方志资料搜集的同时，要抓紧进行资料的分类和整理。这项工作不能等到资料全部搜集好以后去做，会导致事倍功半，而边搜集、边整理则比较稳妥。

　　一　方志资料整理的步骤

　　（一）编号登记

　　将搜集到的资料进行统一的编号登记，包括日期、登记号、分类号、代码、存放处等。

　　登记号，即资料和资料卡片的登记流水号。分类号，即按照方志篇目的编章节目，自行分类。如“编”为ABCD，章为一二三四，节为1234，目为①②③④。如第二编第三章第四节第一目，其分类号即为B三4①。也有的采用连接号“1-2-3-X”编号，其中“1”代表第一编，“2”代表第二章，“3”代表第三节，“X”代表资料卡片流水号（即顺序号）。代码，是对资料类型和来源的一种代用符号，以汉语拼音第一个字母为代码。如档案为D，图书资料为T，报纸为B，期刊为Q，稿件为G，口述为K，照片为Z，复印资料为F，抄写材料为C，剪报为J，文摘为W，目录索引为M，期刊目录索引为QW，档案照片为DZ等。代码也可不用，因为资料出处一般都会在资料中交代明白。存放处，就是所摘抄的资料原件存放何处，如省图书馆、地区档案馆和区县方志办等。

　　（二）资料摘录建卡

　　资料登记之后，应该及时制成资料卡片。资料卡的样式多种多样，各地不必强求一律。但资料卡片上，一般要有这样一些项目：方志篇目的编号，事件发生时间，资料卡检索编号，原文标题，卷宗号或者资料出处的卷、册、期号和页码数，原著作者、译者的姓名和成文日期，资料的来源（藏于何处），摘抄的内容（这是最主要的），摘抄人姓名，摘抄日期，校核人姓名，校核日期，所摘资料页码编号等。资料要边搜集、边核实、边整理制卡。所制卡片要一事一卡。制作资料卡片，历史学家吴晗提出要注意8点： 

　　1．卡片上要记清楚书名、作者、卷数、篇名、版本、页码。

　　2．抄录原文，要加引号；属于自己按原文材料而缩写的笔录，要注明。一般应抄录原文。重要的史料，抄后还要核对原文，以免脱误。

　　3．材料抄在卡片上后，要解决材料本身的确切年代、时间，或者大致的时间，应醒目标明，否则这张卡片就没有使用价值。 

　　4．一张卡片抄录一个问题的材料，不能把许多不同的问题抄在一起；而抄录的内容，要选取能说明问题的，不是有文必录。

　　5．每抄录一段资料，做一张卡片的时候，要根据它本身所反映的问题，自己加上小标题，指出这段史料属于什么问题，以便分类、合并。

　　6．不同史籍、不同作者对某一问题的记载不相同的，要抄；约略相同的也要抄；完全相同的可以不抄，但也要写张卡片，注明它与何种史籍的记载完全一致。这对于问题的考辨是有益的。

　　7．作史料卡片，关键在于科学的分类。不分类，问题便无法综合、分析。如“明代军屯”可为一大类，但其中包括的问题很多，又应该把它再细分为若干小类。同类的卡片集中在一起，就可看出眉目，或发现史料不足，继续搜集；或问题分明歧异，可去考证；或牵涉其他人和事，仍可再细分出更小的类目，进一步查找资料进行研究。类目分得越细，说明问题越来越深入。搜集的史料丰富了，问题明晰了，当然可以写出东西，并没有什么奥妙。

　　8．卡片要经常翻阅，因为此时与彼时对史料卡片内容的认识，往往不同。闪光的思想，容易转瞬即逝，尤应立即捕捉，明确标明在卡片上。而且经常翻阅，即可明阙失，又能启联想，诱导人们发现新的问题。这需要自己动手，就是：自己抄写，自己分类，自己翻阅，自己思考。

　　（三）资料卡片的编排

　　资料制卡以后，应该以篇目先后次序编排保存。这样编排好处很多，看起来、用起来都比较方便，特别是可以经常检查还有哪些缺漏，以便进一步搜集、寻找资料。

　　二　方志资料整理的方式

　　（一）方志资料整理的基本方式

　　方志资料整理的基本方式有两种，即资料长编和方志初稿。从首轮新方志的编纂来看，有的地方发文硬性规定，在编写方志初稿之前，必须先要编资料长编，然后才能进入方志初稿的编写阶段。用这种模式修志，它的运行方式是“资料→长编→志稿”。但也有一些地方并没有作此硬性规定，所以有不少地方在资料搜集之后，直接进入了方志初稿的编写阶段。用这种模式修志，它的运行方式是“资料→志稿”。

　　（二）方志资料整理的其他方式

　　除长编和志稿两种基本方式以外，方志资料的整理还有其他方式。这些资料，是修志过程中的中间产品，可以通称为地情读物。据统计，单2004年度全国所编地情读物就有874种，其中省级89种，市级261种，县级524种。上海市自新方志编纂开始至2006年底，先后形成两百多种地情读物。编撰地情读物的好处有两个方面。一是可以为现实服务。由于地方志书的成书周期比较长，一部志书从发动开始到正式出版，往往需要短则四五年、长则七八年甚至更长的时间，如果等到志书出版后再去为现实服务，实在太晚。所以，在地方志书编纂的过程中，先编撰一些地情读物，是一件大好事，也是地方志工作为现实服务的重要表现形式。二是有利于广泛核实修志中搜集到的方志资料。地方志书是要传之久远的，最好没有差错。而现实的情况又是方志资料中差错多多，如果立即写成志稿、志书，志中就难免有差错。在两者之间增加一道工序，把已经到手的资料先公布到社会上去，就会有更多的读者关注此事，如果见到事情有出入，必然会提出来，编辑部就有进一步核实修改的回旋余地，而一旦志书出版，再想修改就非常困难了。地情读物的具体形式多种多样。  

　　1．编印资料刊物  

　　地方志资料刊物有多种多样。一种是方志通讯刊物，如全国有《中国地方志》，地方也都有这类刊物，如《北京地方志》、《上海志鉴》（后改名《上海地方志》）、《天津史志》、《江苏地方志》、《新疆地方志》、《沧桑》（山西）、《黑龙江史志》、《浙江方志》、《福建史志》、《河南史志》、《今古大观》（吉林）、《湖北方志》、《巴蜀史志》、《史志林》（贵州）、《湖湘春秋》（湖南）、《广西地方志》、《陕西史志》、《西藏地方志》、《广东史志视窗》、《海南党史与方志》、《宁夏史志》等。这类刊物上虽然刊登方志论文较多，但也有一定数量的方志资料。另一种则主要刊登方志资料。如上海市地方志办公室先后编有《上海滩》、《上海研究论丛》，安徽省地方志办公室编有《志苑》，河南省地方志办公室编有《中州今古》等等。 

　　2．专题汇编  

　　这种形式是地情读物的主要编写形式，数量众多。以江苏省地方志系统为例，2004年就编有30多种，包括省地方志办公室的《江苏地名溯源》，扬州市的《扬州民俗》、《东西南北扬州人》、《当代扬州人》，江都市的《奋进中的江都》，常州市的《巾帼华章——常州籍全国“三八”红旗手传记》，溧阳的《采古撷今话溧阳》、《溧阳指南》，金坛的《金坛名人》、《王健王嘉廉及其家族》，镇江市的《镇江为民办实事项目集锦》，句容市的《新句容传奇》，连云港市的《海州方言》、《大潮奔涌——连云港开放二十周年纪实》，南通市的《南通走向世界》、《南通与世界大城市》、《青墩文化》，南京市江宁区的《走进新江宁——江宁手册》，泰州市的《海陵大事记》、《银杏之乡》，盐城市的《东方盐文化》，淮安市的《锦绣淮安》，无锡市的《无锡历史上的今天》、《无锡劳模风采》、《无锡藏书家》等。  

　　3．广播报刊影视  

　　在编纂地方志书的同时，地方志编纂部门经常与广播电台、电视台、报社、杂志社甚至电影制片厂等合作，在报纸上开辟专栏介绍地情资料，在电视台举办地情知识竞赛，在广播中宣传地情、开办地情讲座，并拍摄有关地情的纪录片、风光片、旅游片、人物片甚至是电影故事片、电视连续剧，有的还制作成多媒体光盘等。以这种方式整理的资料，受众面特别广，既为现实服务，又可以最大限度地征求修改意见。