第二层既可以用“（一）”，也可以选用“1.”。同一篇文章、同一个条目中的序数要统一，不能每一部分都有不同的写法。
另外，结构层次序数的使用，应当采取序数显示的形式，尽可能地少用诸如“首先”“其次”“再次”“最后”，“第一”“第二”“第三”，“其一”“其二”“其三”之类的结构层次序数表示法，这类结构层次序数之后并不用顿号，而用逗号。用“一是”“二是”“三是”时，不用点号，直接接下文，如“一是明确任务，二是抓紧时间，三是注重实效。”
七、数字书写规则
数字在汉语言文本中主要有汉字数字和阿拉伯数字两种表达形式。中华人民共和国国家质量监督检验检疫局和国家标准化管理委员会于2011年11月1日起实施的国家标准《出版物上数字用法》（GB/T 15835—2011）是汉语言出版物数字用法的规范标准。该规定对汉字数字和阿拉伯数字这两种数字的书写系统在使用上做了相对明确的分工，对数字编号、数字伴随计量单位、数字表达的省略形式、数字和标点符号、数字与排版格式等方面做了规定。地方综合年鉴数字使用应按照此规则执行。
（一）数字形式的选用
地方综合年鉴选择数字书面书写形式时，总原则是根据数字的表达功能（目的）来选择其书写形式。在具体落实总原则时，数字书写形式要遵循编码效率、尊重传统、表义清晰、系统一致四个原则。编码效率原则突出阿拉伯数字的功用，当需要用到的数字越多，就越应该使用阿拉伯数字书写形式；尊重传统原则突出汉字数字的功用，特别是在不强调计量的时候，在不影响信息传递效率的前提下，使用汉字数字书写形式，以保持中文文字系统的统一美感；表义清晰原则会对前面两条规则进行约束，不论使用前述哪一种书写形式，都应该追求清晰、准确的表达效果；系统一致原则（同类别、同形式原则）将更多的选择主动权交给文本的编著者，从表达的需要出发，选用数字的表达形式。
1．应该选用阿拉伯数字的典型情况
用数字计量的数值，数值伴随计量单位时，如长度、容积、面积、体积、质量、温度、经纬度、音量、频率等；用于编号的数字，现代社会生活中出现的事物、现象、事件，其名称的书写形式中包含阿拉伯数字，已经广泛使用而稳定下来的，如 3G 手机、MP3、G5峰会、维生素B6、“3·21”事件、“12·8”抢劫案等等。
2．应该选用汉字的典型情况
干支纪年、农历月日、历史朝代纪年及其他传统上采用汉字形式的非公历纪年等等，数字连用表示的概数、含“几”的概数，已定型的含汉字数字的词语，含有月日简称的表示事件的词组，含有数字的表示节日的词组，原版古籍引文标注，等等。
3．使用阿拉伯数字和汉字数字均可的情况
如果表达计量或编号所需要用到的数字个数不多，选择汉字数字还是阿拉伯数字在书写的简洁性和辨识的清晰性两方面没有明显差异时，两种形式均可使用，包括：非物理量词；部分表示编号的数字；古籍的引文标注版次、卷次、页码；用“多”“余”“左右”“上下”“约”“近”等表示的概数（不含“几”的概数）；单位名称中的数字代码。
用阿拉伯数字还是汉字数字，应该根据具体语言环境灵活运用。如果要突出简洁醒目的表达效果，应使用阿拉伯数字；如果要突出庄重典雅的表达效果，应使用汉字数字。在同一场合出现的数字，应遵循“同类别同形式”原则来选择数字的书写形式。如果两数字的表达功能类别相同（比如都是表达年月日时间的数字），或者两数字在上下文中所处的层级相同（比如文章目录中同级标题的编号），应选用相同的形式。反之，如果两数字的表达功能不同，或所处层级不同，可以选用不同的形式。地方综合年鉴中若记到有法律效力的文件、公告文件或财务文件，可同时采用汉字数字和阿拉伯数字。
（二）数字的表示方法
1．阿拉伯数字表示方法
多位数。为便于阅读，四位以上的整数或小数，可采用千分撇和千分空两种方式分节。
纯小数。纯小数必须写出小数点前定位的“0”，小数点是齐阿拉伯数字底线的实心点“.”。
数值范围。在标示数值的范围时，可采用浪纹线连接号“～”或一字线连接号“—”。前后两个数值的附加符号或计量单位相同时，在不造成歧义的情况下，前一个数值的附加符号或计量单位可省略。如果省略数值的附加符号或计量单位会造成歧义，则不能省。如9亿～16亿（不写为9～16亿）、15%～30%（不写为15～30%）。
年月日。年月日的表达顺序应按照口语中年月日的自然顺序书写。四位数字表示的年份不可简写为两位数字。如“1998年”不可写作“98年”。由引用文件、讲话稿造成的汉字数字表示的年份，在编辑时应改为阿拉伯数字。“98”是英文表示年份的形式，且2000年后不再使用，不适合用于地方综合年鉴。
含有月日的专名。含有月日的专名采用阿拉伯数字表示时，应采用间隔号“・”将月日分开，并在数字前后加上引号，如“3・15”消费者权益日。
时分秒。计时方式既可采用12小时制，也可采用24小时制。
2．汉字数字表示
概数。两个数字连用表示概数时，两数之间不用顿号“、”隔开。如五六人、三五天、六七十个、四十五六岁。
年份。年份不简写。如“一九九八年”不写为“九八年”。
周年。周年纪念，如“长征胜利七十周年”“毛泽东同志诞辰一百周年”。
含有月日的专名。含有月日的专名采用汉字数字表示时，如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“・”将表示月和日的数字隔开；涉及其他月份时，不用间隔号。如“一・二八”事变、“一二・九”运动、“五一”国际劳动节。
有用阿拉伯数字表示约数的，拟改用汉字数字为好。如“十多年”“二十来年”“近三年”“三年前”，不用“10多年”“20来年”“近3年”“3年前”。“连续三年”“十连冠”，不用“连续3年”“10连冠”，这如同“每一年”“三年之中”一样，应用汉字数字。
“零”“○”和“0”。阿拉伯数字“0”有“零”和“○”两种汉字书写形式。一个数字用作计量时，其中“0”的汉字书写形式为“零”；用作编号时，“0”的汉字书写形式为“○”。如“二○○九”写成“二零零九”，是错误的。由于输入方法不一样，排版人员在排版时图方便，就用“0”代替“○”，如“二00九”，造成汉字与阿拉伯数字混用，应引起排版和校样人员注意。
3．阿拉伯数字与汉字数字同时使用
如果一个数值很大，数值中“万”“亿”单位可以采用汉字数字，其余部分采用阿拉伯数字。如我国2010年第六次全国人口普查人数为13亿7053万6875人。除上面情况之外的一般数值，不能同时采用阿拉伯数和汉字数字。如108可以写作“一百零八”，但不应写作“1百零8”；4000可以写作“四千”，但不应写作“4千”。
（三）数字的书写格式
出版物中的阿拉伯数字一般应使用正体二分字身（半角形式），即占半个汉字位置。在行文中，出于对齐、排版美观的需要，可以使用跟汉字等宽的全角阿拉伯数字，并保持全书阿拉伯数字字体的一致性。多位数的 阿拉伯数字形式表达时不能中间断开、移行。竖排文章中的阿拉伯数字形式，应按照顺时针转90度方向，旋转后要保证同一个词语单位的文字方向相同。
八、量和单位使用规则
1993年国家技术监督局发布的国家标准《量和单位》（GB 3100～3102—1993），是除古籍和文学书籍外，所有出版物使用量和单位的名称、符号、书写规则的规范依据。
（一）量的使用规范
量的使用规范主要包括量名称、量符号。地方综合年鉴在量名称、量符号和数字印刷方面的规则，应执行《有关量、单位和符号的一般原则》（GB 3101—1993）的规定。
（二）单位的书写规范
单位名称书写要规范，单位中文符号书写和使用要准确，单位国际符号书写和使用要正确。
（三）国际单位制词头符号的书写和使用规范
词头大小写不能混淆，词头符号不能独立使用；词头符号不能重叠使用；一些国际单位制中具有专门名称的导出单位、国家选定的非国际单位制单位，如℃（摄氏度）、°（度）、＇（〔角〕分）、〞（〔角〕秒）、 d（天）、h（时）、min（分）、r/min（转每分）、n mile（海里）、kn（节）等不许加词头。
（四）禁止使用非法定计量单位或已废弃的单位名称
使用市制单位。例如尺、寸、担、斤、两、钱、亩等。在表达小面积时可以使用“亩”，但要括注法定计量单位“公顷”。
使用早停用的“公字号”单位。除公斤、公里、公顷以外的所有“公字号”单位都不能使用。公斤、公里也尽量在全书中统一改用千克、千米。
使用英制单位。英制单位是必须废弃的。当确有必要出现英制单位时，一般采用括注的形式，如“51厘米（20英寸）彩电”。1英寸=25.4毫米。
使用CGS制中有专有名称的导出单位及其他杂类单位。例如将已废止的表示功率的单位名称“马力”（米制）替代SI制单位名称“瓦特（W）”；将已废止的表示电力功率的“度”替代SI制单位名称的“千瓦小时”。
（五） 外文字母大小写的常见错误
外文字母的大小写，一般都有规定或约定俗成的写法。基本规律是第一个字母大写，第二个字母小写。但也有相反的。如 eV（电子伏）、dB（分贝）、pH （酸碱度）。此外，因书写排印，特别是校对环节的疏忽，仍发生一些错误。
1．表示千的词头k应为小写，但误为大写
热耗10800kJ/KW・h。其中第一个k是对的,第二个K应为小写k。
千米每小时Km/h。这里的K应为小写k。
满载总质量1500Kg。这里的K也应为小写k。
发电量为7.59亿Kw・h。 K应为小写k, w应为大写W,即7.59亿kW・h。
2．表示米的m应为小写，而误用人写M
最高时速l00KM/h。这里的K、M均应小写，应为100km/h。
此外，非法定计量单位“克拉”，应换算成“克”。如“生产金刚石1900克拉”，应换算成380克。1克拉=0.2克。
（六）需要注意的问题
1．偏差的表示
偏差的表示可用括号将数值和偏差组合，将共同的单位置于全部数值之后。如：t=20℃±0.1℃=（20±0.l）℃,不能写成t=20±0.1℃。
2．全员劳动生产力的表示
有的地方综合年鉴用“元/人•年”表示全员劳动生产力，考虑到地方综合年鉴的年度性，表头有“某某年经济指标”，即已表示为全年数据，用“元/人”表示即可，以避免重复。
九、注释及文后参考文献著录规则
注释及文后参考文献著录，是地方综合年鉴的组成部分。行文时无论是采用注释，还是选用参考文献，都应设注文标识，注文项目全书统一,真正实现方便读者阅读，使之更全面深刻、更准确地理解正文的宗旨。
（一）注释
注释主要包括释义性注释和引文注释两种。释义性注释是编著者对正文中某一特定内容的进一步解释或补充说明。引文注释包括各种不宜列入文后参考文献的引文和个别文后参考文献的节略形式，大多是用来标注引文、观点、材料的出处，所以也称“注引”。
注释常见的标注方式有:
标题注。标题注是紧接在题目后的注，它的使用范围比较宽泛。地方综合年鉴记载重要的规划、重大的成果、国家重点课题等都有必要在标题注中说明。标题注一般通行用“★”符号标示，若标题中有两处注则用“★★”标示，注文排印在标题页面地脚，以方便读者阅读，引起对其重要性的关注。
引文注。引文注一般分文中注、脚注、篇末注三种。
文中注。文中注是指在正文中标注引文的文献来源，也称“文中夹注”。文中注常用方式有三种：一是直接引用文献原文，用双引号把引用的内容引起来，再用圆括号标注注文（如作者、出版年份、页码）；二是间接引文，一般引用文献的大意或文献的观点、数据等，如果作者在行文中未出现原作者姓名，注文将把作者和出版时间用括号括起来；三是转引，即转引二手资料（参考文献），一般应查核原文，确实无法查核的,应注明转引来源，转引时特别注意不要有错字、错意，以防以讹传讹甚至断章取义。
脚注。脚注是把注文排印在书本当页地脚的一种形式，也称“面末注”。脚注的格式，与正文间隔一行，用四字线分开，用圆号按顺序码①②③……标出。第一行空两格，定注号，写注文，格式顺序为：著作者,著作（文章）名称，出版者，出版年，页码。如“许家康：《年鉴编纂入门与创新》，线装书局2006年版，第178页”。注号以页为单位排序，每个注文各占一段，用小五号宋体字，回行齐肩。
书末注。书末注即将全部注文集中在全书或文章专文末尾。排印时亦用四字线分隔，注文格式顺序、项目与脚注相同，每注为一自然段。书末注要适量，太多了不便于查找。有年鉴在篇末注，或者在一个栏目单元结束时注，以分流书末注文。
作者注。作者注是编著者除标题注、引文注以外自己所写的注文，一般是对文中一些简称、人物、著作、术语等知识性、资料性内容做介绍,也有的是编著者补充一些不宜作为正文的内容但与正文相关的资料。作者注是正文内容的重要组成部分，重视作者注还体现了编著者行文的缜密和良好的学术风气。
（二）文后参考文献著录规则
文后参考文献是著作者撰写各类文章（专文）时所引用的已公开发表的文献书目，它按在正文中出现的先后次序集中列于文末。中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会发布的国家标准《文后参考文献著录规则》（GB/T 7714—2005）是判别文后各类参考文献、电子文献著录规范的依据，对文后各类参考文献、电子文献的著录项目、著录顺序、著录用的标志代码、各个著录项目的方法，以及各类参考文献、电子文献标注法等5项做了明确的规定。
十、科技名词与术语规则
（一）规范使用科技名词术语
术语是在特定学科用来表示特定概念的称谓，在我国又称名词或科技名词。科技名词术语是表达或限定科学概念的约定性符号，是中华民族语言的重要组成部分。科技名词随着科学技术的迅速发展与社会信息化程度的加深，新学科、新理论、新概念、新技术的大量涌现而不断产生。由于我国幅员辽阔，各地区逐步形成了一些惯用的科技术语，使用上比较混乱。譬如，早在1997年全国科学技术名词委员会（简称全国科技名词委）就定Internet中文名为“因特网”。“因特网”是一个专指的网络名称，与“国际互联网”这类（系列）名词不同，“互联网”则是一个泛指的名词。但在媒体中，其中文名称五花八门，“因特网”“国际互联网”“互联网” 3个不同概念的名称，凭各自感觉和习惯使用。地方综合年鉴是政府出版物，要切实按照全国科技名词委提出的关于我国科技名词术语统一和规范的9项原则，正确使用已公布的天文学、物理学、电子学、生物化学、农学、医学等88种科技名词术语，规范指称这些事物概念。
（二）关注科技名词术语
年鉴编纂者应关注科技前沿，及时掌握全国科技名词委年度命名的科技名词术语。比如2013年2月28 日，全国科技名词委命名PM2.5中文名为“细颗粒物”，先前用的“尘埃颗粒”“有毒粉尘”及简称“毒尘”等多种名称表述就不能再出现在年鉴中。再如，“地震后地震”，媒体上多用“余震”来表述，现在统一为“续震”或“后震”。地方综合年鉴不能再使用“余震”这个不规范名称。
年鉴编纂者还应该关注科技名词的老词新义。所谓老词新义，是指很多科技名词在新情况下产生了新的含义。比如，“眩光—炫光”。“眩光”是1996年被全国科技名词委确定的《建筑园林城市规划名词》的规范名词。然而，最近几年它又常常被写作“炫光”。2011年国家语言文字工作委员会公布了《第一批异形词整理表》，在公布的338组异形词中，“眩光—炫光”是少数几组科技名词中的一组，前者为首选词，后者为推荐词。到底是“眩光”正确，还是“炫光”正确，还是两种写法都可以？几家权威的工具书给出的注释也不尽相同。但工具书注释中所指“有光源污染的光”不能作为《建筑园林城市规划名词》的规范名词。编纂者应在选词造句时多斟酌，用新概念、新词语准确表述事物的性状。
注释：
[1]“鞋子理论“（也称为鞋子与脚理论），简单释义就是鞋子合不合脚，穿着才知道。这是中共中央总书记习近平于2013年3月上任后，首次出访俄罗斯，在莫斯科国际关系学院演讲时提及的观点。
