条目的功能主要有社会功能及编辑功能两个方面。条目的社会功能与地方综合年鉴的社会功能是一致的，条目的编辑功能可以从组成地方综合年鉴框架、密集信息资料、更新地方综合年鉴内容、方便读者检索这几个方面来理解。 

一、组成地方综合年鉴框架 

框架是地方综合年鉴的宏观结构，条目是地方综合年鉴的微观结构。框架将众多杂乱的条目进行科学分类，组成完整统一的信息资料体系。条目是框架设计内容的具体实现，是框架结构的重要组成部分。地方综合年鉴的框架结构一般有3～4个层次。采用3个层次的，一般为类目、分目和条目；采用4个层次的，形成类目、分目、次分目（子目）、条目的格局。无论是3个层次还是4个层次的框架，条目均是最基本的组成单元。 

条目还是地方综合年鉴内容的主体部分。在我国各地编纂的地方综合年鉴中，除特载、专文、大事记、文件法规、附录等部类之外，其他内容编排基本实现条目化。条目的字数一般占全书总字数的60%～70%，在全书中占有极其重要的地位。 

二、密集信息资料 

条目保留了文章独立成篇、要素齐备的特点，篇幅短小，内容精练，信息资料丰富。它反映年度客观事实，充分运用浓缩信息的方法，具有很高的信息密度。条目密集信息资料的主要方法有： 

1.汇集综合 

汇集，即把分散的材料汇合聚集在一起，归类整理；综合，则是把事物的各个部分、各属性联合成一个统一的整体。这两种方法较为接近，只是对材料的分析和加工程度存在差别。条目反映事物，常用汇集和综合的方法，以提高内容的全面性。条目在介绍基本情况时，特别是罗列连串的数据资料时，经常使用汇集的手法。综合方法的运用，多见于对事物各部分和特征进行整体上的把握，在分析的基础上反映事物的共性。 

2.概括提炼 

概括和提炼的目的在于抓住事物的本质和特征，抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，并简明扼要地表现出来。与汇集和综合的手法相比，概括和提炼更强调对材料的选择，需要从大量素材中筛选出更具特征、最有代表性、最能反映事物本质属性的典型材料，使条目内容更集中。 

3.精简文字 

为了提高内容的信息密度，条目常常借用辞书的一些表现手法。如一些条目，以标题文字为主语，释文直接展开。在释文中，凡是前句已列明事主的，后句同一事主的其他内容也往往采用承前省略主语的方法，避免重复。在同一条目中，涉及相同年份、月份的内容，一般后面出现的都承前省略年份、月份。此外，条目释文还少用或不用连接成分、语气成分等。 

三、更新年鉴内容 

条目作为地方综合年鉴内容的重要表现形式，具有篇幅小、灵活性大、适应性强、更换方便等特点。在全书框架结构保持相对稳定的情况下，更换条目内容或设立新的条目，就能及时反映变化了的客观现实情况。 

1.同一主题逐年更新内容 

从保持基本资料连续性的需要出发，地方综合年鉴反映各领域、各行业、各部门年度基本情况的概况类条目，以及反映领域、行业、部门某个侧面年度发展情况的综合记事条目，都是相对稳定设立的。此类条目虽然主题不变甚至标题不变，但内容的更新可通过资料的以旧换新来实现。如同一指标数据的更新，年度的新变化、新特点等。 

2.设立全新的条目 

事物是不断发展变化的，按照选题标准，地方综合年鉴都在年度发生的大事、要事、特事、新事中筛选材料，一事一条，设立新的条目。这些条目，从主题到内容都是新的。地方综合年鉴通过收载这些新鲜的资料实现内容的更新。 

四、方便读者检索 

地方综合年鉴的检索形式除目录、索引外，条目本身也是方便检索的一种形式。 

1.采用简明准确的条头 

条头是对内容主题的提炼和标引。与文章标题不同，条目不用论述、设问、象征、比喻等标题形式，而是从人们的检索习惯出发，采用通用规范的主题词或关键词进行标引。读者通过目录看标题，便知条目的主题范围，从而快速查阅到所需的资料，或者通过主题索引快速进入所需资料的条目。 

2.实现释文条理化 

条目编写强调规范严谨，都按一定的叙述顺序撰写释文。这也为读者检索提供了方便。例如概况类条目，先讲基本情况，次讲年度实现的主要指标及取得的主要成绩，再讲发展特点和存在问题。在处理跨年度的背景性材料与年度性资料的关系时，将年度性资料置前，背景性资料置后。条目释文的条理化，既保证了条目的规范性，也符合读者的检索习惯。 

3.设置内容层次标题 

条目释文，在分述事物不同侧面或层次的情况时，常采用分段和在每段之前设置层次标题的办法，以解决部分篇幅较大、内容层次较多的条目不易查找的问题。在概况类和综合记事类条目中，设置层次标题的情况较为多见。由于概况类和综合记事类条目综合反映部门、行业和地区的情况，比其他条目篇幅要长、内容涉及面广，设置层次标题，将条目内容细分为几个相对独立的方面，读者要查找某一方面的情况，不需要浏览条目的全部内容，只需按照层次标题的指引，便可迅速找到自己所需的资料。

 （摘自《地方综合年鉴编纂教程》）