凡例，亦称例言、义例、略例、总例、叙例、发凡，或称编辑说明、出版说明等。它是用来说明著述宗旨、规范编纂体例的文字，是作者必须严格遵奉的法规。　 

　　一　凡例的内容构成　 

　　各志书凡例条款设置及文字表述各不相同，但仅就其适用范围区分，一般又由通例、分例、特例三部分构成。通例类条款对全志各部分普遍具有约束力。如：指导思想、结构层次、纵横关系、语言章法、计量单位、数字书写、标点符号等各项事关全书整齐划一的内容都属通例范畴。分例类条款也有的称其为专例。即凡例中仅对某些内容和某些分志具有约束力的条款。如：对述、记、志、传、图、表、录等各种体裁形式的运用、部分分志设立的依据和书中辑录重点的说明等，均属分例范畴。特例类条款专门交代志书中一些特殊问题的处理原则及方法。如《张家口市志》[1]“凡例”第四条即明确交代，“按本市实地情况，日伪（沦陷）时期为1937年8月24日至1945年8月22日；第一次解放时期为1945年8月23日至1946年9月10日；第二次解放时间为1948年12月24日；1946年9月11日至1948年12月23日为国民党统治时期”。志书凡例中诸如此类的规定和说明即属“特例”。在凡例内容构成上，也有学者依据各条款功能作用将其划分为原则性条款、技术性条款和说明性条款三类。 

　　综合各志和一些学者的意见，新志编修凡例似应包括以下16项内容。　 

　　（一）指导思想与编纂原则　 

　　《关于地方志编纂工作的规定》第三条规定：“编纂地方志必须以马列主义、毛泽东思想和邓小平理论为指导”，这是编写、审定志稿必须自始至终认真恪守的最重要的准则，亦是衡量新编志书质量的最基本的标准。因此，在志书凡例第一条必须明确交代。此外，“三个代表”重要思想和关于坚持科学发展观，蕴含着丰富的马克思主义理论内涵，具有鲜明的时代特征和普遍的指导意义，也应该写入续修志书的指导思想。这样，续志指导思想即由马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想及科学发展观构成。在明确指导思想的基础上，还可以顺势阐述志书编纂中必须遵循的某些重要原则。如：首轮志书凡例在指导思想一条多有“立足当代，统合古今”、“详今明古，详近略远，以新中国成立后为记述重点”等编纂原则的阐述，在续志中又多有“实事求是，存真求实，客观公正，秉笔直书”等编纂原则的说明。　 

　　（二）记述范围　 

　　记述范围本应包括时间和空间两个方面，因时间断限通常单列一条，故此处仅指地域范围。志书凡例交代记述范围，可给读者一个明确的空间概念。如续志断限内境域变化不大，即使不界定也不会引起疑问的地方则可以省略不写。但断限内由地区改市、县改市或改区以及地市合并的地方就应有所交代。衡水市于1996年由衡水地区改建而来，《衡水市志》[2]“凡例”即在“记述范围”一条明确：“本志以衡水市1996年行政区划为记述范围。曾经隶属衡水市或衡水市现辖县（市）区而后又划出之区域，一般不再系统记述。”　 

　　（三）时间断限　 

　　时间断限不但要明确志书上断下限时间规定，还应交代如此确定断限的依据。从当前续志启动情况看，在确定续志上限时间问题上已有三种意见：一是与上届志书接轨，以前志下限为续志上限。二是主张原则规定与灵活处理相结合，即原则上以前志下限为续志上限，志稿编撰时从记述事物的整体性出发，对改革开放等内容可适当上溯到中共十一届三中全会召开，并对前志所记内容进行必要的补漏和纠误。三是主张以中共十一届三中全会召开的1978年为上限，理由是可以系统、充分地反映改革开放的历程和成就。多数续志属于第二种。如《井陉县志（1985～2004）》[3]，其断限就规定“记事时限与1986年版《井陉县志》之下限1984年相接，上限起于1985年，为保持记事的连续性，对重要事项适当上溯；下限断至2004年，重大事项延至搁笔”。　 

　　（四）结构层次　 

　　结构层次亦即志书的基本框架，通常包括志书的篇目体式、框架结构、分类方法、层次划分以及某些篇章的主要构成或设置企图。《武强县志》[4]“凡例”此条写为“首设概述，综叙县情，总摄全志。次为大事记，勾勒脉络。之后，按照事物类别分设建置区划、自然环境、经济、政治、军事、文化、民情习俗、人物、杂记9编。编下设章、节、目”。　 

　　（五）体裁形式　 

　　体裁形式，就是向读者说明因记述对象的内容和性质需要而采用的各种表述形式。就一部志书来说，所用体裁主要有述、记、志、传、图（含照片）、表、录7种，而具体运用中又以志为主。续修志书大多沿用这7种体裁形式，也有志书认为，“专记”和“人物简介”不在上述7种之内，应各自作为一种体裁形式交代。　 

　　（六）语言文体　 

　　《关于地方志编纂工作的规定》第十五条要求，“地方志的文体，采用规范的语体文。行文力求朴实、简练、流畅”。此条在交代这一语言文体的同时，还可顺势交代志书编写中各种体裁在行文章法方面的体例要领。《邢台县志》[5]“凡例”这一条的写法就比较全面。他们这样写道：“主要采用记叙文体，只记事实，不作评论，寓观点于材料之中。概述采用论述体，有述有议，述议结合。大事记采用编年体，兼以纪事本末体。”　 

　　（七）纪年方法　 

　　凡例中的纪年方法条款可包括两方面内容，一是明确规定不同历史时期的纪年方法；二是属于纪年方面的时间概念说明。如《衡水市志》“凡例”此条规定既简明又具自己特色，其写为：“本志所涉1949年9月30日及以前之纪年，一律使用中国历史传统纪年，同时括注公元纪年；如同一历史传统年号在同一自然段连续出现时，仅对首次括注公元纪年。1949年10月1日及以后之纪年，均使用公元纪年。志中所称‘解放前（后）'，系指1945年12月14日衡水全境解放前（后）；‘新中国成立前（后）'、‘建国前（后）'，系指1949年10月1日中华人民共和国成立前（后）。”　 

　　（八）人地称谓　 

　　人地称谓通常要交代志书叙事所采用的人称，以及对人物、职官、地方、单位、机构、团体、会议、文件称谓的规范做法及其简称的使用方法。如志书中涉及外国人名、地名，还需交代其使用及翻译依据。《唐山市志》[6]“凡例”此条在对各类一般性人地称谓作出规定的同时，还对通行于本市的一些习惯称谓作了说明。其如此写道，“全市系指10县、5区、2农场；市区系指市辖5区、2农场；老市区系指路南、路北区”。　 

　　（九）数字及写法　 

　　首先应明确志书对不同数据的处理原则，其次要交代各类数字的书写方法。其原则大多为“凡有统计数字的均采用统计数字，无统计数字时则采用部门数字”。书写方法却有较大变化，首轮志书依据的是国家语言文字工作委员会等7部委1986年12月31日颁布的《关于出版物上数字用法的试行规定》，而1995年12月颁行的《中华人民共和国国家标准·出版物上数字用法的规定》（GB/T15835-1995）又增加不少新规定，制定续志凡例时亦应据此遵行。　 

　　（十）计量单位　 

　　此条主要明确志书对不同历史时期计量单位的使用方法及依据。一般采用分段处理的方法，即中华民国时期及其以前遵从当时通例，中华人民共和国成立以后一律按照1993年国家技术监督局发布的国家标准《量和单位》执行。　 

　　（十一）人物入志原则　 

　　人物入志规定比较复杂。首先要明确交代人物立传的基本原则、入传标准及排列方式；其次要交代人物表、人物录的选录范围和排列方法；最后是对以事系人的对象及做法予以说明。此条写法众多，各有千秋。如《衡水市志》“凡例”第十一条规定，“坚持生不立传的原则，仅为对社会发展有重大建树的衡水籍名人和在衡水有突出贡献的客籍人士立传。为儆诫后人，对于在衡水有较大影响的反面人物也予立传。立传者以卒年先后排序。在世人物均不立传。对业绩卓著者，采用‘以事系人’方法散记于有关章节或列入相关名表”。　 

　　（十二）附录设置说明　 

　　主要向读者介绍各篇章附录、志末总附录以及杂志等志尾部分入选内容的原则及编排方法。有些志书不单设此条，而将相关内容在结构层次一条简要交代。　 

　　（十三）资料来源　 

　　向读者说明志书所采用资料的主要来源、出处及考订核实情况，以便后人查考或研究。如《灵寿县志》[7]“凡例”此条写道：“本志所用资料，广征博取于各级档案馆档案、图书馆藏书、灵寿旧志（清康熙、同治本）、历史著述、历史文物、散佚的各种报章杂志及各有关部门、当事人、知情人提供的资料。各种资料业经反复考证核实，为节省篇幅，编纂时一律不注明出处。”　 

　　（十四）特殊问题　 

　　主要说明志书编写中对一些特殊问题的处理原则和方法。一般包括：有别于他志的篇目设置问题，书中涉及的重大政治问题，如何反映地方特色问题，与旧志或前志关系问题，志书记载重点问题，以及其他条款尚未包容的问题，都可单列条款说明。此类条款是凡例中最能体现志书特色的内容，应把它视为撰写的重点。如《景县志稿（1986～2003）》“凡例”第四条向读者交代：“本志对具有开拓性、全局性、影响深远且地方特点突出的重要事物作升格处理。如将改革、经济总情、乡镇企业、经济开发与开放、董仲舒文化研究、南下干部专记等升格成篇，乡镇企业中的橡胶制品业、通讯器材业升格为章。”　 

　　（十五）对前志补遗与纠误　 

　　如果是续修志书，制定凡例时还应把续志对前志补遗与纠误的做法向读者交代清楚。如《丰南县续志（1986～1993）》[8]“凡例”第七条就这样写道：“本志对前志的失误、缺漏，采取了补前志之无、详前志之略、纠前志之误的方法，除在有关篇章中进行补正外，在志尾还专设‘补遗’和‘勘误表’。”　 

　　（十六）其他需要说明的问题有的志书凡例内容详尽，除上述条款外，还对志书取名、编纂目的、域内所辖政区排序以及所使用的文字、标点符号、货币、常用名词或概念简称等具体问题也分别作出规定或说明。　 

　　二　凡例的形成过程　 

　　实践表明，拟写一篇好的修志凡例，执笔者不仅要具备丰富的方志理论知识、深厚的文字功底和对所修志书全盘明了，还要历行4个必经步骤。第一步为草拟阶段。志书框架确立后，要根据本地实际情况并参照出版志书及时拟写凡例草案，并用以指导所有修志人员征集资料和编写初稿。对此，山东省第一届地方志编委会主任王众音曾有一段精到的论述，他说：“凡例拟定了，才能拟定篇目和行文规定。凡例不是首先拟定，而是在志书写成之后再去补写，就颠倒了次序。要是最后才拟定凡例，它就起不到规范编纂的作用。”[9]　 

　　第二步为修订阶段。修志伊始所拟定的凡例初稿是不可能一步到位的，随着修志工作的不断发展和对于地情认识的逐步深入，对于初始拟定的凡例还要不断地予以修改和完善。特别是主编对分志初稿总纂之前，尤须注意广泛征求初稿撰写人员对凡例草案的意见，并根据新出现的情况认真修订，使之更加符合志书编写实际，以便指导和规范总纂。 

　　第三步为评议阶段。志书初稿完成后要召开评审会，在邀请专家学者评审志稿时，应将凡例初稿一起送审（最好是把评议凡例初稿也列入会议议程，专请一位对志书凡例有研究的专家为凡例把关），这不单为评稿人员鉴别志稿是非正误提供编纂依据，也可使凡例初稿在评审中受到进一步检验，为最后确定一个严谨完备的好凡例充实一些较高层次的意见。 

　　第四步为定稿阶段。即在志书评稿之后，在广泛吸收各方面意见的基础上，再对凡例初稿的条款构成、文字表述、排列顺序等进行全面修订，从而使之成为一个内容齐备、文字精美、排序科学的好凡例。　 

　　三　制定凡例应注意的几个具体问题　 

　　从首轮修志实际情况看，在凡例撰写方面存在问题的不在少数，这里仅提出几个主要问题引以为戒。一是未把制订凡例当做要务对待。有的地方志办公室对制订凡例不够重视，直到志稿编成送审时才匆忙凑上几条充数；还有的不从本地实际出发，机械模仿别地凡例，使凡例同志书形成两张皮。二是凡例内容缺漏太多，有的志书仅设有几条通例，条款规定不能覆盖整部志书，满足不了修志和用志需要。三是不能充分体现地方特色，有的通例较多，特例较少，缺乏个性和特点；有的把一般出版物的具体规定统统搬进志书凡例，条款繁琐，文字冗长，使人得不到真正要领。四是凡例规定与志书正文各行其是，互相矛盾，此类问题多出现在汉字和阿拉伯数字、公制和市制、简化字和繁体字、公元纪年和中国历史传统纪年的混用不清方面。五是凡例行文拖泥带水，文字表述不够严谨和缜密，失却了志书凡例开门见山、条理分明的法规式行文特点。六是凡例置放位置和各条款排列顺序欠科学。　 

　　撰写凡例既不同于一般的理论性阐述，也有别于一般的技术性说明。凡例作为一志之法，其行文就应像制定法规、条例那样明快、简洁、缜密和有分寸。具体说来应把握四点，一是撰写凡例如同撰写法规，从内容到形式要讲究条理性，文字表述应简明扼要，使人一目了然。二是每个条文应标明序码，可不列例名，更不必划分自然段。三是一个条文最好说一项内容，不要兼顾其他。四是在简明实用的基础上，尽量讲求一点章法和文采。志书交付出版之前，尤应注意调整凡例条文的表述语气，要把“应该”、“必须”之类的词语改为“采用”、“力求”之类的词语，以使凡例由编者的编纂法则变为读者的阅读指南。五是正确排列凡例顺序。此类问题包括凡例在志书中的位置和凡例条款顺序两个方面。从出版志书看，凡例大多位于序言之后、目录之前，但也有置于序言之前或目录之后者。如果按照科学思路编排，凡例在志书中位于序言之后、目录之前的编排顺序应是合理的。而凡例诸条款的排列顺序，一般应是指导思想、编纂原则、记叙范围、上断下限居于前，结构层次、志书体例、人物入志原则及方法居于中，特殊问题、行文规则、资料来源列于后。 

　　注释： 

　　[1]《张家口市志》，中国对外翻译出版公司，1998年。 

　　[2]《衡水市志》，方志出版社，2002年。 

　　[3]《井陉县志（1985～2004）》，新华出版社，2006年。 

　　[4]《武强县志》，方志出版社，1996年。 

　　[5]《邢台县志》，新华出版社，1993年。 

　　[6]《唐山市志》，方志出版社，1999年。 

　　[7]《灵寿县志》，新华出版社，1993年。 

　　[8]《丰南县续志（1986～1993）》，方志出版社，2003年。 

　　[9]《王众音在山东省第五次地方志工作会议上的讲话》，转引自张景孔《“凡例”漫议》，《山东史志丛刊》1989年第1期。