一、反映年度情况
年鉴是逐年编纂连续出版的资料性工具书。年鉴姓“年”,是年度社会现实的一面镜子。因此,年鉴的首要功能是如实反映对应领域年度情况。年鉴题材一般都有年度性要求。所谓“年度性”,就是选题选材以“年”为限,上限是当年元旦,下限是同年12月31日。当然也有以财政年度、选举年度或其他统计年度为时限的。为什么要以“年”为限?这固然与年鉴由古代的历书演变而来有关,也与现代社会仍然习惯于对过去一年的事情有所盘点,有所交待有很大关系。“年”是历史发展的一个重要片断,也是事物生息的一个重要环节。人们把握历史、认识事物总离不开这些片断和环节。
年鉴反映年度情况,着重反映如下几个方面:一是着重介绍新情况。这里所说的“新”是一年之新,不是一时之新。当然,一时之新也可能是一年之新。在年鉴中,随处可见年度内的新情况、新事物、新发展、新知识、新成果、新观点,新趋势和新问题。年年如此、变化不大、缺少新意的情况和事物较为少见。二是着重介绍有年度特色的事物。这类事物不但具有标志性意义,而且具有普遍性意义,是年鉴介绍年度情况的重点。三是着重反映年度内的大事要闻。大事要闻人人关注,有较高的查检率,也是年鉴介绍年度情况的重点。
年鉴反映年度情况,为什么只能着重反映上述主要方面?这是因为一年中的情况复杂多变,其外化的信息汗牛充栋。年鉴只能有所选择、有所扬弃,不能眉毛胡子一把抓。在当今信息爆炸的时代,人们最大的苦恼是信息太多,最大的麻烦是选择有用信息太费精力和时间。年鉴是社会现实的一面镜子,同时也是一个信息筛子,一个资料的过滤器和整合机。一年中浩如烟海的信息资料,经过它的筛选、过滤和加工整合,人们可以轻松、便捷地从中获得实用、权威的有效信息,这便是年鉴的功德。
二、积累实用资料
年鉴有积累实用资料的功能。所谓“资料”,按照《辞海》的解释,是能够直接用作参考或依据的材料,而能够直接用作参考或依据的材料必须十分可靠。所谓“实用”,就是对读者有用,读者有可能用得着。实用的一般标准是能够满足读者的阅读检索需求,具体指标是读者的查检率和检得率。完全没有人检索,无人问津或无法检索的内容,没有实用性可言。
资料性是年鉴的根本属性。其具体表现:一是年鉴资料十分丰富。凡对应领域年度内重要的信息资料,年鉴全部收录。既收宏观信息资料,又收中观,微观信息资料;既收动态性信息资料,又兼收稳定性信息资料;既有年度内的信息资料,又有历时性、前瞻性的资料。二是年鉴资料类型齐全。信息资料依照编选者对其加工程度分为一次文献,二次文献和三次文献。年鉴普遍兼收并容一、二、三次文献。从资料的具体形态看,年鉴虽以条目为基本寻检单元,但并不排除其他资料形式。在年鉴中,除条目外,专文、文件、文摘、文献目录、大事记、专项年表,统计表、示意图、图片、索引等多种资料形式熔于一炉,使年鉴内容显得博大精深,精彩纷呈。三是年鉴资料存查价值高,参考性强。收入年鉴的资料一般都是事后的客观记述,而不是“抢”出来的新闻。其中反映的基本情况和人、事、物等大都经过一些时间的沉淀,较为清晰易辨,从而为全面、真实、准确地反映它们创造了条件。此外,年鉴收载的资料一般都经过严格的审查或核对,因而较为可靠,完全可以直接引用。
三、提供相关信息
年鉴在反映年度情况,积累实用资料的同时,还提供与年度相关、与对应领域相关的丰富资讯。这些相关资讯,有的散见于动态信息各部类,更多的是集中收入特辑、附录等一些板块中。年鉴提供的相关资讯有如下特点:一是对比性。即运用他山之石(外界材料)对比说明本地方,本部门、本行业、本单位的发展情况。二是后顾性。即有选择地提供一些回溯性、背景性资料,或是运用历时性资料与年度性资料进行对比,说明事物的发展变化。三是前瞻性。即谨慎地提供一些预测性、展望性资料,增强年鉴的咨询功能。
(摘自《广西社会科学专家文集·许家康集》)