一、方志的属性
　　方志的属性，是指方志本身所固有的本质特性，是方志学全部理论的基石。它关系到新方志的编纂质量，也关系到新方志学的创立与发展。但是，这个问题，历史上方志界颇多争议，主要是围绕着方志是“地理书”还是“历史书”的问题而展开的。
　　1. “地理派”和“历史派”的争议
　　地理派认为，方志源于《禹贡》、《周官•职方》等先秦地理著作，按一定行政区域，记载山川形势、风土人情、物产艺文、名胜古迹等，所以，它是地理书。唐颜师古注《汉书•地理志》说：“中古以来，说地理者多矣，或解释经典，或撰述方志……。”宋代欧阳• 在自己撰述的方志《舆地广记》中更是开宗明义的指出方志属于地理性质：“地理之书，虽非有深远难见之事，然自历世以来，更张改作……，予不佞，自少读书，私尝留意于此，尝自尧舜以来至于今为书三十八篇，命之曰《舆地广记》。”宋代著名学者司马光、王象之亦持此论。元代黄 说“昔之言地理者，有图有志，图以知山川形势、地之所生；而志以知语言土俗博古久远之事。”（王晓岩《历代名人论方志》，1986年12月辽宁大学出版社出版）至清代，著名地理学派代表人物戴震、洪亮吉、谢昆等也主张“志乘为地理书”。民国时期，梁园东说：“中国之地方志，以今日视之，实为不完全的地理书。”（黄苇等著《方志学》，1993年6月复旦大学出版社出版）方志为地理书的观点，也反映在目录学上，从南朝梁阮孝绪的《七录》到《隋书•经籍志》、《宋史•艺文志》等正史与《四库全书总目》等，都把地记、图经之类的志书，归入地理类。清代周中孚的《郑堂读书记补逸》、民国时期的《续修四库全书提要》，今人方国喻的《云南史料目录概况》、王重民的《中国善本书目提要》，也大都将方志归为地理之属。近年，中华书局出版的标点本《元和郡县图志》《元丰九域志》，首有《中国古地理志丛刊》的提示，仍有人视方志为地理的附庸，而不是一门专门的学科。
　　“历史派”认为，方志是历史书，属历史学范畴。早在东汉，著名学者郑玄就说过：“方志若古之国史”。宋代郑兴裔在《广陵志•序》中说：“郡之有志，犹国之有史。所以察民风，验土俗，使前有所稽，后有所鉴，其重典也。”元代的杨维桢、杨敬德、许如霖，明代的康海、王世贞、张居正、李东阳、冯梦龙等很多学者皆持此论。如果说此前还只是把方志比之为史的话，那么至清代，已有许多学者把方志正式归为史属，其中代表人物和集大成者当属著名史学家、方志学家章学诚。章氏力主“志属史体”，康乾间与学者戴震进行公开论战，一再强调“志乃史裁”、“方志国史要删”、“志乃一方之全史”。不但如此，章学诚还把他的理论运用于修志实践，他在主持编纂《湖北通志》时首次把他创立的“三书体”付诸实施。所谓“三书体”就是把整部志书分为三部分，即“志”、“掌故”、“文征”，其中“志”是全书的主体和核心部分，以纪、谱、考、传四种体裁分为四个门类，为作者根据资料撰述而成；“掌故”录存典章制度，“文征”记录文献典籍，这两部分都是志书的资料部分。章氏创三书体，主要是想把志书的资料与著述分开，使著述部分能发挥学者之长，成一家之言，也就是说，把志书真正当成“史”来编纂。这里我们撇开“三书体”的科学优劣不谈，至少章氏“志为一方之全史”的观点对后世直至当今都产生了极大影响，是确凿无疑的。清末至民国间，一些著名学者，如梁启超、傅振伦、吴宗慈、李泰 、寿鹏飞、翟宣颖等人，也都认为方志是史书，言“志乘为郡国正史”，有言“某县志，即某县史也”。今人著名历史学家白寿彝在其《史学概论》中称“方志是地方之史”。台湾学者林献堂、黄纯青、林熊祥等人均持“地方志是地方史”的见解。地方志书属于历史学科的观点，在历代目录学上也有明显反映，尤其是在明代，许多私家图书目录，都把地方志书区别于地理书而列入史部。如朱西宁在《万卷堂书目》中，首次把“方州之志”作为史部的一个独立门类。其后，陈第编的《世善堂书目》、祁承蹼编的《澹生堂藏书目》，均在史部下设有方志一门。清代，徐乾学编的《传是楼书目》、汪宪编的《郑绮堂书目》等，都在史部中为方志设立了专门类别。
　　2. 志兼史地两性说
　　民国年间，随着西方科学文化的传入，地理学逐渐成为一门独立学科，在此历史背景下，有些学者提出了“志兼史地两性”的新见解。认为：方志不仅以地域为记述空间，具有地理性，而且以一定的时间为断限，具有明显的历史性，地方志书融合地理、历史两种学科的特点。朱希和为《新河县志》作序时指出：“作县志之法，能兼得今世历史、地理二学之长，乃为善志。”著名方志学家、目录学家朱士嘉则称：方志“盖无异一有组织之地方历史与人文地理也。书之关系一方者，统称志。”方志学家傅振伦在《中国方志学通论》中说：“方志为记述一域地理及史事之书。”著名学者黎锦熙在《方志今议》中，明确提出了“两标”说，称方志是“史地两性兼而有之。惟是兼而未合，混而未融。今立两标，实明一义，即方志者，一、地志之历史化；二、历史之地志化。”之后，于乃仁亦持此论，他说：“方志者，亦地方为单位之历史与地理也。”“初因地理书演变而成，至宋增人物艺文，体例渐备。”（杨静琦、于希贤主编《地方志与现代科学》，1989年5月河南大学出版社出版）1949年以后，大陆和台湾的学者也有人持“两标”之说，台湾学者李宗侗在《中国史学史》中追述地理、历史合流情况时说：“自北宋之初，地方史与地方地理方始合流，成为地方图经，后人称为地方志……，故谓两种合流始于北宋似乎不太误。”今人持史地两性论者也不在少数，学者仓修良称：“方志的性质是‘亦史亦地’的著作，即既有史书记载的内容，又有地理著作的性质，特别是前期，后者性质更为明显。”
　　史地两性说，既接受了清代方志学家章学诚关于“志即是史”的主张，又辩证的指出了史与志的区别，得到许多学者的认同。但是，也有不少学者认为这是一种折衷论，没有什么新的东西。
　　笔者认为，不论是“历史派”与“地理派”的争论也好，还是“史地两性说”也好，实际上是在一个大前提上陷入了认识误区：即什么是“地理”？现代学科意义上的地理学，包括自然地理、经济地理和人文地理，形成了一个完整的学科体系，而考察历代地方志书，不论就其体例、还是内容各方面来说，显然都与地理学的要求相距甚远，如果说它们与“地”字有什么特别关系的话，那也仅仅局限于地方志书是记载地方之事，具有地域性，即所谓“越境不书”。显然“地理”和“地域”是两个不同的概念。如果仅仅因为地方志书具有地域性就把它归为地理书，那地理书也就未免太多了，诸如地方史以及各种各类的记载局限于某一地方的书籍难道都是地理书吗？更何况“地域”乃是一个相对概念，相对于全省来说，县、区是地方；相对于全国来说，省、市是地方；而相对于全世界来说，一个国家也是一个地方，我们总不能据此就断定说：凡是记载中国区域内事物的书籍都是地理书吧。至于说地方志是史书，那是因为不懂得史志的区别所在，关于这一点，业内早已有充分讨论，并已形成共识，这里不属于我们讨论的范围，就不赘言了。
　　3. 资料性著述是方志的基本属性
　　建国初，特别是20世纪80年代初，社会主义新方志的编纂在全国普遍开展以来，随着修志工作实践和方志理论研究的深入进行，方志界对方志学科属性的问题，进行了长期较为广泛深入的研讨，已基本达成共识：资料性著述是方志的基本属性。这一共识目前已通过国家法规的形式固定下来，2006年5月18日，国务院总理温家宝签署了国务院第467号令，公布了《地方志工作条例》。《条例》第三条对方志属性的定义是：“地方志书，是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。”
　　方志从萌芽开始，就具有资料性的特征。古人修志，都十分重视对资料的征集、整理、考订和核实。网罗资料力求全面，巨细无遗，多多益善。注重六科案牍、经史典章、诗词文赋、金石碑铭，乃至街谈巷议、知情人物的口碑资料等，尤其重视实地采访调查、征集实物，努力掌握第一手资料。提倡“据事直书”，反对“信笔乱真”。历代封建统治者均视方志为“朝史之要删”，为使志书“可裨实用”，对方志的资料性要求很严格。如明朝永乐十六年颁发的《纂修志书凡例》二十二条中，对记述内容作了具体规定：“土产贡赋、田地税粮、课程税钞，自前代至本朝洪武二十四年并永乐十年之数，悉并采之”。方志历来都是由撰述和记注两部分构成，前者是志书的著述部分，后者是重要的原始资料的辑存。如前所述，清代章学诚创立的“三书体”，将志书分为志、掌故、文征三部分，其中掌故和文征就是原始资料，较好地解决了著述与保存重要资料的矛盾。正是由于方志具有广博、翔实、可靠的资料，历代方志才成为其他著述所无法替代的经世致用之作。我们可以看到：无论是历代还是当代，所有应用志书为现实服务的例子，即所谓“读志用志”者，无一例外，均是运用方志所载的资料，而不是其他，这就足以说明问题了。
　　但是，我们强调方志的资料性是有前提的，即方志的资料必须真实、科学。方志界普遍认为：方志的价值，在于它能提供科学的资料。这里有一个概念必须厘清，即：真实的资料不一定是科学的资料，但科学的资料必定是真实的资料。如写建国以来特别是改革开放以来的不足之处，如果钻牛角尖，突出集中的渲染失误，而对取得的成就视而不见，那就距事物的本质相去甚远了，这样的资料，也许是真实的，但决不是科学的。所以，方志的资料是在一定思想观点统率下的资料，能够反映所记事物的规律和本质面貌，显示出必然的因果关系，所以它又带有著述性，是资料性和著述性的统一体。同时，志书的资料性，又是通过结构的整体性、篇目的科学性、竖写的阶段性和完整性反映出来的。志书的著述与史书的著述是有区别的，“志为史观”，“志为实事”。“志为实事”并不是没有观点，志书的观点是寓于事实之中，即寓观点于叙事之中。通过对资料的取舍、科学的排列等手法，而不是直接发议论的方法来表达编著者的观点，这又称作“述而不作”或“述而不论”。“述而不作”实际上是资料性和著述性的统一。它的好处，一是能保证志书容纳和保存的是寓观点于其中的资料，而不是议论、评论和判断；二是有利于保持资料的真实性、稳定性；三是避免志书内容变形或政治化倾向。
　　二、方志的特征
　　地方志的基本特征表现为地方志本质属性的基本特征。属性决定特征，特征体现属性。同时，除反映地方志的本质属性外，地方志的本质特征还要反映地方志的历史发展进程和它在新的时代条件下所表现出来的特点。归纳起来，方志的特征主要有如下几个方面。
　　1. 地域性
　　或称区域性、地方性，这是方志的首要特征。方志都是以特定区域为记述范围，大者一省，次者一市、一县、一区，小者一个乡镇乃至一个村、街，均以各自的行政区域为空间范围来编纂志书。其他各类专志或杂志，也无不是以一定区域内的某一类事物作为自己的记述对象。方志乃一方之全史，欲修志书，先明地域，不可越境而书，古往今来的各级各类志书，概莫能外。由于各地自然条件千差万别，发展历史不尽相同，经济和社会发展水平也参差不齐，形成了各自的地方特色，因此，方志的地域性特征在志书中表现为志书必须突出地方特色，这一要求也被普遍认为是评价一部志书质量高低的重要指标之一。当然，地域性并不是方志所独有的，还有其他著述如地方史等也具有此特征，但具有地域性确是方志必不可少的特征之一。
　　2. 综合性
　　地方志号称一方之百科全书，内容涉及一地从自然到社会各个层面的历史和现状，举凡天文、地理、经济、政治、军事、文化、社会、人物，各门类应有尽有，无所不包。不但记大事要事，也记有意义的小事，乃至奇闻轶事。以记现状为主，也记历史，强调横不缺项，纵不断线，最起码也要求做到横不缺要项，纵不断主线。即便是专业性志书，也要求对本行业（或部门、学校、企业等）从组织领导、机构设置、行业主体，乃至精神文明建设、人物等各方面全覆盖记述。可以这么说，没有任何一种著述比方志更具有广泛性和综合性。
　　3. 资料性
　　资料性是方志作为一种著述的本质特征。方志的任务不是探索、研究事物的发展规律，而是需要客观、全面、准确地记述一个地方断限内自然和社会发展变化的情况，从这个意义上讲，方志虽然不去探索、研究事物的发展规律，但客观上却要求做到能够反映规律。资料性决定了方志的功能和价值，从而决定了修志的目的。方志的资料绝大多数都来自政府或各机关、单位的档案、地方文献、金石碑刻、调查采访、实地踏勘等，多为第一手资料，真实可靠程度高。同时，由于方志是当代人写当代事，有“地近则易核，时近则迹真”之便，更增加了方志资料的真实可靠度。正因为如此，他可以为史学和其他学科积累系统而科学的资料，为当政者决策提供科学依据。由方志的根本任务所决定，他的记事不采用论说体，而采用记述体，严格做到“述而不论”，寓观点于史实记述之中，凡属没有资料价值的一切大话、空话、套话、假话一概不用，这一点，为方志的资料性提供了编纂操作上的技术保障。
　　4. 权威性
　　地方志是“官书”，编纂地方志是“官职、官责”。这一点自古以来就是如此，在封建社会，多有皇帝颁发诏书，谕令修志者。如明洪武九年，朱元璋诏令天下州郡县纂修志书；十一年，又诏令郡县纂修图志。民国时期，1917年北洋政府内务部、教育部通令各地纂修志书。1928年，国民政府行政院令各省、县一律修志。2006年5月18日，中华人民共和国国务院颁发《地方志工作条例》，更是把地方志工作明确规定为县以上各级人民政府的职责之一。地方志的官书性质，再加上它在资料上的可靠性，使它成为具有较强权威性的著述。
　　5. 连续性
　　方志的连续性表现在两个方面：一是内容和形式的连续性。在内容上，一般首修志书都贯通古今，所记各类事物，探本求源，无不备载；至于续修志书，其记述上限一般也要求与上届志书的下限相接，以使所记内容能连续起来。在形式上，主要体现为体例样式和记述方法，虽然后代，尤其是当代，多有创新，但一些基本的形式和原则，如横排竖写、述而不论、生不立传等，是从古一直延续至今的。二是志书编纂的连续性。一个地方的志书首修后，每隔若干年，总要再修一次。事实上，方志作为官书，历代统治者多次下诏修志，有的还明文规定续修的年限，如清雍正时就曾下诏，各地方志60年续修一次。在当代，国务院颁布的《地方志工作条例》，更是以国家法规的形式，将全国省、市、县三级地方志书的续修时间定为每20年左右续修一次。方志的连续性特征至少在两个方面有着特殊的重要意义：其一，长期连绵不断的记载，使方志成为中华民族特有的一种优良文化传统，从而增强了民族的凝聚力。其二，方志的连续性记载，使得各地在各个历史时期的各方面资料得以完整保存下来。有些资料，单个孤立的看，也许并不足奇，但如若百年、数百年、乃至上千年连续起来看，其规律性的东西就呼之欲出了，这一点对于科学研究，不论是自然科学还是社会科学，其价值都是不可估量的。
　　三、方志的功能
　　方志在长期的发展过程中，逐步形成了“存史、资治、教化”三大功能，这些功能经古今学者的长期研讨，成为广泛共识，是对方志功能、作用的科学总结。当然，这三大功能，在不同性质的社会里，其内涵是有本质不同的。毛泽东曾说过：“一定的文化是一定社会的政治和经济在观念形态上的反映。”（毛泽东：《新民主主义论》，《毛泽东选集》第二卷，人民出版社1991年版，第694页）旧方志是封建社会的产物，它通过记人述事，宣扬三纲五常，褒扬忠孝节义，以维护封建秩序，巩固封建统治。社会主义新方志则是为社会主义的三个文明建设服务的，因此，新方志的三大功能赋予了新的内涵。
　　1. 存　史
　　所谓存史，就是将一定地域内的自然和社会的历史和现状用文字记载下来，保存下去，供今人和后人查阅参考。方志是资料性文献，它的根本价值就在于它保存了大量系统、翔实、可靠的资料。在方志的“存史、资治、教化”三大功能中，“存史”是基础，是源泉，如果没有资料的保存作支撑，什么“资治”、“教化”都无从谈起。但是在现实中，人们在谈及方志为现实服务的实例时，往往多为“资治”、“教化”方面事例，于是其“存史”功能便受到一定程度的忽视，这是一个误区。实际上，方志“存史”与“资治”、“教化”之间的关系，就好像自然科学中基础理论和应用理论的关系一样，没有基础理论的研究和发展，应用理论就会止步不前。但是由于受功利思想的影响，当今学子们在报考大学时，对应用理论趋之若鹜，基础理论却相对受到冷落。这种状况若不改变，国家的科技创新能力将受到影响。所以，方志的“存史”功能必须得到应有的高度重视，否则，直接后果是方志的资料工作受到影响，无异于釜底抽薪，自毁长城。
　　2. 资　治
　　有的人简单的把“资治”理解为“资政”，或干脆改“资治”为“资政”，这是错误的，至少是不准确的。因为“资政”的内涵远比“资治”为小，如果这个“政”指的是“政治”，那么经济、文化、社会等方面就不在其内了；如果指的是“政务”或“政策”，范围就更窄了，这就使方志的“资治”功能打了一个大折扣。所以“资治”就是“资治”，决不能简单理解为“资政”。方志的资治功能大致可以分为三个方面：其一，向领导机关和决策者提供决策借鉴、依据和参考。方志乃一方全史，一地之百科全书，对领导者认识地情，明长识短，进行科学决策，可以发挥参谋和智囊作用。在此方面，新方志已取得了明显效果，我们可以看到，各地在制定近期或中长期发展规划及远景目标时，借助于新编地方志书的例子比比皆是。其二，为当地的经济建设和社会发展服务，如为招商引资提供依据，发掘地方特色资源和优势，为建设有地方特色的优势产业提供历史借鉴，为创建地方名牌产品和恢复传统土特产品提供信息，发掘和恢复地方文化品种如地方戏、曲、歌、民间故事传说等。其三，为社会科学和自然科学研究提供史料和依据，如我国独有的历史气候学就借鉴和研究了旧志中大量的历史气候的记载信息。
　　3. 教　化
　　有的人误认为“教化”一词含有封建的意味，便将其改为“教育”，实际上这也是陷入一个认识误区。“教化”一词本身并没有什么褒贬之意，更不存在任何阶级性。今天，我们讲方志的“教化”功能，指的是方志对人们进行政治思想、道德品质教育所发挥的作用，也就是进行精神文明建设的意思。“教化”还有另一层意思，就是通过方志这种文化产品的长期熏陶，对一个地方的人们产生一种潜移默化、移风易俗的作用，日积月累，从而形成一种良好的乡风和和谐的社会氛围。恩格斯曾经指出：“爱国主义是以爱家乡为基础的。”而要爱乡，首先就要知乡。新方志全面、准确地记述了一地优美的自然风光、富饶资源、经济成就、名优特产、灿烂文化、名人英模等，记述了在党的领导下进行新民主主义革命和社会主义革命的历程，特别是改革开放以来社会各方面发生翻天覆地变化的历程，从而使人们认识到，没有共产党就没有新中国，只有社会主义才能救中国，只有改革开放才能全面振兴中华的深刻道理。由于志书记载的是人们的身边之事，看得见，摸得着，听起来觉得熟悉，谈起来感到亲切，就更容易起到教化的效果。

　　一、方志的起源
　　中国地方志有着悠久的历史，它的起源可以追溯到春秋战国时期的国别史、地理书和地图。
　　1. 国别史
　　周朝建立后，分封了许多诸侯，各诸侯国均设有史官，专司纪事编史之职。晋《乘》、楚《 杌》、郑《志》、鲁《春秋》等均是由这些史官编纂的国别史。周天子亦设有官吏掌管各地史籍。《周礼•春官•外史》：外史“掌四方之志”。郑玄注曰：“志，记也，谓若鲁之《春秋》、晋之《乘》、楚之《 杌》”。小史“掌邦国之志”。郑玄注曰：“若《春秋》所谓《周志》，《国语》所称《郑书》之属也”。这里所说的“四方之志”和“邦国之志”，就是指周天子属官“外史”、“小史”所掌管的国别史。这些由史官所编纂的各诸侯国的国别史，相对于周朝来说，均已具有地方史志的性质。
　　2. 地理书
　　方志还导源于古地理书。“地理”一词最早见于《周易•系辞》：“仰以观于天文，俯以察于地理”。春秋战国时期，出现了一批总结前人积累起来的地理知识、记载全国地理情况的地理书籍，其中最著名的为《山海经》和《禹贡》两书。
　　《山海经》，作者不详，战国时成书，秦、汉两代又有增补。全书凡18篇，3万余字，分《山经》5篇、《海经》13篇。《汉书•艺文志》将其列入刑法家之首，《隋书•经籍志》以下多列为地理书。该书以山经为纲，载山川、道里、民族、邦国、神话、宗教、物产、动植物、风俗等，考其内容，已初具原始方志的性质。事实上，此书对后世的方志编纂确有较大影响。有些古方志如南朝齐陆澄的《地理书钞》、宋黄裳辑补的《九域志》等，多效法此书。后世方志中的某些内容也多有源于此书的痕迹。
　　《禹贡》系古代典籍《尚书》中的一篇。内容分为总纲、九州、导山、导水、五服等部分，战国时成书。此书将全国分为冀、兖、青、徐、扬、荆、豫、梁、雍九州，将每州内的山脉、河流、湖泽、土壤、物产、田畴、贡赋、交通及少数民族居住地等，作了简明而又系统地记述。它是我国最早分区记载一方地理、物产、民情、贡赋等情况的专著。因此，历来被地理、历史、方志学家所重视，推为后世方志的渊源之一。著名的唐代李吉甫的《元和郡县志》和宋代王存的《元丰九域志》，均依《禹贡》别九州之例，分道、路来确立全书结构，然后再进行记述。
　　3. 地　图
　　方志的起源与古地图也有密切关系。我国地图的出现年代很早，据考，最迟在春秋、战国时代，就已开始使用地图。《周礼•地官•大司徒》：“大司徒之职，掌建邦之土地之图，与其人民之数，以佐王安抚邦国，以天下土地之图，周知九州之地域广轮之数。辩其山林、川泽、丘陵、坟衍、原坞之名物。”郑玄注：“土地之图，若今（指汉代）司空郡国舆地图”。除《周礼》外，在《尚书》《诗经》《管子》等书中，亦都有关于地图的记载。这些地图标明了行政区划、山川、土地等情况，可惜的是，这些地图今已不存。目前所能见到的最早的地图是汉代的，此图系于湖南长沙马王堆三号汉墓中出土，上面画着西汉初期长沙国西南部七八个县，位置清楚准确。
　　方志的起源除上述三个主要方面以外，一些古代经典如《周礼》等，也对方志的起源和发展产生过一定影响，如《周礼》（亦称《周官》）。《周礼》主要记载周王室官制，全书分为《天官冢宰》《地官司徒》《春官宗伯》《夏官司马》《秋官司寇》《冬官司空》6篇，其中《冬官司空》早佚，汉时补以《考工记》。每篇又分上、下，合为12卷。其中《地官司徒•大司徒、土训、诵训》、《夏官司马•司俭、职方》、《春官宗伯•保章氏》职掌各地的社会风情、天文地理、物产财用等。如《夏官司马下》云：“职方氏掌天下之图，以掌天下之地，辨其邦国、都鄙、四夷、八蛮、七闽、九貉、五戎、六狄之人民，与其财用、九谷、六畜之数要，周知其利害，乃辨九州之国，使同贯利”。接着，按扬、荆、豫、青、兖、雍、幽、冀、并九州，分别叙述各地的山川、湖泊、薮泽、人民、物产、财用等，这些内容，均为后世方志所具备。《周礼》这种分地域记事的特征，正是后世方志的基本特点，由此可见《周礼》与方志的渊源关系之一斑。此外，《周礼》还是最早出现“方志”一词的古籍。如前所述，《周礼•春官•外史》载：外史“掌四方之志”。又《周礼•地官•诵训》载：“诵训，掌道方志，以诏观事。”自此之后，“方志”一词一直沿用至今。
　　二、方志的发展演变
　　如前所述，方志吸收了春秋战国时期的国别史、地理书、地图和其他典籍的特点，并随着历代政治、经济、文化的发展而逐渐演变发展，走向成熟。纵观方志的发展历程可以发现，前期的各种方志，内容不够全面，体例不够完备，多数近似于地理书（这也是认为方志是属于地理书论者们的依据和渊源之一）。后来，逐渐增加了政治、经济、文化、社会和人物等内容（这是认为方志是属于历史书论者们的依据和渊源之一），体例已渐趋完备，到宋、元时基本定型。其演变发展过程中的几种主要著述形式大体如下。
　　1. 地　记
　　地记作为方志演进过程中的早期代表性形式，最早出现于西汉，两晋、南北朝时盛极一时，成为当时地方志书的主要形式。地记记载的内容一般是疆域、山川、古迹、人物、风土等，神话和传说的成分较多，尚未涉及政治、经济、军事、艺文，内容和体例均不完备，仅处于方志发展的初期阶段。较早的地记现存书目者，有西汉王褒《云阳记》、东汉李尤《蜀记》、朱 《九江寿春记》、应劭《十三州记》、杨孚《临海水土记》、卢植《冀州风土记》6种，今均不存。据张国淦《中国古方志考》所列粗略统计，三国地记有14种，两晋地记43种，南北朝地记50种。
　　2. 地　志
　　地志最早出现于东汉，仅知有陈术《益州志》一种。魏晋南北朝时期，地志有所发展。据粗略考察，三国时有蜀国谯周《益州志》和吴国韦昭《三吴郡国志》等4部地志。两晋时有常璩《华阳国志》、何晏《九江志》、常宽《蜀志》等12种。南北朝时有梁萧绎《荆南地志》、陈顾野王《舆地志》等9种。到隋唐时期，地志开始趋于衰落。唐代仅见存陆羽《吴兴志》和凌准《 志》两种著录。至宋代，地志基本消失，为图经和方志所取代。从方志发展史的角度来看，地志的发展虽然比不上地记兴盛，但由于它所记载的内容相对广博，统合古今，而且是横排门类，已具方志雏形。如著名的《华阳国志》，内容遍及巴、蜀、汉中、南中之地理、物产、民情、风俗，又载公孙述、刘二牧、刘备、刘禅等以及两汉以来较著名人物、梁宁益三州仕女等，颇近后世方志之体，开创了地方志综合编纂的先例，为后来方志的发展打下了基础。
　　3. 图　经
　　又称图记、图志，作为早期方志的一种重要形式，图经是从地图发展而来的。图，即地图及宫室等实物图；经，即对图所作的文字说明。现知最早以图经为名的是东汉的《巴郡图经》，此书早佚，仅在《华阳国志》中保存有一点关于此书的记载。两晋南北朝时，地记、地志盛行，图经发展缓慢。隋代，图经始呈盛势。隋大业年间，“普诏天下诸郡，条其风俗、物产、地图。”在短短30余年间，修图经6种，如虞世基、郎茂的《隋诸州图经籍》、《隋州郡图经》等。唐代，图经又有所发展。唐德宗建中元年，朝廷规定，各州郡每三年需编修图经一次并上报朝廷，后改为每五年一修。据考，唐代图经仅见于存目者即达16种。但可惜其中除《沙洲图经》、《西州图经》因存于敦煌鸣沙石室而得以幸存残卷外，余均不存。宋代，图经发展到全盛时期，现存目者即有200余种，其中很大一部分系北宋时编修，如《祥符州县图经》《严州图经》等。此时所修的图经内容丰富广博，统合古今，与后来的方志已无大异。
　　4. 方志的定型与发展
　　宋代是我国方志发展史承前启后的重要时期，不仅修志的组织形式和规模超越前代，更重要的是，方志的内容和体例有重大进步，趋于全面和完备，曾经盛行一时的图经已逐渐被“志”所取代，从此以后，方志进入成熟阶段。
　　宋代方志在体例上突破地志、地记等的内容和形式，逐渐趋于定型。以前的方志多详于地理，略于人文，或专记某一方面。太平兴国年间，乐史撰《太平寰宇记》200卷，突破了前志的框架，除仿效《元和郡县图志》门类外，增加了姓氏、人物、风俗、土产等数门，特别是因人物而详及官爵、诗词、艺文，自此，方志内容包罗万象，将记地与记人、自然和社会结合起来。这一重要突破，使方志从地理范畴迈向了史学领域，极大地提高了方志的价值，影响了后世方志的发展。在体例上，宋代方志因应内容上的变化，也发生了重大变化，大致有三种形式，即以《吴郡志》为代表的平列门目体，以《咸淳毗陵志》为代表的纲目体和以《景定建康志》为代表的纪传体。其中犹以《咸淳毗陵志》为代表的纲目体对后世影响最大。该志凡30卷，采取先分纲再设目、以纲辖目的体例，层次清晰，纲举目张。这种体例形式能够最大程度的满足方志保存资料的需要，且机动灵活，与方志内容无所不包、复杂多变的特点甚为契合，故至今仍被普遍采用。
　　方志在宋代逐渐由图经演变为“志”，除了历史发展到此时，不论从内容还是到形式，都已经有了内在的求变的需要外，在技术上，也提供了这种“变”得可能。北宋时，毕 发明了活字印刷术。在此之前，只能是雕版印刷，雕版印刷时印图比印文字要方便快捷，故图经能得其所哉。但活字印刷术发明后，印文字比印图反而要更方便快捷，所以“经”的分量逐渐加大，而“图”的分量逐渐减小，最终演变为“志”。但“图”作为方志的七种基本体裁形式之一至今犹存，所谓“图文并茂”仍是现代方志的基本要求之一。
　　至元代，方志的编修得到了进一步发展。这一时期，除继续编修各级志书外，最突出的是在中国地方志发展史上首次出现了一统志。元世祖忽必烈于至元二十三年（1286年）命大学士扎马剌丁会同奉直大夫秘书少监虞应龙纂《大元一统志》，凡755卷，内容宏富，体例周备。全国性总志“一统志”之名自此而始。
　　到了明代，方志更趋发展。有明一代270余年间，共修纂各级各类志书2892种，比宋、元两代方志的总和还要多4倍。有明一代，各朝皇帝均多次下诏修志。永乐十年（1412年），朝廷颁布了《修志凡例》16则，规定志书应包括建置沿革、分野、疆域、城池、里至、山川、坊廓、乡镇、土产、贡赋、风俗、形势、户口、学校、军卫、廨舍、寺观、祠庙、桥梁、宦绩、人物、仙释、杂志、诗文等24类，以及各类的编写原则。这是迄今发现最早由朝廷颁布的较完备的修志凡例。此后，全国修志的体例渐趋规范一致。
　　清代是方志发展的全盛时期，各省、府、州、县均设有志馆或志局，共修成各类志书4889种，鸿篇巨制，迭见层出，且志风更趋严谨。康熙、乾隆、嘉庆三朝三次重修《大清一统志》。修志的体制也更加规范化，朝廷一再诏令全国修志，雍正时更明确规定，各省、府、州、县志每60年修一次。
　　进入民国后，虽治少乱多，但修志的传统却并未中断，且志书的内容、体例、文字等都有不同程度的创新。1928年12月，内政部颁《修志凡例概要》22条，于各省修志的机构设置、内容、纲目、编纂方法、审核办法、出版印刷等均有详细规定。1930年1月，内政部又通令各省督修县、市志，各省闻风而动。如热河省规定，凡6个月之内不能修竣县志者，即将该县县长“撤差严办”。抗战期间，虽烽火连天，修志仍未中断。1943年7月，湖北省颁发《湖北各县修志事例概要》，要求各县成立县志馆修志。次年5月，内政部再颁布《地方志书纂修办法》9条，规定省志30年修一次，县、市志15年修一次。抗战胜利后，国民政府又于1946年10月重颁《地方志书纂修办法》，督令各地修志。整个民国年间，全国共修志1571种。考虑到民国仅存37年，且战乱纷扰，这一数字是相当可观的。在编纂体例和方法上，随着时代的发展也有创新，因概述、章节体的创立，大事记、大事年表的普遍设置，传统的统属结构已开始打破，编纂方式也开始采用照片、现代地图等。至于篇目设置，因记载内容的变化，改变就更大了。
　　中华人民共和国成立后，方志事业的发展进入了新的历史阶段。1956年，湖北省以文史研究馆为主体，成立了省地方志编修委员会，并颁发《湖北县市简志凡例》。同年，国家组建了中国地方志小组，领导全国地方志工作。1958年，中国地方志小组起草了《新编地方志体例（草案）》和《县志编纂条例（草案）》，全国修志随之启动。在此次修志中，湖北出版有《浠水县简志》《咸宁县简志》《孝感县简志》《黄梅县简志》《汉川县简志》《石首县志》。其中《浠水县简志》质量较高，当时在全国有一定影响。从全国的情况来看，此次修志由于历史的原因，过多地记载了阶级斗争等政治内容，加上准备不足，体例不精，成书粗糙，且多为简志，质量普遍不高。1966年文化大革命开始后，修志中断。
　　1978年中共十一届三中全会后，地方志编纂工作迎来了春天。1979年8月，湖南省率先成立省地方志编纂委员会，恢复《湖南省志》的编修工作。1980年4月，胡乔木在中国史学会成立大会上“大声疾呼”：“我们要用新的观点、新的材料、新的方法和体例去编写方志。”胡乔木振臂一呼，全国景从，湖北省于当年12月成立省地方志编纂委员会，开始全省三级地方志书的编修工作。1983年4月8日，中国地方志指导小组成立，领导全国修志工作。据统计，截至2005年底，全国首届省、市、县三级志书规划编纂6000余部，已出版5000余部，完成了规划任务的88.8％。目前，全国第二届社会主义新编地方志书的编纂工作正在如火如荼的开展。2006年5月18日，国务院总理温家宝签署颁发了《地方志工作条例》，规定全国省、市、县三级地方志书每20年左右修一次，全国地方志工作从此进入了法制化、规范化轨道。

　　一、方志的结构
　　方志的结构指的是除辅文外方志主体各部分的构成，即志书的编排形式，大致可分为如下几种形式。
　　1. 平列体
　　又叫平目体。这种结构形式，是将志书的内容分为若干类，各类目相互独立，平行排列，无所统属。平列体的优点是结构简洁，眉目清晰，层次较少，一目了然，便于阅读使用。比较适合内容单一、字数较少的志书运用。由于古代方志内容多数较为简单，故这种结构宋元以前应用较为普遍，直至清代中叶仍较为流行。但随着时代的发展，社会分工越来越细，志书所记载的内容也越来越广博，迫使采用平列体的志书的门类越分越多。如南宋施宿编纂的《嘉泰会稽志》，门类设置就多达117门。如此多的门类一级平列，已使得平列体结构简洁、眉目清晰的优点大打折扣，反而变得累赘臃肿了。人们便尝试在门类较多的情况下，先分若干大类，再在大类下分小类的方法。于是，便产生了纲目体志书。
　　2. 纲目体
　　又叫门目体。这种体式的篇目结构，是先设置总纲，也就是大类，各纲之下又酌分细目，目以类聚，以纲统目，故称之为纲目体。这种体式的优越性是：分类醒目，层层递进，眉目清晰，纲举目张，便于查阅。由于纲目体的优点明显，至今仍被广泛采用。纲目体最早出现于宋代，如南宋赵不悔、罗愿编纂的《新安志》，其卷一“州郡”下设：沿革、分野、风俗、封建、境土、治所、城社、道路、户口、姓氏、坊市、官府、庙学、贡院、放生池、馆驿、仓库、刑狱、营寨、邮传、祠庙等目。此后，随着时代的进步，志书所记载的内容不断增多，纲目体也在不断发展。刚开始时，一般只分为两级，即先设纲，再在纲下面列目。到后来，层级越分越多，目下又设子目，子目下设细目，甚至更细。20世纪80年代方志界有所谓“横分到底”的说法，就是这种体式的真实写照。但是，事物都是一分为二的。一种体式，有一利，就必有一弊。纲目体层层分类的做法如果发展到极致，分得太细，就容易将一个完整的事物割裂开来，使得整部志书变得支离破碎，只见树木，不见森林，从而影响志书的质量。现在方志界一般认为志书分类应控制在三个层次、最多不超过四个层次就足够了。
　　3. 编年体
　　编年体是仿照《春秋》《竹书纪年》《资治通鉴》等编年体史书，纵向记述一地历史与现状的篇目体式。这种体式不是分类纪事，而是以时间为主要线索，编年纪事。有论者认为这种体式实际上是平列体的一种特殊形式，其实平列体是标准的分类纪事，而编年体则是编年纪事，二者在形式上的差异是明显的，故将编年体单独归为一类或许更为贴切。编年体的优点是历史发展脉络清晰，便于读者纵向整体了解志书断限内历史概况。但其缺点也是显而易见的。编年纪事限于体式的限制，难以容纳大量具体资料，而方志恰恰是资料书，资料是志书的全部价值的基础所在，这个缺点在断限较短的续修性质的志书中表现得尤为明显。所以编年体在实践中虽也有一些志书采用，但一直未成为主流。现在，编年体主要是作为一种体裁形式，应用于志书中的大事记。
　　4. 章节体
　　章节体是指以章节为层次编排内容的篇目结构形式，篇目层次至少在二层以上。章节体并不是我国方志固有的传统的篇目结构形式，而是舶来品，是在19世纪末西方教科书等著作体裁基础上形成的一种结构形式。其表现形式根据内容的需要分为章、节或篇、章、节、目等形式。章节体的特点或者说是优点是结构严谨，层层递进，且上下层之间必须具有领属关系。由于具有一定优势，在全国第一届社会主义新方志的编修过程中，曾被广泛采用。但章节体也有它的缺点，而此缺点恰恰是其优点的另一种表现形式，即他的结构要求过于严谨，如在章下面必须要有两节以上，若节下面要设目，也必须要有两目以上，并且全书要求统一。但方志的特点就是纵向统合古今，横向无所不包，各门类的资料有繁有简、有长有短，有的可能一直到子目，有的也许到节的层次就没有了。在这种情况下，运用章节体，统一要求每个门类都写到目或子目、细目，显然是削足适履，画蛇添足。从本质上说，章节体实际上是纲目体的另一种表现形式，因为章节体运用于方志中，也是层层分类。但纲目体比较自由灵活，没有章节体必须严谨统一的桎梏，反而更能适应方志内容庞杂，对表现形式要求灵活的需要。
　　二、方志的体裁
　　方志的体裁，是指方志的文字表现形式。方志的体裁基本上是来源于司马迁《史记》的八书和班固《汉书》的十志。随着时代的发展，为适应表现各种内容的需要，新方志逐渐形成了记、述、志、传、图、表、录7种体裁作为新方志的载体形式。
　　1. 记
　　即大事记。又分为大事记、大事年表、大事记述三种基本形式。采用编年体，按时间顺序记载本地（或某一方面）大事，为全书之经。大事记有利于克服各分志横排带来的结构松散的弱点，使志书的整体结构更加谨严。大事年表是以粗线条的方式勾画大事。大事记述则对事实记载得比较详细。大事纪和大事年表均采用编年体记述，大事记述则采用编年体与纪事本末体相结合的方法纪事。
　　一部志书的大事记要求对全志各部分内容全覆盖，不能有所偏狭。写好大事记，首先是要科学地确定大事的标准，既不能标准太高，也不能太低。太高则条目必然很少，使得历史发展线索不能贯通，从而难以起到全书之经的作用；太低则像记流水账，事无巨细，繁琐庞杂，反而淹没了历史发展的主线，同时，还容易造成与各门类具体记述的重复。一般来说，大事记条目的选择标准要把握四个字：大、要、新、特。大，指大事，指断限内本地域（或单位、部门）所发生的具有全局性影响的大事。要，指要事，是指有些事，看起来并不是很大，但从历史的角度看，很重要，也许具有关键性、转折性意义。新，指新事。无论什么新鲜事物，有的可能是得风气之先，有的也许只是昙花一现，但只要是新鲜事物，大事记就应予记载。特，指特别、特殊的事物，也是很有价值的，大事记应予记载。
　　2. 述
　　即概述，是指对一地（或一个方面）历史与现状全面情况的概括介绍。它是由旧志中每一分志前面的“志序”、“序例”发展而来的，最早见于民国时期黄炎培《川沙县志》。志书之首和各分志之前都可以写概述。全书的概述犹如一地历史与现状的鸟瞰图，内容包括各分志记载的各个方面。分志的概述又称小序，或不加标题而直接写下来，叫无标题引言。
　　概述居于志首，是志书的总纲。一般来说，方志的概述均独立成篇。它以简要的文字，梗概全貌，纵述历史，横陈现状，反映规律。概述作为志书的一个有机组成部分，仍要求用资料说话。由其使命和特点决定，主要运用宏观资料和中观资料。微观资料主要应用于各门类的记述，概述应少用或慎用，以免与各门类造成不必要的重复。有论者认为概述可以有论有议，揭示规律，这是值得商榷的。因为一旦议论，就必有主观成分，且不说此议论的是非对错如何，单是议论本身，就没有任何资料价值，这显然是与方志的本质属性南辕北辙的。
　　概述的作用和意义概括起来有以下四个方面：第一，能够概括大要。因为方志的基本结构是层层横排，故一部志书如果没有概述，读者就难以从总体上把握全书内容，就会只见树木，不见森林；只见个性，不见共性。第二，能够贯通全志。旧志多有偏于横剖，缺乏贯通之弊，而新方志之概述把志书一栏一界各不相通的板块联系了起来，使得百科之业得以相互贯通，大大增强了志书的整体性。第三，能够反映诸事物之间的联系，彰明因果，反映规律。第四，能够引导阅读。人们阅读概述，可以首先对志书有一个总体认识，全局在胸，进而浏览全志，便可以居高临下，心中有数，增强阅读效果。
　　设置概述篇，绝非可有可无，它是志书必须具备的一个重要组成部分。实践证明，概述虽居于全书之首，但却一定要完成于全志之后。只有把全志各个部分写完之后，在统观全志、断其是非、衡其利弊的基础上，才能够写好概述。否则，必然是闭门造车，下笔万言，离题万里。
　　3. 志
　　或叫专志、分志，是志书的主体。它是志书中用来专门记述某一事物或某一事业的历史与现状的体裁形式。它包括综合性志书中的专志，即分志，也包括独立的专志。这里主要讨论综合性志书中的专志。
　　现代方志中的专志是从旧志中的各门类发展而来的。分类横排、横分竖写是方志体例的特点之一，因此专志便成为方志主体内容主要载体。一部综合性志书，一般都要分解为若干个专志，这些专志在区分和设立时，分类的标准必须统一，因此各专志之间必须具有排他性，也就是说，各专志均具有相对独立性和完整性。多卷本志书，如省志，其专志可以单独成书。
　　专志除具有科学性、资料性、地域性等方志的共性特点以外，更重要的是必须有自己的个性特点。专志贵专，主要表现在它具有反映本专业的专门内容，能够反映本专业的基本面貌和特殊发展规律，为专业发展服务。
　　专志主要采用纪事本末体的形式撰写。要写好专志，关键在于把握好竖写的层次，即选准基本记述单位。一般来说，竖写的层次越高越难写，因为层次越高就意味着撰稿者对资料的宏观驾驭能力要求越高，因此志稿质量亦因此相对较高。反之，则难度较小，志稿质量亦因此相对较低。至于具体在哪个层次竖写，是到目？还是子目、细目？就要根据主编的意图和撰稿者对所掌握资料的宏观驾驭能力来定了。编写专志最易出现的问题是掌握不好就容易写成某一方面事物的大事记。因为是竖写，所谓竖写，当然就是按事物时间发生的先后顺序写。但是如果因为如此就只以时间线索为中心来写，就必然会写成大事记。这里的关键点是：第一，选定基本记述单位后，要紧紧抓住事物主体，以事物为中心而不是以时间为中心展开笔墨；第二，把握事物发展的主线、要点、转折点等要素，不要事无巨细，累赘絮叨，像记流水账一样。
　　4. 传
　　即人物传。人是一切社会关系的总和。迄今为止的一切社会发展史，都是人类活动的历史。因此历代方志均把记载人物放在了极为重要的位置。新方志也不例外，一般均设有人物专志（篇）。人物志（篇）的体裁多采用人物传、人物传略、人物简介、人物录、人物表5种形式。传略是比较简单的传记，一般只记传主的主要事迹，不详细记述传主的生平。人物简介主要记载在世人物，比传略更简，一般只记简历。人物录只录人名，也可以附几句话，可以以表的形式出现，也可以直接录出。人物表更简，但要素要全，诸如姓名、性别、出生年月、任职时间等不能缺项。这里重点讨论的是人物传。人物传主要记载对当地社会发展影响较大的人物，记述较为详细，是人物志（篇）的主体。
　　把握好人物立传的标准，是写好人物传的基础。一般来说，立传人物以原籍为主。非本地出生，但长期定居本地或在本地工作，并对本地社会发展影响较大的人物，也可立传。所谓“对本地社会发展影响较大”，既有正面的影响，也有反面的影响，但对后者，即所谓反面人物立传要慎重、控制。根据中国地方志指导小组于1998年颁发的《关于地方志编纂工作的规定》第三章第十三条的规定：“人物志坚持生不立传的原则，在世人物的突出事迹以事系人入志。”“生不立传”作为一个基本原则也是方志传统之一，是必须坚持的。另外，立传还要注重人物的群众性，即所谓人民性。对于那些在社会历史进程做出过显著成绩的人，不论是官是民，如著名劳模、能工巧匠、民间艺人等都应入传。
　　在写法上，人物传应先简单记述人物生平，然后记述其主要事迹，做到既全面反映传主一生的概况，又突出重点。具体要求是：首先，把人物放在一定的历史背景和环境中记述，突出人物的个性特征和精神面貌。其次，挖掘并抓住最能表现人物特征的典型事件进行生动描述，塑造栩栩如生的人物形象。第三，语言力求生动丰富。写人物虽然不加评论，但写人不同于写事，人是社会历史中最活跃的因素，故遣词用句也是颇为讲究的。千人一面、千篇一律、议论说教、用语雷同、苍白无力是容易出现的问题，也是我们在写人物时应力求避免的。
　　5. 图
　　分地图、示意图、图画、照片等。图不单独立卷，疆域政区等图列于卷首，其他图根据内容，插入有关专志（篇）或集中编排。图作为一种体裁，也是方志的重要内容之一。作为方志的起源之一，在历代志书中均有广泛运用，是方志必不可少的内容和体裁形式特征之一。
　　在图的编制上，地图是最重要的。编制地图，首先，应有一个周密的设计方案；其次，根据国家有关法规和政策，基础底图必须采用测绘部门提供的标准资料图，不得擅自自绘，或干脆在其他印刷物上拿来就用；各要素如比例尺、文字标注标识应规范、清晰、准确，易于辨认。使用照片时则应注意，一要真实，不是经过导演、包装的照片。如人物简介若配发登记照，应是近期、免冠、正面照片，不要生活和活动照。如入志人物时年已60岁，为求好看，配一副20岁时的照片，就不真实了。二要具有资料性。志书所选用的照片应能反映一定的历史事实，使之成为文字内容的重要补充，不能用新闻性照片代替资料性照片。三是要具有典型性和代表性。照片选择要有重点，要有地方特色、时代特色或专业特色。四要有一定艺术性。入志照片的编排应分门别类，版式新颖，美观大方。其他示意图、图画等的绘制也应力求规范、准确。
　　6. 表
　　分以文字填充的类目表和以数字填充的统计表两种。表是志书的重要记述手段，它将大量的地情数据资料进行系统规范的处理，节约了大量文字，具有信息量大、简明扼要、精确直观、便于阅读、实用性强等特点。正因为如此，表体在方志中被普遍采用。类目表在旧方志中就已被广泛使用，它创始于司马迁《史记》，《史记》运用了大量表体，主要是大事年表和人物年表。南宋时，表体开始运用于方志，周应合《景定建康志》就列有年表。此后，表逐渐成为方志的体裁之一。统计表具有会计学意义，则是在近现代才被方志所普遍采用的。
　　在设计编制表格时，应遵循如下原则：①科学性原则。所设计的表格应主次分明、简明醒目、科学合理，具有较强的可读性和可比性。若是统计表，则各栏分项数字相加，必须和相对应的合计数字相吻合。②逻辑性原则。逻辑性包括表格自身的逻辑性和表格与文字记述之间的一致性。前者反映在各主词栏和宾词栏之间的排列顺序上，应按时间先后、数量大小、重要性强弱以及空间位置等顺序排列；后者反映在表格和文字必须相互配合，既不能文表重复，又不能表文不符，甚至相矛盾。两者应相互呼应，相互补充，相得益彰。③完整性原则。一个完整的表格应包括表题、表序、表线、表文、单位、表注等部分。一般表格中不允许出现空格，若因资料不足，某些栏目无法填充，应设计不同的符号填入空格，以保证表格的完整性。④规范性原则。主要表现在表格设计要规范、标准。表格的长度大小要适中，应考虑到印刷开本的大小，一般不要设计跨页的超大表。上下线和左右墙线用武线，其余用文线。若是统计表，则采用开口式，左右不画墙线。统计表还应在表的右上角标明规范的计量单位，且表内的同类数字应保持一致的有效位数。
　　7. 录
　　即附录。附录指志书卷末附载的资料或文献辑录。附录不是可有可无的，而是志书不可缺少的一个重要组成部分，它在志书中主要起存史的作用，同时它还能够帮助读者加深理解正文，便于查考，增加志书的使用价值。
　　附录主要收录专志（篇）不宜容纳而又确有保存必要的资料，如地方重要文献、典章制度、重要统计资料、旧志序及修志始末、诗文词赋、掌故文征等。
　　附录主要是辑录原始资料，根据内容需要，可以给它分列若干类，并编上标题，以便于查阅，但不存在编写的问题。整部志书其他内容均要求编纂者在吃透资料精神的基础上，用自己的话写出，惟有附录要求保持资料的原始状态，不容许丝毫撰述改写。
　　三、方志的章法
　　方志的章法指的是对方志撰写的一般性要求，主要体现在方志撰写的一般要求、方志撰写的一般原则和方志成书的总体结构三个方面。
　　1. 方志撰写的一般要求
　　撰写志书的一般要求，主要体现在一部志书的《凡例》中。所谓凡例，就是说明著作内容和编纂体例及其他相关技术规范的文字，一般置于卷首。制定凡例时，一定要遵循科学性、规范性原则，在此基础上，还要具有可操作性。凡例一经制定，就成为志书撰写的准则，志书编撰人员必须遵照执行。凡例的主要内容概括起来主要有如下几个方面：
　　① 指导思想。这是一部志书的灵魂，也是新方志的时代特点所在。新编地方志书应以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想为指导，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点、立场和方法，坚持科学发展观，坚持四项基本原则，坚持中共十一届三中全会以来的路线、方针和政策。
　　② 志书断限。就是对志书内容记述时间上下限的界定。一般来说，续修性志书，上限在制定后，为更好地与上届志书相衔接，可在一定范围内上下浮动；但下限一经制定，就应严格执行，不应浮动，以利于再次续修时上限的制定。
　　③ 志书的文体语体。关于这一点，本书第五章有专题论述，这里不再讨论。
　　④ 志书内容。主要指全志的包容量，即由几大块组成，篇目的设置及其原则、排列顺序等。 　　⑤ 编纂原则。指志书撰写中要注意的一些事项，包括必须遵守的某些原则，如存真求实、详今略远等。具体原则下面再详述。
　　⑥ 立传标准。人物篇是志书的重要组成部分，对人物的立传标准，入传范围，收录内容，排列顺序等，都应在凡例中有一个原则性说明。
　　⑦ 行文规定。指在编写中对一些具体问题的规定。如人物称谓、计量单位、时间名称、专业用语、释文注解、引文出处等。
　　⑧ 介绍资料。即资料来源、收录经过、资料的鉴别考证、资料的利用情况等，以便读者查考研究。
　　⑨ 其他需要说明的问题。
　　2. 方志撰写的一般原则
　　方志之所以成为我国历千年而不衰的优良文化传统，产生诸多的社会功能，在学术之林中占有一席之地，是与它的一些特殊编撰原则有关的。新编地方志在继承传统的编撰原则的基础上，结合时代特点，进一步创新、发展和完善了这些原则，现择其要者简述如下：
　　① 划定疆界，越境不书。地域性是方志的首要特征。地方志书都是依据一定行政区域范围，记载一方自然和社会的历史与现状的，不能信笔由缰，越境而书，喧宾夺主。当然，为了交待背景，或为比较差异，或为反映本地经济、文化与外地的联系等，并不排除有针对性地引用外地的资料。但这种引用完全是为了更好地记述本地人、物、事的需要，是“以我为主”，绝不能把外地资料当作主体来记载。因而在引用外地资料时必须要有量的限制，选材要精当，记述要简明，在总体上要做到不越界、不过境。比如在经济全球化的今天，各地区的经济合作乃至跨国之间的经济合作越来越多，如果墨守陈规，认死理“越境不书”，那有些关系就不好处理了，容易造成因果不彰，要素不全，从而降低志书的存史资治价值。
　　② 述而不作（论），寓论于述。指在撰写志稿时，要忠于史实，客观记述，不加褒贬、分析、评论，更不能妄作结论。但方志编撰是有指导思想的，编撰者虽不直接阐明观点，但要寓观点于记述之中，用翔实的资料来说话，用反映客观事物发展规律的资料来体现正确的观点。这一原则，是由方志的资料性、可靠性、著述性和功能所决定的。我们知道，当代修志，隔代修史，是我国的历史传统。但不论是修志还是修史，编撰者在他所处的那个时代都是当代人。而每一个人，无论其学识水平有多高，对当代的认识都必然要受到时代的局限。因为历史必须经过一定时期的沉淀，其是非功过才能显现出来，这就是为什么史可以议论评价而志却只能以资料说话的根本原因。有论者认为，志书中有些事物写到一定时候，结论已呼之欲出，为什么就不能适当加以评论呢？因此提出志书可以“述而有作”或“述而精作”，作“画龙点睛”式的评论。笔者认为此议不妥，所谓“结论呼之欲出”，只不过是你作者自己的主观感觉而已，实际上你的认识水平仍然逃不出受时代局限的宿命。所谓“画龙点睛”，也许点得其所，但也可能点在了龙屁股上，南辕北辙。这样一来，志书的资料性、可靠性何在？所以述而不作之所以成为方志的一个原则，并不是偶然的，应坚定不移地坚持。
　　但是志书还有著述性，不是有闻必录，不是纯客观主义记述，要寓观点于记述之中。其方法一是要求编撰者在资料的选择上要着重选择那些能够反映客观规律的资料，不能以偏概全，更不能钻牛角尖；二是在篇目、资料的排比上要力求科学合理，如可采用比较法（包括纵比、横比、兼比、联比、正反比等）、彰明因果法（通过对因果的记述体现政策是否正确，措施是否有力，方法是否得当等）、数据说话法来隐现观点。三是在语言运用、遣词造句上力求准确、规范，与事物的性质、性状相符合。如同属经济状况不好，建国前可称为“经济凋敝”，建国后就只能称为“经济发展遇到一定困难”等。
　　需要指出的是，所谓“述而不作”，主要是针对志书的主体部分，即“述”、“记”、“志”、“传”、“录”、“图”、“表”7种体裁而言的。就志书整体而言，仍然有议论，主要表现在序言、前言、后记、修志始末等之中。
　　③ 横分门类，纵向记述。志体与史体不同，在编纂形式上，史体是以时系事，志体则是以类系事。史书以年代为经、事件为纬编著历史。在内容上虽然也很广泛，但更侧重于社会、人文方面，侧重于从纵的方面反映历史的连续性。而志体却要求分门别类地记述一方的历史与现状，“事以类从，类为一志”。在内容上具有综合性，即所谓“无不备载”，举凡一地的自然、经济、政治、文化、社会、人物等均在其列，被誉为一方之全史。横分门类指的是志书的结构，纵向记述才是志书的记述实体，又简称为“横分竖写”，至于怎样横分、如何竖写，在本节第二目已有详述，这里不再讨论。方志采用横分竖写的方式来撰述，是与方志资料性的本质属性分不开的。方志是科学的资料书，是以资料说话的，所以在总字数不变的情况下，能够最大限度、最方便的容纳资料的撰述形式就是方志所应该采取的形式。实践证明：“横分竖写”最能够满足方志的这一要求，所以方志“横分竖写”的传统能够延续至今而仍被广泛认同，决不是偶然的。
　　④ 以事系人，生不立传。人是社会活动的主体，历史是由人的活动构成的。编修地方志不能离开对人的反映。以事系人、生不立传就是在方志中如何记载人的活动时应遵循的原则。
　　以事系人，又叫“因事及人”，即因记述某一方面或某一事情的兴衰始末时而涉及有直接或间接关系的有关人物，主要在“传”以外的体裁中出现。它是编修方志时，处理人、事入志，特别是在世人物入志的基本原则。要求记人时只记述其与此事有关的一些内容，而不涉及其人的生平。以事系人不是事事记人，也不是人人都系，它只能系对历史发展或对某一事件起关键作用的人物。由于以事系人所记的多为在世人物，故应慎重，尤其在记失误时更应慎重，以免引起不必要的纠纷。以事系人常用的方法是水乳交融法，即把人与事、人与物糅在一起写，人随事出，人随物出，自然天成，水乳交融。
　　“生不立传”原是编写史书人物传的重要原则，后借用到修志中，成为修志的传统原则之一。人是生产力中最活跃的因素，盖棺才能定论，其原因部分与“述而不作，寓论于述”的原理相类似，故不为生人立传为历代志家所遵循。除此以外，生不立传的原因还在于：第一，志属信史，立传人物都必须详加核实，以昭征信，特别是要经得起历史的检验，一个人还在世，他的人生历程还没有走完，是绝对做不到这一点的。第二，生人的人生走向、发展趋势谁也难以准确预测。尤其是那些炙手可热的风云人物，在世时往往身披无数美丽虚幻的光环，只有待其身后浮光才渐渐消退，现出真面目，这时才能对其一生作出较为客观准确的评价。第三，为生人立传，社会上各种关系常有私人请托而干扰人物传的编写，影响修志工作的正常进行。有的人对生不立传的原则不理解，认为有的人功绩甚大，但因为还活着，就不能为之立传；有的人功绩可能比活着的人还小，但因为已死，却反而可以立传，这不是以死人压活人吗？其实，持此论者是因对方志的特征还不够了解。方志具有连续性，是代代相济，永不断章的历史文献，根据国务院《地方志工作条例》，新方志20年修一次。一个人，如果他确实对历史发展作出过重要贡献，历史是不会忘记他的。人不是神仙，总是要死的，因此它终会在某一届志书中入传。
　　传要求全面写出传主从出生到去世的生平。当然不是事无巨细，面面俱到，除叙其一生概况外，更主要的则是择其一生中最重要、最能反映其特点、个性的事件加以详记，以使所记人物个性鲜明，血肉丰满，栩栩如生。在述、志等体裁中写人的原则是因事及人，但在传里面写人则恰恰相反，是因人及事。前者是因为写到某件事，涉及到某人而写及某人在此一件事中的作用，仅此而已；后者则是因为要写某一个人，从而要求写及此人的生平主要行状。两者之间的明显区别，方志编撰者不可不察。
　　⑤ 继承创新，突出特色。编修地方志是我国特有的优良文化传统，我们当然应该继承这一传统。但继承不等于照单全收，而应该根据时代的发展和需要，对其进行创新。继承是为了发展，创新则是在继承的基础上的创新。只有继承，传统才不会中断；只有创新，传统才会发扬光大，才会永续生命力。方志在其发展的历史进程中，历朝历代都有继承和创新，新方志当然也不例外。继承主要是指历代方志的一些优良传统和做法，如无不备载、横分竖写、以事系人、述而不作、生不立传等。在对旧志批判继承的基础上，社会主义新方志在指导思想、编纂方式方法和技术手段、体例结构、文体文风、人物立传标准、突出特色等方面都应大胆创新。事实上，在这方面已取得了显著成效。
　　编纂地方志应有自己的特色，没有特色的志书就没有光彩，就算不上是一部佳志良志。地方志的特色包括时代特色、地方特色和专业特色三个方面。任何时期的方志都是时代的产物，代表的是时代的观点，记述的是时代的事物，具有强烈的时代感，时代性是方志在时间方面的重要特征。地方性则是方志在空间方面的显著特征。地方特点是方志的本质属性，一部好的方志，必须具有鲜明的地方特色，具有浓郁的地方气息。编写方志时，应十分注意挖掘本地事物及其发展规律与外地的不同之处，予以详记。同时又要很好地突出一个地方的整体特色，地方上特有、特多、特好事物必须浓墨重彩予以记述，并在篇目设计方面予以突出。突出专业特点亦即行业特点，主要是对一部志书的各分志或专业类志书的记述而言。首先要体现在各行业的社会分工上；其次突出专业特点要与突出地方特点相结合；第三要处理好专业与非专业的关系，做到以记述专业为主。
　　3. 方志成书的总体结构
　　方志成书的总体结构，主要指的是一部志书在成书时，其主体部分，即述、记、志、传、图、表、录和辅文部分，即序、凡例、前言、目录、署名、后记、修志始末等在书中的排列顺序，亦即总体结构。一部志书，如果各部分都写得很好，但总体结构不符合要求，也会在一定程度上影响志书质量，反之则会对提高质量有所助益。正如一幅书法作品，其中也许有几个字写得并不好，但若整体结构好，亦即章法好，整个作品就会看起来很有档次，具有很高的艺术欣赏价值。反之，尽管每个字都写得很好，但若章法不好，就会影响整体的观感，这是十分可惜的。
一般来说，一部志书在成书时其主体和辅文部分排列顺序依次应为：图（包括集中编排的彩色照片）、署名、凡例、序、前言、目录、记、述、志、传、录、后记（修志始末）。若编制有索引，则置之于附录之后、后记之前。这里需要特别指出的是“记”的摆放位置问题，第一届修志中有不少志书把大事记摆放在概述与正文之间，认为概述也应概大事记内容之述，这是错误的。原因是：第一，概述的基本作用在于概括全书内容，纵述断限内发展轨迹，要害在弥补志书主体部分横分门类、互不统属、整体性弱的缺憾。因此概述相对全书来说，就相当于一个人的头，你现在在这个头与身子之间插入一个大事记，岂不是将头与身子分开了吗？第二，大事记可相对独立，可置于卷首，也可置于卷末，写得好且分量足够的大事记可以单独成书，但概述只能置于卷首，且无论写得多好的概述也不能单独成书，试想一个人的头颅离开了他的身体还能存活吗？第三，概述和大事记都是纵向记事，只不过概述有综合、有比较，前后连贯，因果彰明；而大事记是条目体，条目与条目之间相对独立，虽总的可以反映历史发展，但不一定连贯。所以概述能够概全书之述，是全书的总纲，而大事记虽在一定意义上也可起全书之经的作用，但不能作为全书之总纲。大事记还有一个往往被人忽视的重要作用，即由于其条目体的体式，它还可在一定意义上起到全书的检索作用。正因为如此，有的志书将大事记置于卷末，这是有道理的。但笔者认为，大事记可置于卷末，若是大事记述还是置于卷首为好。因为大事记述是编年体与纪事本末体相结合的产物，可以在一定程度上与概述相互补充、相得益彰。