地方综合年鉴检索系统除了目录、索引外，还有参见、编辑说明、书眉、辑封、大事记、文摘等。其中，大事记为“纵”，目录为“横”，文摘为“点”，索引是“面”，参见成“网”，书眉成“线”。它们共同构成纵横交错、点面结合、网线互动的完备而高效的检索系统，为读者提供全方位的检索渠道。 

　　一、参见系统 

　　地方综合年鉴大都是一件千手裁缝的“百衲衣”。人手众多的编写队伍，旷日持久的编纂时间，卷帙浩繁的篇幅，多环节的编辑流程，容易造成内容的交叉、重复、遗漏等现象。如果设计了参见系统，就可对内容进行反查，从而发现问题，纠正失误。参见系统既是检索手段，也是编辑手段，能够使条目内容精练，并减少不必要的重复。同时，参见系统还能构建各个主题、条目、栏目之间的关系，使之系统化、网络化。一个完善的参见系统不仅能给读者带来很多方便，能充分发挥地方综合年鉴的使用功能，而且在某种程度上还反映着全书的框架结构。 

　　（一）横向参见 

　　1．正文参见 

　　地方综合年鉴对全书内容进行分类编排，难免会遇到这样的问题：一些内容并不能单纯地归类到某一个类目或分目之下，而是在两个甚至多个类目都有涉及；或是同一个内容既可以归类到甲类目中，也可以归类到乙类目中。如果建立横向参见系统，就为读者详细了解该类内容提供了指南，增加了渠道。如《南京年鉴（2013）》第88页城市建设与管理类目中的条目“南京长江航运物流中心揭牌”，括注“参见‘交通运输’类目，第188页”。再如《武进年鉴（2013）》产业园区类目中的条目“蠡河综合市场对外营业”标注“参见第358页‘镇（街道）情要览’类目同名条目”。 

　　2．文与图表参见 

　　文图表并茂是现代年鉴的一大特点。为避免数字的文字化，使读者一目了然，凡是能用图或表记载的应该使用图表。对于要记载的内容资料，文字中点到为止，详情“参见某图或某表”。因为图表比较醒目，“参见”二字也可以省略。 

　　（二）纵向参见 

　　地方综合年鉴前后卷之间，框架基本稳定。但随着经济社会的发展、经济社会结构的变化，框架也会进行调整，做到在稳定中求变化、在变化中达到新的稳定。通过逐年编写，会遇到前后内容重复问题。 

　　1．一次文献的参见 

　　地方综合年鉴一般都收录一定数量的一次文献，如党委、政府工作报告，法规规章，重要政策，发展规划，实施纲要，等等。这些文献对本行政区域经济社会发展将会起相当长时间的作用，但不可能也没有必要在文献出台之后年年登载。文献登载以后再出版的地方综合年鉴，凡内容涉及以前的文献资料，均可采用参见办法处理。 

　　2．人物简介的参见 

　　（1）本地区党政领导人的简介。地方综合年鉴一般在人物类目下设人物简介，记载本地区党政负责人的更替。一是记载年度新任领导人员的基本情况和任职简历；二是记载五年一度的党委、政府（人大、政协等）换届选举产生的新一届领导人员的简历。在同一卷年鉴中，由于领导人员的交叉任职或兼职而出现的重复记载内容，可采取横向参见的办法处理。对于在不同年份的年鉴中记载同一领导人员，则需要采取纵向参见的方法，即只记载新的职务变动情况，其他基本情况参见以前某卷某页。如《安徽年鉴（2013）》人物类目所含条目“李斌”：“李斌，女，1954年生，辽宁抚顺人……2011年12月任安徽省委副书记，省政府副省长、代省长、党组书记；2012年2月任省委副书记，省政府省长、党组书记。中共十七届、十八届中央委员。中共十八大代表。十一届全国人大代表。（详见《安徽年鉴》2012年卷第314页）”再如《镇江年鉴（2013）》人物类目所含“市级新任党政军领导”中李国忠（政协主席）、李雪峰（市委常委、秘书长）、曹寅（军分区司令员）的简历，分别参见该年鉴2011年卷、2012年卷。 

　　（2）其他人物的简介。地方综合年鉴中人物简介收录的人物，有些是一次性的，比如逝世人物；有些则是多次性的，比如，某高校教授前年因成果突出获国家科技大奖，年鉴要予以记载，上年又当选为中科院院士，年鉴还要记载，下年又被评为“十大杰出人物”，年鉴仍需要记载。每年在人物简介中都将同一个人物的基本情况进行介绍，就显得啰唆。如果用纵向参见的方法解决，就会两全其美，既简化了文字，又给读者想了解详细情况提供了线索。如《镇江年鉴（2013）》人物类目记述模范人物杨周鑫、赵曙勤的简介，分别参见该年鉴2011年卷第317页、316页。再如《南京年鉴（2013）》人物类目记述体育竞赛优胜者陈若琳、蔡赟、傅桃英、雷丽娜的简介，分别参见该年鉴2009年卷、2010年卷、2012年卷相关页码。 

　　3．基本情况的参见 

　　地方综合年鉴中的基本情况介绍，散落在“概览”(或概况、概述、概貌等)与各相关部类，是相对稳定的、固化为知识的内容。一般来说，第一次登载介绍得详细，再次登载介绍得简单。介绍得简单的地方可用参见的办法，标出介绍得详细的年鉴的卷号、页码。 

　　二、编辑说明 

　　编辑说明又叫编写说明、编纂说明，有说明情况和凡例的功能，为读者查阅年鉴释疑解惑。编辑说明一般排在目录之前。地方综合年鉴的编辑说明一般包括编纂指导思想、编写宗旨、记述的时空范围、主要内容、栏目的设置情况、资料来源、编纂过程、查阅须知、版序等元素。 

　　1．指导思想 

　　地方综合年鉴是依法编纂的政府出版物，其编纂指导思想必须是《中国共产党章程》所规定的“指导思想”。需要注意的是： 

　　（1）指导思想表述的准确性、完整性。中共十八大通过的党章表述为“中国共产党以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、‘三个代表’重要思想和科学发展观作为自己的行动指南”。地方综合年鉴可这样表述：本年鉴编写以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导…… 

　　（2）指导思想表述的与时俱进性。指导思想反映党的学说的发展状况，在不同的时期，文字表述各不相同。比如，中共十二大表述为“马克思列宁主义、毛泽东思想”，中共十四大把“有中国特色社会主义理论”增加进来，而中共十五大又把“有中国特色社会主义理论”改为“邓小平理论”。再如，中共十八大前表述为“以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、‘三个代表’重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观”，中共十八大后，就把“科学发展观”纳入到指导思想的范围。此外，习近平总书记系列重要讲话精神逐渐成为党治国理政的重要指针，应作为指导思想的重要内容。 

　　2．编写宗旨 

　　编写宗旨常常放在指导思想之后，二者放在一个段落。编写宗旨要回答“为了谁”“怎样为谁”的问题，既有编写的目的，又有如何更好地编写的方法和手段。就目标读者对象而言，既可笼统地表述为“为读者提供……”，也可细化为“为各级党政机关、企事业单位、研究部门、海内外各界人上等提供……”。就编写的方法手段而言，可表述为“全面、系统、翔实地记载本行政区域基本情况和发展特点”。 

　　3．资料范围 

　　编辑说明要告诉读者本卷地方综合年鉴主体资料的宽度与长度，即记述的空间范围与时间范围。主体资料的空间范围即《地方志工作条例》规定的本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况，时间范围根据主体资料而定，一般是上一年度的资料，但也有几个年度的资料（如多年合一的年鉴）。超过时限的内容应加以说明。 

　　4．主要内容 

　　编写说明所列主要内容，即各类目的名称。有的二十多个，有的三四十个。需要说明的是，索引是检索系统，不能算作类目。 

　　5．框架结构 

　　编辑说明要明确年鉴有多少层级、这些层级的依次排列和它们在年鉴中的标识。如类目标题通栏排，分目标题单排或双栏排，条目标题加【】等。 

　　6．创新或调整的地方 

　　新增或拆分、合并、调整的类目要进行说明，创新的分目或增加的有特色的内容应该点到。如有重大行政区划调整变更，发生特大自然灾害和事件、事故等，也需要加以说明。 

　　7．资料来源 

　　编辑说明要告诉读者资料来源，如稿件由谁提供，数据出自何处，需要说明的事项，等等。 

　　8．编纂过程 

　　应把从规划（即制定编写大纲）到成书的主要环节告诉读者，比如稿件审查、编审、核校、审批和书稿出版等。 

　　9．查阅须知 

　　告诉读者如何查阅年鉴，有什么样的检索系统。 

　　10．版序 

　　写明年鉴于何年创刊，本卷是第几卷本。对于不是连续出版、逐年出版的年鉴，要加以说明。 

　　三、书眉、页码、辑封 

　　（一）书眉 

　　书眉位于书页的上端，用一条横线与正文隔开，是工具书必备的元索，也是检索系统的组成部分。国内地方综合年鉴的书眉的内容、形式并不完全统一，编者可根据实际情况进行选择。 

　　1．书眉的内容 

　　书眉由地方综合年鉴名称、徽标、类目名称、分目名称、页码等元素组成。其中，年鉴名称、类目名称为其要素。分目名称有的太长，有的过并宽泛（如“综述”），专指性不强，不适合作为书眉。页码可以放在书眉，也可以放在页脚处。少数地方综合年鉴拥有徽标，多数没有。 

　　2．书眉的形式 

　　形式之一：双页左上角为地方综合年鉴名称，单页右上角为类目名称，页码分别排在年鉴名称和类目名称之外侧。 

　　形式之二：双页左上角为类目名称，单页右上角为分目名称，页码分别排在双页左下角和单页右下角。 

　　形式之三：双页左上角为徽标和地方综介年鉴名称，单页右上角为分目/类目名称，页码排在上下皆可。 

　　书眉标注从目录开始，直到最后一个页码。 

　　（二）页码 

　　页码是工具书最重要的元素之一。无论是目录、索引，还是参见系统，其构成都离不开页码。页码就像绳子一样，把一个个“珍珠”连成一串，成为一体。没有页码，则线断珠散，就不成为工具书。 

　　1．页码的位置 

　　地方综合年鉴页码的位置有四种：一是排在双页左上方和单页右上方；二是排在双页左下方和单页右下方；三是排在每页下方中间；四是排在每页左右书边中间。不管采取哪种排法，都要做到全书统一、版式对称、美观大方。 

　　2．页码的编排 

　　页码的编排分为统排和单排。统排页码，即从目录开始，全书页码连贯编排。单排页码，即把全书分成目录、正文、索引、插页等部分，分别从1开始编排页码。前者把全书作为一个整体，便于读者综合查阅。但如果图片插页较多，在目录、索引的编排上和读者使用上也会遇到麻烦。后者把索引页码与正文分开，似乎也没有必要。比较理想的编排形式是：目录、正文+索引、插页分別编排页码。既保证了正文开篇第1页的位置，又体现了页码编排的完整性和灵活性。 

　　（三）辑封 

　　辑封又称小扉页、辑页、隔页等。在集若干卷于一册的图书中，它起到卷次之间相互隔离的作用。在地方综合年鉴中，它把类目与类目隔离开来，是读者快速查阅的手段之一，因此，也可以作为检索系统的组成部分。但辑封并不是工具书必备的检索手段。 

　　辑封的主要作用有三点：一是醒目。辑封封口颜色与正文有区别，熟知年鉴的读者可以信手翻阅到要查找的部类。二是导读。辑封上可以登载分目或类目提要，为读者了解该类内容起向导作用。三是美观。辑封上还能登载一幅或若干幅与该类内容有关的图片，使读者赏心悦目。 

　　（四）色标 

　　色标又称色块，是成块或成片相同的颜色，常标在书边切口处。对于经常使用年鉴，或对年鉴内容分类比较熟悉的读者来说，色标能帮助其快速翻到所査资料部分，起到辅助检索作用。色标以类目为单位，根据各类目的前后顺序，或从上到下梯度均匀标出，或先从上到下，再从下到上呈“V”字形标出。色标的标出，对校对、印刷要求较高，是否使用，要量力而行。